移动互联环境下的高校OA系统建设研究.doc

移动互联环境下的高校OA系统建设研究 　　摘 要：高校OA系统是信息技术在高教管理领域的深度应用，推广OA系统应用对高校管理具有重要意义。文章回顾了OA系统的发展历程，指出传统高校OA系统的局限性，并结合实践，提出在移动互联环境下，OA系统建设应关注的重点内容 关键词：OA系统；管理信息化；高校 中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1673-8454（2016）15-0049-04 在21世纪的第一个十年，国内高校围绕着数字校园的酝酿、规划、建设和应用展开信息化工作，几乎所有的高校都经历了一至两轮的数字校园建设。[1]大部分高校都建成了OA系统（Office Automation，办公自动化系统），围绕业务流程贯通和办公资源共享展开应用 近年来，随着移动智能终端的逐渐普及、移动网络技术的逐步发展、移动应用场景的日益丰富，泛在的移动互联环境初步形成。在这个大环境下，高校信息化工作更关注如何方便、快捷地实现内部各部门以及人员之间的协同、内外部各种资源的有效整合，如何以信息化为师生员工提供更高效优质的管理和服务。工作流程向移动终端延伸成为了高校OA系统拓展升级的需求之一，移动办公成为高校OA系统建设的新热点 高校对OA系统的新需求主要体现在： 简单：高层管理者公务繁忙，不可能长时间在办公室里计算机旁响应事务请求，希望有一种简单快捷的方式登录办公系统处理公务； 及时：教职员工出差期间，希望可以获取办公信息资源； 快捷：发起申请的用户，希望减少流程周转的等待时间，得到更迅速及时的响应； 方便：部分场所不宜或不便网络布线，无法对每个终端提供网络接入端口，希望采用基于无线网络的移动办公，免去网络布线的工作量； 灵活：教职员工希望在快节奏的社会活动中灵活利用碎片时间； 集成：用户希望得到整合无缝的一站式服务，避免职能部门各有各的业务系统、应用“烟囱”林立的局面 一、OA系统发展历程 OA系统是管理理念和信息技术的综合体，是办公自动化的高级形态，包括工作流管理、知识管理、公文管理、办公事务管理等。从发展历程来看，OA系统经历了一个从以数据为核心到以信息交流为核心，进而提升为以系统运用知识为核心的发展过程。[2]根据其技术特点，可以大致划分为三个阶段，包括实现纸张信息数字化的萌芽阶段、实现手工业务自动化的起步阶段和实现全网资源协同化的深化阶段 实现纸张信息数字化的萌芽阶段，以PC为中心，以 Office、WPS等办公软件为工具，辅助个人处理办公事务。这一阶段实现了基本的个人办公数据管理，办公效率有所提高，但基于单机，并未“协同”，缺乏办公过程中的沟通协作支持。这一阶段的特征是“无纸化办公”，是OA系统的基础 实现手工业务自动化的起步阶段，在前一阶段的基础上，开始建设OA系统，也称协同办公系统，强调“协同”的概念。以网络为基础，以工作流为中心，提供文档管理、电子邮件、目录服务、群组协同等沟通协作支持。通过网络，之前基于单机的手工业务转变为流转可控的工作流，信息的共享、信息的综合处理得以实现，办公效率大大提高。这一阶段的特征是“协同办公”，信息流通过系统流转、用户通过联网的PC即可处理各种公务，远程进行响应 实现全网资源协同化的深化阶段，在前一阶段的基础上升级OA系统。以互联网和移动互联网为基础，提供移动审批、业务协同、资源共享、知识管理、效率分析、流程定制等随时随地、统一集成的沟通协作支持。协同工作程度更为深化。这一阶段的特征是“移动协同办公”，处理待办公务的终端由计算机转变为便携性更强的智能终端，事务响应更为及时，信息流流转更具时效 纵观以上三个发展阶段，可以发现OA系统的时空概念越来越淡化。第一个阶段，以单机应用为主，简单的人-机交互、计算机技术作为辅助个人办公的手段。第二个阶段，以互联网应用为主，计算机与计算机之间连接了起来，不同地域的用户通过联网的PC机协同工作，信息流通过互联网更为有效快速地流转。第三个阶段，互联网应用与移动互联网应用相辅相成，在前一阶段基础上，通过移动互联网，人与人之间连接了起来，可以近似地视为待办公务直接推送到人，办公时间、办公地点等被淡化，OA系统即时的业务和通讯成为可能，实现了更为有效的协同。（见图1） 二、传统高校OA系统的局限性 从OA系统的发展历程来看，OA系统与信息技术环境息息相关。在互联网时期，OA系统尽管已发展到了网络协作阶段，但OA实现的工作合作也仅是局部的、浅层次的，只是将一部分手工进行的事务搬到计算机网络上， 除了将一些文档、信息进行了电子化，并在工作流管理上有所增强外，并未体现出更多价值。主要体现在： （1）传统OA系统依行政部门方便管理而建，模仿传统的行政管理模式，以满足各自部门