Excel数据管理与分析课件.ppt

一、排序工作表数据 二、筛选工作表数据 三、分类汇总工作表数据 十二、Excel数据管理与分析 内容提要 一、排序工作表数据 二、筛选工作表数据 三、分类汇总工作表数据  排序是对工作表中的数据进行重新组织安排的一种方式。Excel可以对整个工作表或选定的某个单元格区域进行排序。 在Excel中，可以对一列或多列中的数据按文本、数字以及日期和时间进行排序，还可以按自定义序列（如大、中和小）或格式（包括单元格颜色、字体颜色或图标集）进行排序。大多数排序操作都是针对列进行的，但是，也可以针对行进行。 1. 排序规则 升序排序 数字：按从最小的负数到最大的正数进行排序。 日期：按从最早的日期到最晚的日期进行排序。 文本：按照特殊字符、数字（0…9）、小写英文字母（a…z）、大写英文字母（A…Z）、汉字（以拼音排序）排序。 逻辑值：FALSE排在TRUE之前。 错误值：所有错误值（如#NUM!和#REF!）的优先级相同。 空白单元格：总是放在最后。 降序排序：与升序排序的顺序相反。 简单排序是指对数据表中的单列数据按照Excel默认的升序或降序的方式排列。 2. 简单排序 要进行简单排序，可利用排序按钮进行。首先打开要排序的工作表，然后单击要进行排序的列或确保活动单元格在该列中，再单击“数据”选项卡上“排序和筛选”组中“升序”按钮 或 “降序”按钮 ，所选列即按所设方式进行排序。 对文本进行简单排序 对数字进行简单排序 3. 多关键字排序 多关键字排序，也就是对工作表中的数据按两个或两个以上的关键字进行排序，此时就需要在“排序”对话框中进行，为了获得最佳结果，要排序的单元格区域应包含列标题。 对多个关键字进行排序时，在主要关键字完全相同的情况下，会根据指定的次要关键字进行排序；在次要关键字完全相同的情况下，会根据指定的下一个次要关键字进行排序，依次类推。不管有多少排序关键字，排序之后的数据总是按主要关键字排序的。 在“排序”对话框进行多关键字排序 若要对工作表中的数据按行进行排序，可选择单元格区域中的一行数据，或者确保活动单元格在表行中，然后打开“排序”对话框，单击“选项”按钮，打开“排序选项”对话框，选中“按行排序”单选钮，然后单击“确定”按钮返回“排序”对话框，再按上述有关步骤进行设置，最后单击“确定”按钮。 此处设置字母在排序时是否区分大小写 此处设置汉字在排序时是按字母还是笔画顺序 在对工作表数据进行处理时，有时需要从工作表中找出满足一定条件的数据，这时可以用Excel的数据筛选功能显示符合条件的数据，而将不符合条件的数据隐藏起来，且隐藏的数据不会被打印出来。要进行筛选操作，数据表中必须有列标签。 Excel提供了自动筛选、自定义筛选和高级筛选三种方式。自动筛选可以快速地显示出工作表中满足条件的记录行，自定义筛选可以按照用户的要求设置筛选条件，高级筛选则能完成比较复杂的多条件查询。 1. 自动筛选 自动筛选一般用于简单的条件筛选，筛选时将不满足条件的数据暂时隐藏起来，只显示符合条件的数据。 使用自动筛选可以创建3种筛选类型：按列表值、按格式或按条件。不过，这三种筛选类型是互斥的，用户只能选择其中的一种。 单击要进行筛选操作工作表中的任意单元格，然后单击“数据”选项卡上“排序和筛选”组中的“筛选”按钮 ，此时工作表标题行中的每个单元格右侧会显示一个三角形的筛选按钮，接下来就可以进行筛选操作了。 将“销售员”中姓名为“王芳”和“高敏”的记录筛选出来 若在“筛选”箭头下拉列表选择“文本筛选”或“数字筛选”或“日期筛选”项，然后在其子选项中选择相应选项项，可以自定义筛选条件进行筛选操作。 2. 自定义筛选 通配符“？”和“*”也可以用作文本筛选的比较条件，其中“？”表示任意单个字符，“*”表示任意多个字符。 “销售额”大于100000，小于1000000的记录被筛选出来 在高级筛选中，筛选条件又可分为多条件筛选和多选一条件筛选。 高级筛选用于根据多个条件来查询数据。要通过多个条件来筛选单元格区域，应首先在选定工作表中的指定区域创建筛选条件，然后单击“数据”选项卡上“排序和筛选”组中的“高级”按钮 ，打开“高级筛选”对话框，接下来分别选择要筛选的单元格区域、筛选条件区域和保存筛选结果的目标区域。 3. 高级筛选 要同时筛选出满足多个条件的记录，筛选条件必须输入在同一行中。 条件区域必须具有列标签，并且确保在条件值与筛选区域之间至少留了一