会中服务与会后工作.ppt

会议后的善后落实工作 如何做好检查催办的工作呢？ 会议后的善后落实工作 一要加强催办人员的责任心，健全责任制，责任到人。一人负责一项或几项催办工作，及时了解催办工作，解决出现的问题。 二是健全登记制度，建立催办登记薄，定期记载催办事项的进展情况。 三要建立反映汇报制度，采用口头、书面、专题等各种形式，定期或不定期地向领导反映催办事项落实的情况。 检查催办的具体办法多种多样，常用的有发催办通知单，打电话催办，直接派人检查催办。催办通知单上一般要写明催办的内容、催办日期、受催单位、联系人、联系电话等，并按顺序编号。通知单样式： 谢 谢 聆 听 【导入新课】 经过充分的准备，会议召开了，是不是秘书的工作就大功告成了？ 会议中秘书人员还有哪些工作要做？ 会议后还有哪些收尾工作？ 一、会中的服务工作 1．会场中的工作内容 （1）签到 （2）分发文件 （3）引导就座 （4）维持会场秩序 （5）内外联系，传递信息 （6）处理临时交办事项 （7）收集会议相关信息 （8）做好会议记录 （9）编写会议简报 （10）其他服务工作 检查会场 如：桌椅、电源、照明、音响等设备及安全情况。 发现问题及时解决。 会场的科学管理 （2）签到 参加会议人员在进入会场时一定要签到。会议签到是为了准确地统计到会人数，更好地安排会议工作。 个人资料：姓名、通信地址、邮编、电话、电子邮箱 签到方法主要有以下几种： A．小型会议由会议秘书人员、会议工作人员代为签到。（会务人员代签） B．大中型会议一般采用证卡签到。（证卡签到） C．富有纪念意义的会议可采取簿式签到的方法。（薄式签到） D．座次表签到。（事先制定好的座次表） E．电子计算机签到。（特制的卡） 会场的科学管理 （2）分发文件 一般在签到时发放会议文件。（准确性、必威体育官网网址性以及登记手续） （4）维持会场秩序 禁止无关人员入会，保证会议安全、机密、无干扰。 会场的科学管理 （3）引导就座 [小窍门] 与会者的座位一定要事先安排好，可以以部门为单位集中就坐，也可以划分会区。 大多数会议的人员并不熟悉会场，因此，会议工作人员要引导座位。为减轻会议工作人员的负担，可以采用印刷“座次表”，还可以设座位标志，摆放名签。 （4）维持会场秩序 案例一 会议要必威体育官网网址 某高科技公司对新研制的产品开会鉴定。会议期间，发现竞争对手某公司的职员悄悄进了会场。公司秘书立即向经理汇报了情况，建议停会休息，并及时要求该人员离场。因处理及时，保证了公司利益未受损失。 点评分析： 市场经济下，谁掌握了高技术，谁就可能赢得竞争。而对公司技术的必威体育官网网址也显得十分重要。 一些对手的渗透可谓不择手段。会议的必威体育官网网址工作不可小视。 会场的科学管理 （6）内外联系，传递信息 开会时一般不接寻找与会者的电话，接传紧急电话时要注意安全必威体育官网网址。 （7）处理临时交办事项 会议时出现一些临时变动，应根据领导的指示，妥善解决。 （8）做好会议记录 会议记录的形式可以多样：速记、录音、录像。 会场的科学管理 （9）收集会议资料 一些会议要求收集要讨论的信息，及时反馈给会议的主持者。 （10）编写会议简报 会议简报是会议交流性和指导性文件，要及时编写分发。 （11）其他服务工作 会场的茶水供应，摄影留念安排、做好会议记录、组织参观活动和娱乐活动等。 编写会议简报 1、会议简报的基本内容：全局或局部——据会议情况，选取有价值部分，用消息的形式反映。 2、会议简报的要求：及时、准确的编写——“快、新、实、短” 快—会议的时限性（当天会议、整理、发出） 新—简报的交流性和指导性（新情况、新问题和新经验） 实—反映情况的和问题的真实、准确 短—简短的报道（开门见山、直接叙事） 政协××市六届×次会议? 简?报?? （第24期） 大会秘书处 ?1998年3月18日 __________________________________________________ 今年政府应办几件实事?? ××委员说：建议市长要有相应的任期目标，要像×××那样一年办几件实事，年终总结，有哪些完成，有哪些没完成，为什么。改“三公开一监督”为好??×××、×××委员说：报告在谈到廉政建设时，提出实行“两公开一监督”，我们认为应改为“三公开一监督”，即再增加公开市、县两级主要领导的经济收入，以