秘书实务考试复习资料.doc

秘书实务考试复习资料 一、名词解释： 1.秘书：狭义的秘书:直接辅助雇主，直接为领导服务的人员；广义的秘书:泛指中枢部门，即办公厅（室）的工作人员。 2.协调工作：调整和改善部门与部门之间、工作与工作之间关系的工作。 3.督查工作：对决策实施、中心工作、重要布置及领导者交办事项的督促检查工作。 4.决策：领导工作的核心，是对两个以上备选方案的选择过程。 5.决策辅助：指智囊团、职能部门和秘书部门协助领导集团或领导个人做出正确决断并付诸实施的动态过程。 6.接待：对因公务活动而来的内外宾客的接待和招待，是一种有着公共关系职能的活动。 7.介绍信：各类社会组织向有关单位介绍被派遣人情况和任务的专用信件。 8.国家秘密：是关系国家的安全和利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。 9.商业秘密：是指不为公众所、知悉，能为权利人带来经济利益、具 有实用性并经权利人采取必威体育官网网址措施的技术信息和经营信息。 10.会议：有组织、有领导的集会、议事。 11.信访：指公民、法人或者其他组织采用书信、电子邮件、传真、电话、走访等形式，向各级人民政府、县级以上人民政府工作部门反映情况，提出建议、意见或者投诉请求，依法由有关行政机关处理的活动。 12.电子政务：指在现代计算机、网络通信等技术支撑下，政府机构日常办公、信息收集与发布、公共管理等事务在数字化的环境下进行的国家行政管理形式。 13.信息：可以减少或消除（物质的和精神的）事物的不确定性的东西。 二、简答题： 1.秘书工作的内容和作用？ 答：内容:文牍档案类:文字工作、文书工作；参谋咨询类:信息工作、调查研究、辅助决策；协调管理类:协调工作、督查工作、信访工作、公关联络、内部事务管理、办公室自身建设与管理；事务办理类:机要工作、会议工作、接待工作、随从工作、值班工作、印信工作；其他工作: 领导和机关交办的其他工作。 作用:参谋助手作用、沟通协调作用、督促检查作用。 2.秘书机构的地位与职能？ 答：地位: 中枢辅助、综合办事、外联窗口、“不管部” 3.秘书工作的特征？ 答：秘书工作的一般特征:机要性与群众性相统一、综合性与专业性相统一、事务性与思想性相统一、被动性与主动性相统一、经常性与突击性相统一。 秘书工作的本质特征:综合辅助性。 4.秘书工作的基本规律：秘书工作的过程就是秘书工作者不断适应领导者辅助需求的过程。 5.秘书的职业道德：任劳任怨、忠于职守；严谨务实、公道正派；谦虚好学、开拓创新。 6.秘书的心理素质和健康素质？ 答：心理素质:乐观稳定，关系和谐，进取创新；坚韧豁达，人格健全，适应环境。 身体素质:精力充沛，身体健康，堪当重任。 7.秘书的礼仪修养与形象？ 答：尊重（敬人、平等、从俗）、真诚（心口如一、言行一致、换位思考）、宽容、自律、适度 白金法则与三A法则：白金法则:以对方为中心。 三A法则:Accept 接受、Appreciate 欣赏、Admire 赞美。 8.做好参谋工作的原则：定位原则、超前原则、信息原则、协调原则、合法原则、忠诚原则。9.接待工作的原则：诚恳热情；讲究礼仪；细致周到；俭省节约，按章办事；保守秘密；对口接待，分工负责。 10.礼仪的基本原则和具体要求？ 答：基本原则:宽容原则、敬人原则、自律原则、遵守原则、适度原则、真诚原则、从俗原则、平等原则。 具体要求:交往与座次礼仪:A.名片礼仪：三不：不涂改、不私密、不多衔。三个三:a.单位（全称、部门、标识b.称谓（姓名、职务、职称学位）交谈与通信礼仪:A.交谈之道：礼让对方、少说多听、因人而异。五不（忌）：不打断、不补充、不纠正、不质疑、不挖苦。表情、动作、话题三合作。神态自若、低调慢速、让人听懂、用语文明。六不谈:不谈倾向错误的内容，不问隐私（收入、年龄、家事、健康、经历5点，外国人的政治见解及信仰、忙什么、住何处），不谈机密，不非议对方、不诋毁领导、同行、同事，不谈庸俗低级内容。四宜谈：共同拟定、格调高雅、轻松愉快、对方擅长的话题。 B.电子邮件和即时对话也要方便对方，讲究礼仪。公务电子邮件标题、正文内容的撰写以及署名规则参照相关纸质公文规定。邮件标题撰写应符合邮件主题或公务性质，以保证邮件应用的时效性以及归档、检索利用质量。 11.有效沟通的方法？ 答：有效倾听的方法:充分准备，倾情投入，环境良好，克服障碍。有效提问的方法:真诚互动，激发谈兴，讲究提问的态度、时机、内容、语速和问题的的形式。区别不同对象，讲究沟通艺术 A.尊重上级，维护威信，不要自作聪明。B.宽容理解，友好补台，互相支持配合（友邻部门和同事之间）。C.人格平等，关心下属，充分 信任，激励为主，直言利害。 12.办公室环