采购及外包控制程序.doc

1目的 明确规定原辅材料采购及服务外包的管理责任、方法和要求，明确采购信息，跟进采购物料及外包服务的提供过程，确保采购物料、外包服务的质量满足食品安全及公司管理要求。 2 范围 适用于公司与质量和食品生产相关的原辅材料及包材的采购控制、非加工类成品采购，以及专业服务外包（如设备检定、外协维修等）。 3 职责 3.1 总公司采购部负责各类主要原辅料采购，宝安分公司后勤保障部负责日常用品的采购。 3.2 营运部负责汇总编制原辅料、包材等采购计划，经总经理批准后由总公司采购部进行采购。宝安分公司营运部负责采购物资跟进。 3.3 后勤保障部负责计量设备专业检测机构、设备设施外协维修单位的沟通和委托。 3.4 品控部负责采购原、辅料、包材、添加剂等验收，包括来料产品的合格信息查验。 4 工作程序 4.1 合格供方的评定与选择 4.1.1 公司所有与食品安全有关的对外采购均为总公司采购部确定的合格供方承担，关于该类供方的选择与评定由总公司负责审核确定，宝安分公司相关部门参与供方的选择与评定。同时，宝安分公司营运部从总部获取并保管和产品有关的合格供方名录及其资质证件。 4.1.2 上述第3条规定的各部门根据采购及外包的需要，业务经办人负责组织进行供方调查及初选评价工作，收集必要的供方信息资料，包括（不限于）： 工商注册、纳税信息； 法定资质条件（如工业企业生产许可证）； 技术能力、规模及交付、服务和价格； 与产品安全有关的保证，如供应商质量安全保证函； 人员健康证明等。 4.1.3 部门负责人在审查供方基本信息后决定是否需要对供方进行现场考察，需要考察时应组织由不同部门至少三人一起对供方现场进行考察评估。 4.1.4 业务经办人根据供方基本信息及现场考察评估结果，填写《供方合格评定审批表》，报部门负责人审核后，由总经理批准。 4.1.5 经批准的合格供方由营运部统一建立《合格供方名录》并分发至相关部门。针对体系运行之初，合作超过6个月的供方，可集中建立《合格供方名录》，并按照本程序4.1.2要求收集必要的资质文件。 4.1.6 合格供方在物料供应或提供服务的过程中，采购（及外包）经办部门发现产品质量问题或服务不能满足要求时，应及时督促供方进行改进，必要时应按《纠正预防及纠正预防措施控制程序》的规定向供方提出改进要求。 4.1.7 属于总公司采购部负责的采购范围，经办部门若发现产品质量问题或服务不能满足要求时，及时向总部采购部门反馈，并填写《信息交流登记表》。 4.1.8 分公司各部门应全力配合总公司定期对供方过去一年或合同期的表现进行综合评价，填写《合格供方定期评定考核表》，提出监督评估结论。包括： a) 保持合格供方资格； b) 限期整改，视整改效果决定； c）取消合格供方资格。 4.1.9 营运部及时更新定期评定后的《合格供方名录》。 4.2 物料采购 4.2.1 属于公司总部负责的采购物资，宝安分公司营运部根据库存量编制采购需求计划经总经理批准后，提交需求信息（包括采购物资名称、数量、规格、《原辅料、包材及食品添加剂采购标准》及到货时间等）给总公司并由总公司采购部通知供方发货到宝安分公司。 4.2.2 属于宝安分公司自行采购范围的物料，由经办部门向供方发出订单或采购（供货）合同。采购合同或订单必须明确采购物品名称、规格（型号）、数量、产品标准或其他质量技术要求、供货时间等。 4.2.3 采购物资的同时，经办人应及时收集与产品安全相关的所有信息，包括供方资质、产品合格证明、零星物资采购票据等。 4.2.4 食品原辅材料的验收按《原辅料/包材质量安全控制程序》的规定执行，其它物料的验收由经办部门负责按采购订单或合同的要求进行验收。 4.3 服务外包 4.3.1 本公司涉及的服务外包活动包括：设备设施外协安装、维修；监视和测量设备定期检定。必要时，业务经办部门组织公司其他部门对外包服务单位进行选择和评定，并且经办部门应根据经批准合格的供方服务单位，以其书面合同（及其附件）明确服务质量要求，包括（不限于）服务范围、作业内容和方式、服务过程及效果评价方法等。 4.3.2 对进场服务的外包项目，如设备外协安装、维修等，在服务方人员进场前，经办部门应组织服务方人员进行必要的交底面谈（或培训），声明作业过程中的安全注意事项，以及生产区域的清洁卫生要求。 4.3.3 服务外包经办部门负责人应指定专人负责服务方进场作业的指挥、协调和监督，每一次现场服务作业结束后应对服务效果进行检查评价。 4.3.4 各外包经办部门应每年度至少进行一次对服务供方监督评估，对供方过去一年或合同期的表现进行综合评价，填写《合格供方定期评定考核表》，提出监督评估结论。包括： a) 保持合格供方资格； b) 限期整改，视整改效果决定； c）取消合格供方资格。 4.1.8 要求