采购合同管理流程.doc

XXXXXX有限公司 采购合同管理流程 文件编号：Q/XJ-CGB-WK-HT-1405-002 描述 日期 编 制 审 核 批 准 初版 2014.06.21 文 件 发 放 范 围 副本发放：■ 总经理 ■ 副总经理 ■ 总监 ■ 行政人力部 ■ 财务部 ■ 综合贸易事业部 ■ 外协研发部 ■ 采购资源部 正本保存: 采购资源部 制 订 修 订 记 录 版本/改次 制修订页次 制 修 订 摘 要 制定修改人 日 期 00/00 初版发行 XXX 2014-05-26 归档确认/日期： 归档人/日期： 采购合同管理流程 文件编号 Q/XJ-CGB-WK-HT-1405-002 版 本 00/00 页 码 第 1 页 共 5 页 1目的 规范公司合同管理程序、明确管理职责、界定管理层面、防范合同采购风险、提高管理效能、维护公司利益，依据国家相关法律法规，特制定本制度。 2适用范围 本制度适用于XX公司内部各部门。 3.定义 3.1合同：是指除劳动合同外，公司与平等主体的自然人、法人和其它组织之间,以及集团内各平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议； 3.2合同管理：是指对合同立项、意向接触、资信调查、商务谈判、合同条款拟定、审批会签、签字、备案审核、履行、变更、中止、解除、纠纷处理、立卷归档等全过程的管理。 4职责 4.1采购资源部和综合贸易事业部负责对供应商资料搜集、调查、询价、议价、分析并负责采购合同的签订、履行； 4..2采购资源部负责存档和管理工作； 4.3采购价格和合同由经办人提交相关部门经理审核，报采购总监或总经理审批。 5管理规定 5.1合同资料 5.1.1合同签订条件 a长期合同：单笔采购金额大于￥1000.00元（条件1），月采购频次两次以上且年度内连续两月发生供货业务或年度采购频次达10次以上（条件2），两个条件都满足的必须签订书面采购合同； b批次合同：生产类设备类产品和食品内定制品要求每笔进货必须签订批次合同，因特殊原因无法签订的，必须提供《临时采购说明》，有相关业务部门负责人签字和采购资源部负责人签字确认后生效； c个人/个体工商户等无法签署正式合同，或有正式合同但无法正常执行，又必须紧急采购的情况，必须提供《临时采购说明》，有相关业务部门负责人签字和采购资源部负责人签字确认 后生效。 5.1.2现金现场采购、个别一次性采购、维修维护等以发票为证的非生产性项目（如商场采购日 采购合同管理流程 文件编号 Q/XJ-CGB-WK-HT-1405-002 版 本 00/00 页 码 第 2 页 共 5 页 用品、电器用品、生活用品、零星办公用品；办公室、厂区小型维修等）可不签订书面合同； 5.1.3具体操作过程中界定不清时，由采购资源部、财务部和合同承办部门共同确定。 5.2采购资源部为合同档案归口管理部门，对合同订立、履行、变更、解除进行审计、监察； 5.2.1转交采购资源部的合同，品类人员必须提供相关的资质证件； 5.2.2临时供应商必须经过新增供应商资格审批工作流才能转为常用供应商，考核合格后列入《合格供应商名录》。 5.3 需要以公司名义签订各种具有履约性质的协议、文件的部门为合同承办部门，承办部门应根据合同项目需要指定承办人，借调、借用人员不得被指定为承办人； 5.4合同签订之前应当经财务、采购资源部、法务部门、承办部门以及合同项目所涉及的使用部门及相关业务管理部门审查会签； 5.5 合同管理实行承办部门负责制与审查会签责任制相结合的责任制度 5.5.1合同承办部门对合同订立、履行和执行的全过程全面负责，合同承办人为直接责任人； 5.5.2 审查会签部门根据本部门职责及本办法的规定，对合同项目中应当提出相关意见而未提出的，应当承担相应的责任。 5.6 公司内部的职能部门一律不得以自己的名义对外签订合同或者其它具有履约性质的任何书面文件； 5.7合同承办部门和合同归口管理部门应当建立合同台帐，实行履约跟踪责任制； 5.8 在合同的订立、履行中，对有下列行为之一，且产生较大影响或严重后果的，由采购资源部门按照有关规定进行查处，并会同人事部门追究责任部门负责人和直接责任人的责任。涉嫌犯罪的，移交司法机关处理： 5.8.1 不按本办法