3.9、从外部获取Access数据库所需数据.ppt

3.9 从外部获取Access数据库所需数据 1．从外部导入数据 从外部导入数据是指从外部获取数据后形成自己数据库中的数据表对象，并与外部数据源断绝联结。这意味着当导入操作完成以后，即使外部数据源的数据发生了变化，也不会再影响已经导入的数据。 2．从外部链入数据 从外部链入数据是指在自己的数据库中形成一个链接表对象，每次在Access数据库中操作数据时，都是即时从外部数据源取得数据。这意味着链入的数据并未与外部数据源断绝联结，而将随时随着外部数据源数据的变动而变动。 何时该应用何种获取外部数据的方式，需根据具体应用的实际需求而定。 3.9 从外部获取Access数据库所需数据 3.9.1 导入数据 导入数据的操作应在数据库视图中进行，并且在Access导入向导的支持下逐步完成。 在数据库视图中，单击菜单栏上的【文件】|【获取外部数据】|【导入】，在随即弹出的“导入”对话框中，选定导入数据文件的查找位置、选定导入数据文件类型、选定需导入的文件名，然后单击“导入”按钮“ ”，即可进入Access导入向导的第一步操作。 Access导入向导的每一步操作将随着导入数据文件的格式不同而有所不同。以下以导入Excel工作簿格式文件“库存数据记录”的操作为例，说明其操作步骤及其每一步操作的含义。读者可以通过这个导入实例来类推其他格式文件导入的操作方法，其中的要点是理解被导入文件格式的特点，及其与Access表对象格式的对应关系。 在“导入”对话框中选定Excel文件“库存数据记录”，然后单击“导入”按钮“ ”，即进入“导入电子表格向导”的第一个对话框如图3-41所示。 图3-41 “导入电子表格向导1”对话框 由于一个Excel工作簿通常是由多个工作表构成的，而一个工作表又可以由若干个命名区域组成，因此“导入向导”首先询问导入数据所在的工作表或命名区域。在图3-41所示对话框中选择的是名为“库存数据记录”的Excel工作表。单击“下一步”按钮“ ”，即进入“导入向导”的第二个对话框，如图3-42所示。 图3-42 “导入电子表格向导2”对话框 在导入操作的第二步，需要确定导入后的Access数据表的字段名。通常Excel工作表的第一行都是表格的栏目名称，本对话框就是询问是否将Excel工作表的栏目名称作为导入后的Access数据表的字段名。在多数情况下都应该选择“是”，本例中也是如此，即在复选框“第一行包含列标题”处点上“√”。 注意:如果Excel工作表的栏目名称占有不止一行，则不可以导入整个工作表，而只能导入工作表中的命名区域，且该命名区域中只有顶部一行称为字段名。确定导入表的字段名后，单击“下一步”按钮“ ”，即进入“导入向导”的第三个对话框，如图3-43所示。 图3-43 “导入电子表格向导3”对话框 在这个对话框中必须选择：是准备使用已经选定的数据产生一个新的Access表对象，还是准备将导入的数据追加到一个现有的Access数据表中。如果选择导入至现有的数据表对象中，则还需指定数据库中现有数据表的名字。 本例选择将数据导入至一个新表中，即在单选框“一个新表”处点上“·”。单击“下一步”按钮“ ”，即进入“导入向导”的第四个对话框，如图3-44所示。 图3-44 “导入电子表格向导4”对话框 在图3-44所示对话框中必须逐一设定： （1）确定那些字段不需要导入 在对话框的中部逐个地单击它们，每选择一个不需导入的字段，就单击复选框“不导入字段（跳过）”，使其中有一个“√”，此项操作需逐个地进行。 （2）为导入后的Access数据表指定相关字段的索引 在对话框的中部单击需为之建立索引的字段，在该字段被选中的状态下，单击列表框“索引”，在其中选择所需的索引类型，此项操作也需逐个地进行。本例选择导入所有字段，且仅有“货号”字段具备索引“有（无重复）”。 逐一完成上述两项设定以后，单击“下一步”按钮“ ”，即进入“导入向导”的第五个对话框，如图3-45所示。 在图3-45所示对话框中，必须为导入形成的数据表对象指定一个字段作为主关键字段。根据关系数据库的基本概念，任一个Access数据表都应该具有一个主关键字段。主关键字段的含义是，存储于该字段中的数据决不允许有完全相同的值。因此，一定应该检查被导入的数据，保证其即将被指定为主关键字段的那一列数据中确无相同数据，否则就会导致数据导入的失败。如果不能保证每一