第七单元 秘书事务管理第八单元商务活动管理.ppt

案例5 背景：一天，宏达公司的秘书小王接到一个电话，是要找市场部的刘经理的，而刘经理不在公司。小王不假思索地回答对方：“对不起，刘经理不在公司，他正在忙着准备28号的新产品发布会。”几天后，宏达公司的竞争对手捷瑞公司在27号召开了同一类型的新产品发布会，抢占了市场。 讨论：秘书小王犯了什么错误？ 案例6 背景：× ×集团拟对本部中层机构进行改革，裁并部分机构并精简一些人员。总经理对这次改革很重视，连续开了几天的会，经过反复酝酿，改革方案初步有了轮廓。会议结束后，总经理让担任会议记录的秘书小刘赶紧把方案打印出来交给他。小刘着手准备录入，刚输了一小段，电话铃响了，原来是维修部的小张打来的，说会议室的投影仪修好了，让她去检查下，她心想没几分钟就回来了，所以电脑也没有关，会议记录稿也没有收起来。 检查完投影仪后，她连忙赶回办公室，发现就这么一会儿功夫，她的办公室就坐了两个人，都是她好朋友，一个是企划部的小苏，一个是后勤部的小唐，他们俩一个在看电脑，一个在翻看会议记录稿。刘秘书快步走回位子，抢回小苏手里的的会议记录说：“别看了，别看了。”小苏说：“看看怕啥，真小气， 案例5 咱们集团改革，压缩机构，精简人员，改革后效率提高了，于大家都有好处嘛！”刘秘书乞求说：“快别说了，你们两记住千万别出去乱说，这还只是一个草案，没有最终确定，还不能公开，现在说说压缩这个精简那个，传出去搞得人心惶惶，弄不好会出事的，现在这还是咱们集团的机密。”小唐说：“得了，你对我们还必威体育官网网址？再说了，秘密的东西你还随便放在桌子上让别人看？”小刘一听傻眼了，不知说什么好了。 请问：刘秘书犯了什么错误？她在有事要离开时应该怎样处理还不能公开的秘书？ 案例6 背景：某公司董事长要召开一次股东大会，内容主要是商议公司刚刚空缺的财务部经理由谁来继任。董事长秘书小王负责帮董事长打印会议资料，无意中，小王在文件中看见董事长有意提升财务部的王亮任经理一职。 中午吃饭时，小王正好在餐厅看见了王亮。小王开玩笑的说：“这不是王经理吗？”王亮听了一头雾水。后来听的小王解释后，高兴的不得了，随即还请小王吃了顿饭。 会议过后，公司发布人事调整的通知，财务部经理已经定下来了，但不是王亮。小王很惊讶，以后看见王亮都不好意思打招呼了。 小王后悔那一句多嘴呀…… 第六节 办公资源管理 学习目标： 掌握恰当进货、入库并控制库存办公设备和办公用品的技能，合理调配和利用办公资源。 掌握办公设备及办公用品采购的程序和步骤，了解办公用品的发放程序 第六节 办公资源管理 一、办公资源的概念 办公资源是指秘书办公所需要的物品（办公设备及办公用品）。 二、办公设备及办公用品的分类 1、纸薄类 A4、B5等类型办公复印纸、普通白纸、复写纸、便条纸、标签、牛皮纸、大、中、小信封、笔记本、专用本册（如现金收据本） 2、笔尺类 铅笔、圆珠笔、钢笔、橡皮、各种尺子、修正液 3、小装订类 大头针、曲别针、剪刀、打孔机、订书机、橡皮筋、胶带 第六节 办公资源管理 4、归档用品 各种文件夹、档案袋等 5、办公设备耗材类 打字机用色带、修正液等；复印机用墨盒等；计算机用磁盘、磁盘盒等。 三、办公设备和办公用品的采购与进货 （一）选择供应商 价格和费用（比较不同供应商的报价） 质量和交货（比较货品的质量，能否准时交货） 服务和位置（比较供应商为客户提供的服务，考虑供应商的所在地点） 安全和可靠性（包装、存放、运输和交货的安全性，供货手续及相关发票、单据是否齐全，商家的信誉度等） 第六节 办公资源管理 （二）选择订购方式 直接去商店购买 电话订购 传真订购 网上订购(“点点鼠标，送货上门”) 不管采用哪种方式订购，秘书人员一定要保留一张购货单，收到货时，要认真核对，以防出错。 （三）办理进货手续 1、先用订货单和通知单核对对方交付货物时出具的交货单及货物 2、发现数量不对，应立即通知采购部门联系供应商 3、接收数量的出入也应通知采购部门，以按真实数量支付货款 第六节 办公资源管理 4、接收的每一类货物的详情，应输入到办公用品库存卡的接收项中； 5、接收后，要及时更新库存余额； 6、将接收的货物按照办公用品存储规定存放好； 7、订立物品发放制度，确定物品发放人。 四、办公用品的保管与发放 （一）库存保管中应采取的措施 储藏间或物品柜要上锁， 保证安全，减少丢失。 各类物品要清楚地贴上标签，表明类别和存放地，以便迅速找到物品。 新物品置于旧物品的下面或后面。 体积大、分量重的放置在最下面，以减少从架子上取物时发生 第六节 办公资源管理 事故的危险。 小的物品、常用的物品，应放在较大物品的前面，以便于见到和领取。 储藏间要有良好的通风，保持房间干燥。 储藏办公用品应有良好的照明，以便容易找到。 （二）办公用品的发放