项目档案归档文件整理规则.doc

沈阳市项目档案归档文件整理规则 一、立卷原则 项目文件的组卷应遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学、组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。 二、立卷方法 （一）项目前期文件单独组卷 项目前期文件指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。 （二）施工资料单独组卷 指项目竣工时施工单位形成的开（竣）工文件、合同、计量、变更设计、竣工图纸、各种试验报告、原始记录、自检记录、竣工验收等文件。 1、竣工图纸编制要求 ①施工单位根据项目施工图设计文件、变更设计资料和实际施工情况做出完整的竣工图。 ②施工图没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章，作为竣工图。 ③利用施工图更改，应在更改处注明更改依据文件的名称、日期、编号和条款号。一张变更通知单涉及多图的，如果图纸不在同一卷册的，应将复印件附在有关卷册中，或在备考表中说明。 ④规范成册的竣工图可整体对折；不规范成册的图幅应统一折叠，折成A4图幅。 ⑤所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，不得代签和盖章。 ⑥竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近的空白处（竣工图章见附件）。 2、施工质量控制文件包括工程质量文件、试验检测报告、施工原始记录和缺陷责任期资料，尽量分别组卷。 （三）监理资料单独组卷 指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。 （四）声像档案单独组卷 声像档案包括：开工前的原址原貌；基础工程；主体工程；开工仪式及施工中的重要活动、重大事件的照片、录像；工程质量中间检查验收情况的照片、录像；正式竣工验收情况的照片、录像；工程整体面貌的照片、录像。并附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行记录。 三、卷内文件材料排列 （一）项目前期文件（由项目办或工程科收集组卷） 立项批复 工程可行性研究报告及批复 初步设计及批复 施工图设计及批复 公路建设计划 土地预审申请、预审意见、工程占地图、勘测定界 图、征地数量一览表 占林地意见 建设用地许可证 水土保持批准文件 环境评价批复 招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书 该工程有关文件（涉及资金、工程变更（换填处理等施工要点）、奖罚通报等） （二）施工文件（由施工单位收集组卷） 1、综合文件排列顺序 （1）总体开工报告第一页原件 （2）竣工报告、竣工说明书 （3）承包合同 （4）计量支付（02-1表）附原件 （5）施工总结 （6）竣工、财务决算表 （7）竣工表格 （8）质量检测评价报告（市质监站） （9）交（竣）工验收鉴定书（省局、市处、区、县（市）处） 2、竣工图纸（要求放置平面图、纵断图、标准横断面图、路面结构图、拆迁表、占地表、桥涵图纸） 3、变更设计（附变更图纸） 4、开工报告（总体开工报告、分项开工报告、试验段开工报告、试验段总结报告。其中路面工程按结构层组卷；桥梁工程按部位组卷） 5、各种试验报告及材质出厂证明（按材料类别组卷，要求存原件，如果有复印件，在备考表中注明原因及原件所在处） 6、计量支付统计报表（02-1表可以是复印件）、中间计量凭证 7、原始记录、自检记录（要求各种签字、签署意见完毕后刻录光盘上报，同时上报电子版卷内目录，路面工程按结构层、桩号排列组卷；桥梁工程按部位组卷，装订顺序以单公里为单位） 8、施工日志 9、交通工程及交通安全设施资料 10、声像资料（施工前工程原貌、施工期工程状况、工程结束后工程状况的录像及照片的光盘） （三）监理文件（由监理单位收集组卷） 1.监理合同、大纲、细则、工作总结 2. 上级部门或项目法人下达的涉及变更及重大技术问题的文件或会议记录 3. 工程进度、计量支付 4. 质量控制等监理指令 5. 监理独立抽检资料 6. 各种原材料试验检测抽检资料 7.监理日志 8.声像资料 四、案卷编目及备考表 卷内文件有书写内容的页面均应编写页号，页号编写位置：单面在文件的右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图样的页号编在右下角，或标题栏右上方；各卷之间不连续编写页号。 （一）顺序号，应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件顺序，一个文件一个号； （二）文件编号，应填写文件文号或图样的图号，或设备、项目代号； （三）责任者，应填写文件形成部门（指有法人）或主要责任者； （四）文件题名应填写文件标题全称；无标题或标题不能说明文件内容的，应根据内容自拟标题； （五）日期，应填写文件形成日期； （六）页号，应填写每份文件首页上标注的页号；最后一份文件填写首尾页号。 填写以上六项内容用宋体11号字；卷内目录标题用黑体22号字。 备考表要标明卷内文件的件数、页数、不同载体文件数量，说明组卷