电子文档的管理要求.ppt

检验项目 单位名称 移交单位 接收单位 载体外观检验 病毒检验 真实性检验 完整性检验 有效性检验 技术方法与相关软件说明登记表、软件、说明资料检验 填表人（签名） 年 月 日 年 月 日 审核人（签名） 年 月 日 年 月 日 单 位（印章） 年 月 日 年 月 日 （一）保管条件 归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还符合下列条件： a)归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。 b)单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。 c)存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。 d)环境温度选定范围：17度至20度；相对湿度选定范围：百分之三十五至百分之四十五。 归档电子文件在形成单位的保管，应参照上述条件。 （二）有效性保证 归档电子文件在形成单位和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行检查登记。 设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。 保留期满后可擦写载体清除后重复使用，不可清除内容的载体应按必威体育官网网址要求进行处置。 对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于百分之十，如发现问题应及时采取恢复措施。 对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。 档案保管部门应定期将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》。 归档电子文件设备情况登记 新设备兼容性检验 磁性载体转存登记 填表人（签名） 年 月 日 审核人（签名） 年 月 日 单 位（盖章） 年 月 日 （三）迁移 随着系统设备更新或系统扩充，应及时对归档电子文件进行迁移操作，并填写《归档电子文件迁移登记表》。 源系统设备情况 硬件系统： 系统软件： 应用软件： 存储载体： 目标系统设备情况 硬件系统： 系统软件： 应用软件： 存储载体： 被迁移归档电子文件情况 记录数： 字节数： 迁移时间： 操作者： 填表人（签名） 年 月 日 审核人（签名） 年 月 日 单 位（盖章） 年 月 日 归档电子文件的封存载体不应外借。未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。 利用时应使用拷贝件。 利用时应遵守必威体育官网网址规定。 利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。 归档电子文件的鉴定销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，且应在办理审批手续后实施。 属于必威体育官网网址范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。不属于必威体育官网网址范围的归档电子文件可进行逻辑删除。 3、归档文本电子文件的著录 包括全宗号、归档年度、保管期限、件号、题名、责任者、文件编号、稿本、文件类型、电子文件名、载体类型、签发时间等项目。 文件类型及代码： 文本文件 T 声音文件 A图像文件 I 多媒体文件 M图形文件 G 计算机程序 P影像文件 V 数据文件 D （二）数码照片的管理 1、数码照片的特点 （1）数码照片立拍立显，不用暗房冲洗 （2）与感光成照片相比，不易磨损，色彩不易衰退。 （3）采用数字存储介质，便于机检而且传