AE基本动作—会议记录120521.ppt

* * Account 基本动作之 “做一个靠谱的会议记录员” 我们为什么要开会？ 会议是人们为了解决某个共同的问题或出于不同的目的聚集在一起进行讨论、交流的活动。 信息共享 增强承诺 信息传播 解决问题和做决策 会议议程 会议提前24小时提供《会议议程》，并与客户确认收到 如果由客户提供会议议程，则需要确认会议议程的内容 明确会议目的和会议议题 简单议题安排在先，容易被展开的议题安排在后 重要的提案如策略提案，应单独安排时间，以免发生干扰 与会人员： 根据议题确认双方开会的人员，尤其了解客户对我方人员的希望 对于客户初次出现的与会人员设法了解其基本背景 如客户主要决策人不能出席： 与客户沟通是否会议延期 如果客户不希望延期，了解授权范围的情况 什么是会议记录 《会议记录》作为双方会议的客观记录和日常工作进度的备忘，它是记载、传达会议情况和议定事项的公文，更重要是下一步工作的指导和责任界定。 明确共识 界定责任 确定后续动作 方便未与会人员了解会议结论 PS：哪一方撰写会议记录，哪一方就掌握了在未来落实目标的行动中的主动权 会议记录的原则 客观性 必须如实客观记录会议当中的决议，但要把握一个原则“客观描述，但主观利用有利于公司的方式” 所有不明确之处一定再确认（我方和客户方两方确认），确认无误后方可记录； 对于无法确认的内容，宁可不记入会议记录，留到下次再讨论确定； 会议记录的原则 概括性 会议纪录必须精其髓，概其要，以极为简洁精炼的文字高度概括会议的内容和结论。 切勿把每个人的观点都展示出来，仅需概括出最终确定的内容的结论， 既要反映与会者的一致意见，又要兼顾会议中尚未解决的分歧。 会议记录的原则 条理性 会议精神和议定事项分类别、分层次予以归纳、概括，使之眉目清晰、条理清楚。 会议记录的原则 一致性 需要与会人员对会议记录内容达成； 对于自己公司承诺的后继动作的期限一定要与内部相关工作的执行人员明确后才能写入记录； 会议记录的原则 及时性 会议后24小时内提供，养成确认对方收到的习惯 会议记录内容 会议议题：注意是否有在《会议议程》之外增加的议题。 会议记录内容 会议内容： 重点记录双方达成共识的结论 按照议题记录相关内容 重要且是原则性的共识放在最开始 细节性共识放在后面 做好结论的归类 会议记录内容 会议内容： 对于未达成共识的部分： 客户意见的简单罗列堆砌没有实际意义，不要简单记录每个人不同的说法； 选择核心与主要的方面记录客户的几种不同意见，并最后归纳和整理出需要讨论或者解决的问题——这是关键。如果列出问题，我们有针对性的回应，就容易推进下一步的工作； 对没有经过讨论但是我们认为有价值的建议可以作为“其他建议”单独列出 会议记录内容 后继动作：这是会议记录最重要的部分！注意界定责任人和完成时间。 会议记录人及记录时间 会议记录内容 会议记录的大体结构如下： 会议议题 达成的共识 原则上的共识 细节上的共识 未达成的共识 下次需要讨论和解决的问题 其他建议 后续需要开展的工作 工作时间规划 其他一些细节 中英文使用： 如果是中文会议记录，就尽量全部使用中文，不要中文夹杂英文单词（除非是专用名称），英文亦然 统一命名方式： 客户名＋会议主题＋会议日期。如“联想ThinkPad2012年年度策略第二次沟通会议会议记录121209” 其他一些细节 用词上： 请注意！会议记录的实质是公文，请杜绝口语化 用词请务必准确明晰，使用确定性的词语，“可能”“大概”“也许”这类不确定的词语请勿出现在会议记录上 层级标注： 文档字体及结构考量，不能看起来太拥挤，内容非常多的时候在结构上要让人看起来清楚有条理，可使用符号标注层级 用来标注信息层次的符号不能多，且第一层讯息应统一符号标识，或者数字，或者代码。如果是代码，第一层讯息应该使用相同代码，不能有的是圆点，有的是箭头，有的是方块 检验好会议记录的唯一标准 未参会的人员，快速阅览完会议记录之后，清楚了解会议达成的结果，以及需要继续探讨的内容，并清楚的知道自己下一步需要做什么。 会议记录撰写人员 会议记录一般由会议中主要参与旁听的人员记录整理 事先确认会议记录撰写人，如事先无确认，一般的规则是由在场职位最低的人来撰写； 如果撰写人中途离席或发生临时性无法记录的情况，需要将职责交接； 与会人员 与会人员：注意保证客户名字正确和规范的表述方式，注意人员的姓名排序规则； 客户名字在前，我方名字在后 一般情况下，以职位进行排序 出席人员务必记录完整，但如果出席人员较多，且无法一一了解其姓名职位，则以主要人员加部门人员的方式表述：如“崔欣、刘彤及联想大客户部其他同