加强科研院所基建档案归档工作的几点思考.pdfVIP

安 徽 建 筑 2011年第6期(总 181期) 加强科研院所基建档案归档工作的几点思考 SeveCalThinkingonEnhancingArchivingofResearchInstitutes’InfrastructureFiles 周意红 ，高利华 (1．中国科学院亚热带农业生态研究所 ，湖南 长沙 410125；2．攀枝花学院图书馆 ，四川 攀枝花 617000) 摘 要：文章从三大方面分析了目前科研院所基建档案归档工作中存在的主要问题，并提出了解决这些问题的策略，以期 “十二五”期间科研院所 ■■———■ 基建档案的管理能逐渐走向标准化、规范化和现代化。 I—一—睡 关键词：科研院所；基建档案；归档 == ■—■一 中图分类号：G271 文献标识码：C 文章编号：1007—7359(2011)06—0203—02 0 引 述 建项目建设过程当中，科研院所的领导多数只把 目光紧紧盯住 工程质量管理，往往忽略了对基建档案的收集归档。基建档案 基建档案是以独立的工程项 目为对象，在工程建设中形 管理人员通常又多为兼职，甚至是没有任何档案知识或基建工 成的一系列相关文件材料的汇集和存档。随着国家对科研事业 程知识的新人，专业水平欠缺 ，导致基建档案无法按时、准确、 的大力支持及 “十二五规划”的开启，许多科研院所正在紧锣密 完整归档。 鼓地开展基础建设工程工作。然而，在科研院所高度重视工程 ③档案管理制度不健全。许多科研院所的基建档案管理 质量的同时，其基建档案工作却相对滞后，并存在许多问题，这 制度中没有制定规范标准的档案管理方法和操作流程 ，未指定 种状况亟待改善。 专门的档案管理人员，各单位和各部门之间对基建资料的日常 收集和归档分工不明确，未明确要求基建档案的收集和归档应 1 科研院所基建档案归档工作存在的主要问 同工程质量管理同步开展，使得在整个基建项目实施过程中， 档案的收集和管理工作往往被人忽视。一些科研院所往往是到 题分析 最后竣工验收时，甚至是竣工验收好长一段时间后才开始着手 建 筑 整理基建档案，这无疑给基建档案归档工作带来巨大困难。 经 1．1基建项目迅速增加。工作人员却相对减少 1．3归档材料不规范 济 在 “十二五规划”的开幕之年，科研院所的各类基本建设 通过交流和走访，笔者发现目前科研院所的基建档案还 与 如雨后春笋般兴起。以中国科学院亚热带农业生态所为例，因 存在一系列不规范的向题，严重影响了归档材料质量。一是工 管 为国家对科研事业的重视和扶持，“十二五”期间基本建设总建 程名称前后不一致，如立项时名称为中青年科技人员住宅，在 理 筑面积预计比“十一五”期间多两倍。而在另一方面，随着事业 施工和监理资料中渐渐变成的第八栋职工住宅；二是归档材料 单位的改制，在人事编制紧张的情况下，该所的基建工作专员