现行文件阅览中心现状透析及对策研究.doc

现行文件阅览中心现状透析及对策研究 现行文件阅览中心自从建立伊始，便成了档案界的热门话题。自深圳市档案馆于2000年4月开办第一家文档资料服务中心以来，青岛、北京、江苏常熟等地的档案馆则已纷纷建立起了独具特色的现行文件阅览中心，进而发展到全国“总动员”，在全社会产生了巨大的影响。现行文件服务利用工作通过不断探索，逐步走上了一条规范化、制度化的发展轨道。 （一）发展速度分析 据统计，截至2005年6月，全国3121个综合性档案馆，已有2367个陆续开展了已公开现行文件利用工作，占总数的76％，比一年前增加了一倍多。2000年底我国只有深圳市一个文档资料服务中心。截止2005年6月底，全国共有2367家档案馆开展了已公开现行文件利用工作。从成立时间上看，2000年为1家，2001年为8家，2002年为251家，2003年上半年为382家，随后的2004年和2005年均以每年新增800个“中心”的惊人速度发展。这些数字表明，全国各级国家档案馆开展已公开现行文件利用工作的发展速度是非常快的。 （二）推广范围分析 近年来，全国上下积极推动已公开的现行文件利用工作， 图表二：左图为文件利用内容分布 右图为收集文件内容分布 如何应对摆在“中心”面前的新要求、新问题，以及应对的好坏将直接关系今后现行文件利用工作的发展方向。我们提出的解决对策有： （一）法律体系建设方面 单独制定与现行文件开放服务有关的信息公开的法律或者对《档案法》及相关法律条款进行修改，并强调在法律中明确档案馆及其现行文件阅览中心的法律地位，进一步细化有关政府信息公开实施主体和管理主体的相关规定。档案馆现行文件阅览中心的出现在某种程度上弥补了我国当前政府信息公开和现行文件主体缺位的现状，其产生有一定的社会合理性；而反过来，档案馆现行文件阅览中心能否健康有序的发展壮大，不仅取决于其内部运作机制和管理水平的提高，而且更多的是依赖于合法地位的确认。 （二）管理体制建设方面 1、建立现行文件集中机制。针对前面对现行文件开放利用中在运作机制上存在的问题，笔者认为，现行文件集中机制的健全成为关系现行文件开放水平的首要环节。这此方面的建设，建议从如下几方面入手： （1）收集内容。应该加大收集力度，积极组织人力，采取多种渠道，收集尽可能多的文件资料，尽可能扩大文件的数量和范围，给利用者创造一个查找的大空间。一方面，要在将这些文件收集来以后要进行再整理和加工，另一方面，各部门法规汇编、文件选编等多以其系统性和全面性见长，相对多收集一些这类文件更有利于老百姓的查阅。 （2）收集网络。在组织网络上，现行文件阅览中心要积极争取各职能部门的支持，扩大现行文件的收集范围，可以落实专人负责，与各职能部门保持稳定的联系，并进行有效的监督；对一些拖延、拒绝或漏报的单位要主动上门了解原因，利用合法手段进行催讨；可定期举办培训班或座谈会、经验交流会等，以多种形式使收集利用工作更加规范有序。在技术网络上，档案馆及其现行文件阅览中心要完善网络基础建设，逐步通过政府内网或办公专用网进行电子现行文件的收集，并及时公布收集情况，以利用社会公众对政务信息的全面需求。 （3）收集时间。现行文件的突出特点就是时效性和现实性。现行文件阅览中心要能根据社会公众需求热点变化和文件现行效用的变化，及时收集各种有价值的政务信息材料，灵活掌握现行文件的收集时间。对于其中文件数量多且文件与公众密切度较大的单位，如政府、人大、建设局、规划局、人事局、劳动与社会保障局、卫生局等单位要“随时生成，随时收集”；对文件数量较少的单位，可视其具体情况定期一个季度收集一次；对社会关注的“热点”、“难点”、“焦点”问题要开展跟踪收集。 2、规范现行文件报送机制。 （1）加强政府督导，争取政策支持。各机关各部门各单位的高度重视和通力配合，是进一步完善报送机制，将现行文件中心工作纳入政府政务公开体系的有力保证。上级领导部门应该出台配套政策、推出各项保障措施，对现行文件资料送交的范围、时间、质量和职责等做出明确规定，对各级档案馆的接收利用工作提出明确要求。 （2）规范监督检查。一方面对文件报送部门做好指导监督。各级档案行政管理部门要将各部门（单位）送交已公开现行文件资料的情况，纳入档案年度考核和档案行政执法检查的范围，并每年通报一次。另一方面，档案部门也要加强自身的责任监察。全国各级档案部门应将现行文件利用工作纳入工作职责、工作目标、年终考核，形成一把手负责抓、分管领导协调抓、专班人员具体抓的良好工作格局。 （三）服务机制建设方面 1、调查用户需求，了解百姓需要。一方面，现行文件阅览中心要设置群众意见反馈系统，既包括意见反馈箱，又包括网上反馈服务，定期了解用户利用需求、利用效果的变化情况