8会展项目沟通管理(2.0)要点.ppt

二、项目会议管理 2．项目会议期间的管理 ⑴按时开始会议 ⑵指定会议记录 ⑶先说明会议目的和议程 ⑷掌握和控制会议 ⑸结束时要总结会议成果 ⑹不要超过会议计划召开的时间 ⑺评价会议议程 第三节 项目会议沟通的管理 吴永达 会议筹备与管理 会前筹备 会间管理 会后收尾 会议的论证 会议的目的 会议参加者 会议的议程 会议的场所 会议的材料 时间控制 主题控制 秩序控制 总结成果 会议纪要 会议传达 文件存档 吴永达 高效会议管理 1、在必要的情况下召开 2、让必要的人参加 3、制定会议议程 4、让与会者了解自己的责任 5、由专人主持会议、做记录 6、遵守会议议程 7、形成会议结论 8、编写会议纪要 9、分发会议纪要 10、跟踪会议结论执行情况 第四节 项目冲突的协调处理 一般来说,项目过程中常会伴随着相当多的冲突。在此过程中,冲突是具有破坏性还是建设性,主要受项目经理态度和策略的直接影响。正确的策略可以化害为利,冲突将有利于团队建设;错误的引导可能破坏沟通、破坏团结、降低信任,将使冲突进一步激化。 项目经理一般需要把约20%的时间花在参与或处理内部争斗上,大多数成功项目经理都有较高的冲突处理艺术。 项目冲突类型 1.人际关系型冲突、 2.任务型冲突 3.流程型冲突 第四节 项目冲突的协调处理 通融 对抗 妥协 合作 逃避 高 关 系 事 情 高 低 第四节 项目冲突的协调处理 对待冲突的三种沟通方式 尊重别人的权利和需求 愿意寻求让所有人满意的‘双赢’解决办法 即：我赢；你赢 自身利益超越其他人的需求和要求，造成‘赢-输’局面 即：我赢；你输 支持赞成别人的权利以达到让别人高兴的效果，造成‘输-赢’局面 即：你赢；我输 进攻型 被动型 自信型 三步模型 将全部的事实和问题放到桌面上-“我明白” 首先去理解别人的观点-“…同时…” 找出双赢的解决方案- “这样所以… ” 1 2 3 一、项目沟通的信息发布方法 3． 非语言沟通方法 在项目沟通中有一些极有意义的沟通既非以口头形式，又非以书面形式进行，而是以非语言沟通（Nonverbal Communication）的方式进行。非言语沟通中最为人知的是身体语言和语调两个方面。 ⑴身体语言 ⑵语调 指的是信息发送者在传递信息过程中，对某些方面、某些词汇或短语的强调和弱化所传递各种信息。 第五节 项目沟通的方法 一、项目沟通的信息发布方法 4． 电子媒介沟通的方法 当今时代项目沟通越来越多地依赖于各种各样复杂的电子媒介传递信息。除了极为常见的电子邮件之外，我们还使用许多种通过电子媒介和信息网络进行沟通的方法。这些方法中有自己的语言和沟通规则。 第五节 项目沟通的方法 二、项目沟通中信息接收的方法与技巧 1． 人们在聆听时常会出现的问题 ⑴被动的聆听（听而不闻或有所不闻） ⑵注意力分散（形在心不在） ⑶偏见和固执（只听自己愿意听的） ⑷急于得出结论（未听明白就发表高见） 第五节 项目沟通的方法 吴永达 沟通方式比较 方式 特点 适用场景 正式书面 适合保存、内容不走样、有格式要求 根据合同进行的沟通：终止与某供应商的合作 正式口头 速度快，不易保存，需要很多条件 项目启动会 非正式口头 效率高 某个团队成员表现不太好 非正式书面 适合保存，格式没有要求 团队成员的笔记、便条、即时贴 二、项目沟通中信息接收的方法与技巧 如何提高聆听和接收信息的技巧 ⑴使用目光接触 ⑵展现赞许性的点头和恰当的面部表情 ⑶避免表示分心的举动或手势 ⑷使用提问与复述 ⑸避免随便打断对方 ⑹使听者与说者的角色顺利转换 第五节 项目沟通的方法 三、沟通障碍 1．沟通的主要障碍 ⑴沟通时机选择不当 ⑵信息不完备 ⑶噪音干扰 ⑷虚饰 ⑸语言词汇问题 ⑹非言语信号问题 第五节 项目沟通的方法 案例：厦门游艇展的沟通管理 厦门国际游艇帆船展览会(以下简称游艇展)是在厦门市大力推动游艇帆船产业发展的背景下应运而生的, 2008年和2009年于厦门五缘湾连续成功举办了两届游艇展,汇集了国内外众多游艇企业和品牌参展游艇帆船展览会是比较特殊的一类专业展览,不像汽车、机器设备等在陆地常态活动的展览。厦门游艇展的会场设在厦门的五缘湾游艇港区,展览区域并不是封闭在一栋建筑区域内