九段秘书工作方法.pptx

九段秘书详解;;定义;事例（会议组织）;区分;一段秘书 发通知——用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。;;三段秘书 重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知熟缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间;四段秘书 勤准备——发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议门上贴上小条：系会议室明天几点到几点有会议。;五段秘书 细准备——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是会？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考;六段秘书 做记录——发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）;七段秘书 发记录——会后整理好会议记录(录音)给总经理，然后请示总经理会议内容没有问题后，是否发给参加会议的人员，或者其他人员。要求他们按照执行。;八段秘书 定责任——将会议上确定的各项任务，一对一的落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理;九段秘书 做流程——把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以按照这个流程把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系;知道好秘书的工作标准了， 知道好工作方法的标准了吗;事例（公司会议组织“九段秘书”工作手册;五项卓越工作方法; 卓越的力量 超级分享;结果导向 凡事有计划 凡事有总结 凡事有回馈， 凡事有结果;真诚沟通 在真诚中沟通， 在沟通中交流 在交流中共识，在共识中合作 在合作中共赢，和而不同;有效汇报 带着问题的解决方案反馈问题 让上司做选择题?? 而非填空题或问答题;迅速反应 今日事今日毕 先作对， 再做好， 再追求更好 提交能打动自己的工作成果;阳光心态 存在即合乎道理 阳光积极、直接面对、接纳;工作礼仪;用别人喜欢听的句式来说话;句式二：用“我会……”表达服务意愿 行政人员：“对于你的问题，我十分抱歉，我尽可能向部门经理 崔经理询问吧。” 同 事：“你这是在应付我嘛，’尽可能’就是有可能不会啦， 真是的！” 行政人员：“你的问题我已经明白了。我会给部门崔经理打电话 询问，我会尽快给你答复的，好吗？ 同 事：“那就OK啦，谢谢！” ;句式三：用“你能……？”提出要求 行政人员：“你必须参加这次会议，这次会议很重要！” 同 事：“喂喂，你以为你是总经理呢！说话这么冲！” 行政人员：“你能尽全力抽出时间来参加此次会议吗？因 为这次会议很重要！” 同 事：“好的，我会尽全力安排的，谢谢你了！” ;句式四：说“你可以……”来代替说“不” ;句式五：说“我”代替“你”以纠正错误 ;与上司沟通的注意事项（一）;与上司沟通的注意事项（二）