费用支付与报销管理制度.doc

适用部门：各部门 政策与程序 编号 拟稿： 行政部 /财务部 签名： 版本号：1 批准： 总经理 签名： 主题： 费用支付与报销管理制度 生效日期： 目的 1、明确费用列支标准、审批权限和请款流程； 2、加强费用控制意识，落实费用控制目标及责任； 3、为员工借款及报销提供指引； 4、提高公司资金使用效率，严格控制财务开支； 流程 一、管理原则 1、集权管理原则：公司采取收支两条线的集权管理模式管理资金，公司严格禁止任何形式的“坐支”和私设“小金库”的行为。 2、全面预算管理原则：实行全面预算制管理，公司年度经营预算为各部门月度编制资金支付计划的依据，所有预算外开支需上报总经理批准。 3、归口化管理：各部门应按照本规定所述之管辖审批权审批支出，不能越权。 二、费用项目 （一）、交际应酬费 交际应酬费支出必须是因商业目的与公司外部人员所发生的交际费用，应本着合理、节约的原则，严格在预算的额度内开支，经办人必须事先征得其直属上级的同意，并严格执行宴请标准； 报销时，经办人须填写《支付证明单》（附件1），详细注明交际应酬的日期、地点、事由、宴请对象姓名、宴请对象联系方式、公司参加人员、总人数、金额等内容； 除交际应酬费，员工餐费（含因加班产生的统一在外订餐）以外的其他餐费支出不予报销。 员工餐厅物品由公司负责采购，以周为单位结款，结款前填写“支付证明单”，履行签字审批手续后到财务部办理借款报帐事宜。 公司接待客户经审批后由行政部负责订房，按相应标准入驻公司协议酒店，协议酒店签署工作由行政部负责。 公司交际应酬费用执行标准,见下表（此标准随市场变化如需调整时另行通知）： 招待 级别 宴请对象 宴请标准（元/人） 住宿标准 经理及以下 副总 总经理 C级 1、公务机关经办员/科员 2、一般性客户 50元/人 60元/人 80元/人 快捷酒店标准间 B级 1、公务机关科、部室负责人 2、意向性客户 70元/人 80元/人 100元/人 快捷酒店商务间 A级 1、公务机关局级及以上领导 2、贵宾 90元/人 100元/人 120元/人 五星酒店标准间 （二）、通讯费 1）公司固定电话费用的支付由行政部负责。费用知晓至各部门。 2）公司根据业务需求将对部分岗位统一配发电话卡； 3）公司行政部负责电话卡的购置； （三）、差旅费用 1、审批备案 员工出差均需提前填写 “出差申请单”履行签批手续，并于出差返回后1个工作日内至人事行政部销假，并报销相关费用； 出差期间的考勤由人力行政部负责监管，所在部门提供协助。出差行程因故临时更改的，应立即向所在部门及人力资源部进行备注。因未备注更改行程等原因造成额外费用的，不予以报销。 2、差旅费用报销的范围 出差期间发生的交通费、订票费、住宿费、补助等相关费用。 出差期间发生的邮寄费等其它杂项小额费用。 出差期间因游览或个人需要的参观、购物而支出的一切费用，均由个人自理。 3、票务管理 为节约成本、规范管理，出差机票、火车票、酒店的预订工作统一由公司行政部负责，采取集中预订原则。 行政部应逐步建立并丰富公司的票务资源及协议酒店资源，最大程度地降低成本。如因业务不熟练导致增加出行成本的。 出差人应提前计划行程并申请，行政部将根据“出差申请单”记载的时间预订。如遇节假日票源紧张，应提供其他时间的车票以供选择。 为避免票务更改造成的损失，行政部将在出票的最后时限与出差人做最终确认。如因口头更改造成的损失，查实不清的，以申请单记载为依据确定责任人并承担损失赔付。 出票后无特殊原因一般不做更改。 4、交通工具及费用标准 员工在埠际交通有铁路可乘的条件下，应首选乘坐火车。经理级及以下人员出差，原则上不得乘坐飞机。 白天连续乘坐火车在8小时以上（含8小时）或在晚22:00时至次日晨4:00时之间乘坐火车超过5小时的，可按规定标准购卧铺票，其余为坐票。 特殊情况下，超标准使用交通工具的（包括但不限于硬座改硬卧、软卧、火车改飞机等）须有总经理书面核准。出差途中提高乘坐标准的，须在报销时写清“出差超标准原因说明”。 未经批准自行提高乘坐标准的，按原标准报销，超过部分自行承担，同时需由行政部签字确认原标准金额。 本着快速、高效的原则，出差人应选择最佳行走路线，如遇特殊情况需要绕道的，须经部门负责人核准后，出差费用据实报销。如因私绕道途中和停留期间，视为请假，不报任何费用，由此产生的额外交通费用也由个人承担。 出差期间员工应使用经济、便利的公共交通工具，除以下情况，不报销出租车费。