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档案管理的基本日常管理 一、 档案资料的整理、分类、编号、保管、利用； 一）、整理 档案的整理，档案整理工作，简单的说就是对零散的或者是需要整理的档案进 行分类，排列编目，使之系统化，为了管理需要和日后查找方便，逐步条理化，这就 是档案的整理工作。 档案整理工作的步骤： (1)、区分全宗 对我们来说就是区分是哪个公司或者是哪个部门所归档来的文件等 (2)、全宗内档案的分类 把全部的档案，按照来源、时间、内容等方面的联系，进行分类、排列。 (3)初步立卷 立卷就是组卷的意思 (4)卷内文件的整理编目 把卷内文件排列顺序确定下来 以后，编写页号，填写卷内目录。 (5)类内案卷初步排列 同一类的案卷的排列。 (6)案卷的加工整理 主要做备考表、填写案卷封面等其他项目 (7)案卷调整与编号 确定每一盒档案排列顺序后，逐卷编上案卷号。 (8)编写案卷目录 将每一个案卷的标题、保管期限、卷内文件起止时间和页数等逐项登记，形成为一册。 卷内目录 序号 责任者 文号 题名 日期 页号 保管期备注 限 1 2 1序号 卷内文件排列先后顺序后依次填写的序号， 2 责任者 对档案内容进行或负责任的团体和个人，也就是文件的署名者 3 文号 文件制发机关的发文字号 4 题名 也就是文件的标题，一般照实抄录。 5 日期 就是文件形成时间 6 页号 一卷档案内排列好的文件，逐面依次编写。 7保管期限 根据保管期限表填写，一般短期、长期、永久，长期一般存放 10-15 年 短期为 1-10 年。 8备注 如果前面没有写到的又比较重要的特征，就可以写在备注里面。 二）、档案的分类与编号， 1、档案的分原则；是要以重庆 XX 公司实业（集团）有限公司的全部档案为以象， 结合档案内容及其形成特征，保持档的有机联系，便于科学管理与开发利用。简单地 说档案的分类就是把全部的档案，按照来源、时间、内容等方面的联系，进行分类排 列。、 2、档案的分类与设置 2．1 档案有一级分类与二级分类，这里主要讲一下一级分类 档案的一级分类主要分为：党群工作类、行政工作类、经营管一类、生产技 术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部 职工类等10 个大类。 XX 公司集团档案分类表 序号 分类名称 代号 1 党群工作类 0 2 行政工作类 1 3 经营管理类 2 4 生产技术管理类 3 5 产品类 4 6 科学技术研究类 5 7 基本建设类 6 8 设备仪器类 7 9 会计档案类 8 10 干部职工档案类 9 我们公司的档案基本就上面 10种分类，其实每种分类详细包括那些档案资料就根据 各部门所有全部档案资料进行区分。 2．2 分类过程中要按全宗内档案的实际状况和方便管理的现实需要出发 2．3分类方法及其分类结果应反应全部档案的客观现状，维护档案的历史本来面貌 2．4 分类方法及其分类结果应具有逻辑性，以便于管理和实际操作。 3、档案的编号 3．1、公司档案分类编号主要采用纯编号划分，即档案分类类目代号全部采用阿拉 伯数字，一、二、三级类目采用“十进位制”编号号，即各大类代号分别为 0、1、2、 3、4、5、6、7、8、9 四级类目采用自然顺充号