公司招待室、会议室应用指引(试行).doc

公司接待室、会议室使用管理指引 (试行) 管理部门 公司接待室、会议室由公司行政企划部负责统一管理，前台文员负责安排使用。 适用范围 接待室主要用于公司领导接待重要宾客、商务洽谈，其他无关人员不得随意进入。 会议室主要用于公司商务会议、办公会议、部门会议及其他活动等。 会议室主要用于部门内部会议、面谈、招聘面试等。 根据日常需求，会议室B、会议室C可以允许在休息时间开放给员工用餐。 预约制度 公司接待室、会议室的使用实行预约制度，由行政企划部统筹安排使用。因没有预先申请而导致不能正常使用的，由使用需求部门负责。 各部门如有需要，一般须提前一天通知公司行政企划部并填写《会议室使用申请表》（表格可在文具柜领取）。临时情况须至少提前1小时预约，以便行政企划部合理调配使用计划。已在商务接待申请表中申请过会议室使用的情况，无须重复申请。 接待室主要为公司领导使用，由行政企划部据公司领导通知和预定接待计划安排使用。 如部门预约与公司层面临时重要会议或临时重要接待相冲突，以公司层面的接待或会议优先。 会议室C由各部门视情况机动使用和调剂，无须提前申请。 管理职责 行政企划部负责保管接待室、会议室钥匙及开门、关门；负责其维修、清洁工作及物品的准备和摆放。 行政企划部按照各部门递交的接待申请，做好会前准备和会议服务工作。接待活动、会议、或用餐结束后，须安排及时整理、清扫场地，保持环境整洁。 会议室A多媒体设备由行政企划部IT岗位负责管理和使用。为方便工作，行政企划部将针对机柜及设备的操控进行内部培训，以便相关部门人员在日常工作中能自行准确、安全地操作机柜设备。 注意事项 非接待人员和非参加会议人员不得随意进入接待室。 爱护接待室及会议室设施。非行政工作人员不得随意移动室内的家具、物品，不得随意使用接待使用的茶叶、咖啡、饮料等用品，不得随意拿走放在室内的设备及公司宣传册、报刊、杂志、光碟等资料。未经培训及授权，不得随意操作会议室A多媒体设备。 接待活动或会议结束后，使用部门应将桌椅、物品等归位。 员工在会议室B、会议室C用餐时，应注意保持桌面、地面整洁，用餐时请自行铺垫一次性台布或旧报纸，餐后应将桌面收拾干净。 附件：《会议室使用申请表》 会议室使用申请表 申请部门 申请人 会议开始时间 会议结束时间 会议内容 申请会议室：（选择请打“√”） 会议室A 会议室B 申请部门审批： 行政企划部审批：