OA办公自动化系统可行性应用分析报告.doc

关于部内机关架设OA办公自动化系统可行性分析报告 OA即办公自动化系统，为英文Office Automation的简写，是现代利用电脑进行全自动的办公,从而提高工作效率的功能整合系统软件，OA系统常见于企业内部管理和办公中，近些年中逐步被引进政府机关内部加以使用。 OA系统的主要功用 OA的主要功能主要是通过电子信息技术手段而提高工作效率，可以说是办公无纸化、自动化进程的主要推动力。继电脑和打印机等设备在办公中的应用所带来的第一次变革之后，OA的诞生预示着办公中的第二次革命，它是一个将所有办公用品及各种工具全部整合并加以替代的办公平台。OA系统常见的功能包含：文字处理、档案管理、行政办公、即时通讯、资源共享、日程规划、数据留存分析处理等主流功能。以下为OA主流功能一览表： 文字处理 公文拟稿 可以在线套用模板从而快速起草各类公文 公文收发、阅办 电子及纸质来文的登记、扫描、承办、签批、传阅、承办、协办、催办、办结、归档、查询、监控、统计等 档案管理 人事档案管理 供有权限的人员查阅职工的基本信息、薪资等人事档案 档案归档 可以查询、查阅、下载、销毁各类已归档内部资料 个人文件柜 可以在线存档个人资料、未办结文件存档等 会议管理 对会议记录等档案进行管理 行政办公 各类申请 请假、出差等申请的递交和审批 财务管理 请款报告、报销、账务在线计算、在线做账等 资产管理 固定资产等的登记、使用、统计等 车辆管理 可以实现车辆使用在线审批及查询功能 考勤管理 可以实现考勤功能，包括考勤统计、查询等 调查投票 提供简单的在线投票、在线调查 图书管理 企业内部图书室的管理，例如在线借阅、催还等 通讯录 提供公用、个人、内部通讯录的在线快速查询、直接拨号 附属功能 万年历、纪念日提醒、天气预报、万能计算器等 即时通讯 短信题型 OA的重要信息可以同步以手机短信形式发送到手机上 内部邮件 可实现带附件的内部邮件即时、定时单发、群发功能 通知公告 各种通知和公告的在线发布 聊天讨论 用于内部进行集体性或者指定行的在线讨论 3G移动终端 在手机上安装OA系统通过3G网络同步实现OA的各项功能 视频会议 OA系统可以整合视频会议模块进行群组间的视频会议 资源共享 客户资源 供有权限的部门、团队之间共享客户信息从而避免重复的客户维护造成的成本浪费 市场资源 对于品牌形象推广宣传方面的媒体资源、平台资源、物料资源、创意资源等进行共享，从而提高资源利用率 渠道资源 可以在权限内让供求渠道资源进行共享 日程规划 工作记录 包括日程安排、工作日志、周工作计划、月工作计划等 上传下达 领导可以在线单独对某个人或某个部门进行工作部署 监督督办 领导可以随时掌握员工的工作状态或查看员工的工作计划 数据统计分析处理 数据统计 对财务、考勤、各种用品、物料的消耗进行自动统计 智能报表 可以按照要求自动生成财务报表、销售报表等规范报表 数据分析 可以将系统统计的数据进行汇总和计算以图表方式呈现 上表所述为常规OA的主流功能，但大部分功能是针对企业的日常运营而设计的，也可以说整体结构并不是针对组织工作的需求而进行构建的，所以陆续出现了针对行政机关甚至是针对组织工作而专门设计的OA系统，例如在整套系统中加入了文件传阅、工作流程设置、针对不同级别领导而开放不同使用权限等等一些列更贴近机关部门工作需要的特别功能。更有个别的OA功能不仅仅局限于内部局域网，转向了对互联网和手机通讯等方面延伸的功能。综上所述，OA主要具备如下几点作用： 一是提高效率。OA系统大多内置了大部分公文类型的模板，常规性公文直接套用模板稍作修改即可成稿，而在文件的审核、批办、签发、传阅等环节也只需在电脑上简单操作，避免了文件的积压、丢失、耗时等问题的出现。而OA系统的内置工作流可以简单明了的将工作流程以图形化进行呈现，让人可以很直观的发现工作流程中的死角和拐角，语音和文字方面功能的同步应用更是大大提高了工作的时效性和准确性。 二是节约资源。通讯功能的应用可以减少不必要的人力耗费，行政功能的应用可以减少大笔的纸张、耗材费用，缩减了不必要的财政开支，而OA的整体应用可以减少宝贵的时间，另外OA的可扩展性功能可以将一些特殊性质工作都整合进来，例如财务人员的业务整合到OA当中即可实现在线做账、生成表格、转账汇款等功能，从而最大限度的节约各项资源，最大化的提升资源的利用率并将实际工作中的理论成本降到最低。 三是整合信息。OA的数据采集功能、信息整合功能可以将例如考勤数据、业绩数据、薪资数据、人力数据等信息进行汇总计算并分科目统计之后形成直观图图表供上层管理者进行分析研究，用数值来体现员工利用率、成本开支、利润率、市