J电气公司销售与收款内部控制问题研究.doc

J电气公司销售与收款内部控制问题研究 　　[摘 要]J电气公司是一家从事电气设备生产安装中小民营企业。文章将J电气公司销售与收款内部控制作为研究对象。通过在企业的实地调查、访谈等方法，结合内部控制理论的研究，查找出贯穿于销售与收款环节中的不足之处，包括：内部控制环境不完善，风险评估不规范，控制活动不全面，信息沟通不通畅，监督机制缺失。然后运用理论联系实际的方法，针对销售与收款的要素提出改进销售与收款内部控制的意见 [关键词]内部控制；销售与收款；风险控制 [DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2016.35.055 1 J电气公司概述 J电气公司是J电器设备厂经增资扩股、产品结构调整更新重组而成的一家民营企业，公司产业主要涉及发电设备行业。公司主营业务收入主要来源于电气产品、电气工程设计、施工、维护。目前已通过ISO9001国际质量体系认证，被评为省民营科技企业。目前企业有员工320人，注册资本10000多万。非专利技术出资为7888万元，货币出资为3000万元 2 J电气公司销售与收款内部控制现状分析 2.1 销售与收款内部环境不完善 2.1.1 组织架构不健全 J电气公司的组织结构较为简单。不设董事会和监事会，也没有单独设立客户信用管理部门、人力资源部门和内部审计部门。总经理是企业第一大股东，在总经理的领导下，设立八个部门分别负责公司各项事务，分别是管理中心、行政部、营销中心、生产中心、技术中心、研发中心、采购中心、质量中心。由此看出，在企业组织结构上存在一些不合理，首先没有考虑重要性原则，没有将重要部门单独列出。如财务部、人事部这些有关现金、人事任免的部门应该独立成立责任中心，单独对总经理负责。其次，公司在设置组织部门时没有考虑到相关性，将技术和研发人为地分割管理，不利于专业技术人员的交流和工作流程的连贯性 2.1.2 企业文化建设滞后 J电气公司在员工入职时，由总经理工作部以5～10分钟的PPT讲解对职员进行公司文化、员工行为规范、安全生产方面的教育培训，形式单一，时间较短，宣传流于表面，并没有深入渗透进平时的工作流程中。另外由于缺少专门的人力资源部门，不便于对员工组织专业技能教育培训。企业文化教育和专业技能教育的滞后使员工很难在公司中找到归属感，建立责任感。这影响了公司发展的稳定性，制约了公司的发展 2.2 销售与收款风险评估不规范 在销售与收款的环节中，企业应该在事前、事中、事后三个环节加强风险识别和风险应对。J电气公司在事前虽然有客户信用管理，但是流程和制度不规范，增加了信用风险；在事中订立合同时，由于采用成本加成的定价方法，缺乏对市场上同类产品价格变化的考虑，增加了预算风险；在事后的应收账款催收环节中，没有明确的催收方法和催收结果应对机制，增加了现金流风险。J电气公司应该充分考虑经营过程中的各种风险，并在此基础上使各部门间加强沟通协调，完善销售与收款环节上的风险识别和应对机制 2.3 销售与收款控制活动不全面 2.3.1 产品定价方式不合理 商务部对销售的价格一般采用成本加成法，以产品变动成本为基础，在成本加成率范围内商务部有自主定价权。在投标过程中，J电气公司制定了较高的成本加成率，产品定价过高。为了弥补这一劣势，公司采用创新的技术设计和宽松的付款方式吸引客户。虽然保持了较高的销售毛利，但是过高的定价和宽松的付款方式给应收账款的收回带来了不利的影响 2.3.2 账款催收机制不健全 根据行业特点，J电气公司从事的生产和安装调试工作虽然项目期较长，价款分时段按比例收取，但是项目工程期一般不应超过一个会计期间。但是J电气公司应收账款数额居高不下，主要表现在以下方面 催收主体方面：应收账款的催收工作仅由销售人员负责，且不与销售绩效挂钩，不受财务部监督，一定程度上削弱了催收效果 催收方法方面：没有针对客户的特点采用适合的方法，而是千篇一律的通过传统的电话、邮件、传真的方法，不仅没有效果还浪费了公司的人力和财力 2.4 销售与收款信息沟通不通畅 J电气公司虽然已采用较为先进的企业信息管理系统对公司的各个部门进行管理，但是公司的ERP系统还没有在部门间共享，员工仅仅将ERP系统作为本部门内部工作的工具，这给部门间的沟通带来不便。此外，在使用系统时，部分员工没有及时更新录入数据，降低了部门内ERP系统沟通的准确性有效性，这需要公司针对现行的主要业务流程重新梳理，规范各模块的信息 正是由于ERP系统的不健全，限制了员工的沟通途径和方式，员工和部门之间在沟通时往往还是按照传统书面或者口头沟通方式操作，导致传递效率较低，还经常发生文件丢失的现象。这不仅降低了信息沟通的及时性和准确性，还增加了员工不必要的工作