长安大学文件材料立卷归档办法.doc

为了使我校文件材料立卷归档工作科学化、规范化，确保各类档案的齐全、完整，提高案卷质量，根据国家、教育部有关规定及我校《档案管理办法》制定本办法。 一、立卷归档工作的管理 　　1、档案是各部门、各单位工作中形成的原始记录，是各单位历史面貌的真实反映，是对工作进行查考、总结、研究、评估的重要依据。各职能部门和个人，在职务活动中形成的各种载体的档案材料，都必须按照规定交学校综合档案室集中管理，任何单位和个人均不得据为己有或自行处理。 　　2、文件材料的形成、积累和归档，是档案齐全完整的基础，各单位必须对档案工作实行“三纳入”和“四同步”管理。即将立卷归档工作纳入本单位的工作规划、计划；纳入各项管理制度；纳入有关人员的职责范围。在布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作。做到每项重要的工作都有完整、系统、准确的文件材料归档保存。 　　3、进一步健全文件材料形成部门立卷归档制度。本校各处级单位均为立卷部门，各部门必须有一位负责人分管本部门立卷归档工作，并根据具体情况配备一至二名专（兼）职文书立卷人员，负责本部门文件材料的收集、保管、整理、立卷和归档工作。档案室应派专人对各部门立卷归档工作进行指导。 　　4、凡对科研成果、产品规划与试制、基建工程、重要设备等进行鉴定、验收、评审时，有关业务部门必须通知档案部门参加，并会同档案人员对应归档的文件材料加以审查、验收、签署意见，没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不得予以验收和上报成果，财务部门不得进行财务结算。 二、文件材料归档范围和归档时间 　　（一）　归档范围 　　1、凡是能反映本校各部门各类工作活动，并对日后工作具有查考、利用价值的各种文件与电报、薄册、图表、工作计划、总结、会议记录等纸质文字材料；其它各种载体（照片、录音、录像、磁盘、光盘）的记录材料、各类校一级的奖状、奖牌、锦旗；各类有纪念意义的礼品；停止使用的印章等均属归档范围。 　　2、上述应归档的文件材料，按照其产生的部门及所记述的内容、载体性质，可分为十个主类和三个辅类。 十个主类： 　　⑴党群类：主要包括学校党委、工会、团委系统以及民主党派等组织在党群管理工作中形成的各种文件材料； 　　⑵行政类：主要包括校办、人事、监察、审计、总务等行政管理部门在行政管理工作中形成的各种文件材料。 　　⑶教学类：主要包括本校各类教学管理部门、各学院、系、部，在教学管理、教学实践、教学研究等活动中形成的各类文件材料； 　　⑷科学研究类：主要包括本校科研管理部门、各类科学研究机构、各单位科研人员，在科研管理和科研实践活动过程中形成的各种文字、图表、数据、声像等文件材料； 　　⑸基本建设类：主要包括本校基建部门在基建管理活动中形成的文件材料和各类基建项目（包括新建、改建、扩建、维修、加固等）从酝酿、决策到建成使用工作中形成的各种文字、图表、图纸等材料； 　　⑹仪器设备类：主要包括本校设备管理部门、设备使用部门在设备管理工作中形成的文件材料和各种国产或国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在五万元以上）的全套随机技术文件及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料； 　　⑺产品生产与科技开发类：主要包括本校校办企业管理部门、各校办企业和科技开发部门，在企业管理和产品生产、开发、销售等工作中形成的文件、图纸、图表、数据等文件材料； 　　⑻出版类：主要包括本校正式编辑、出版的学报、报纸，各种专业杂志、书籍的样本、原稿及编辑出版工作中形成的管理文件； 　　⑼外事类：主要包括本校外事管理部门、本校各类人员出席国际学术会议、出国考察、讲学、合作研究、进修及学校聘请的外籍港澳专家与教师在教学、科研及其它外事活动中形成的文件材料； 　　⑽财会类：指学校财务部门及各独立核算部门在会计工作中形成的会计凭证、会计帐薄、会计报表等会计核算材料及财务管理材料； 三个辅类： 　　(1) 声像类：指各部门在各项工作中形成的有保存价值的照片、录音带、录像带、磁盘、光盘、幻灯片、影视胶片等磁性载体材料及各类机读材料。 　　(2) 实物类：指学校获得的奖状、奖牌、锦旗； 各类有纪念意义的礼品；学校历年使用的校徽、纪念章、停止使用的印章等。 　 (3) 人物类：指本校校级以上领导干部、 正高级职称专业技术人员在其职务活动中形成的各种专著、论文、科研报告、证书、证章、来往信函等材料； 　　3、以上各类档案材料的具体归档内容详见“长安大学各类档案归档范围和保管期限表”。 　　（二）、归档时间 　　1、党群、行政、外事、出版类，按年度在次年六底以前归档； 　　2、教学类按教学年度在次学年１２月底前归档； 　　3、科研、基建、产品类在