会议服务规范20120914.ppt

集团会议服务规范 简介 目录： 会场布置规范 会务保障规范 会后收尾规范 1.会场布置规范 1.1会场内布置： 1.会场布置规范 1.1会场内布置： 1.会场布置规范 1.1会场内布置： 1.会场布置规范 1.2会场外准备： 2.会务保障规范 2.会务保障规范 2.2茶水服务： 会前将放有茶叶的茶杯摆在桌上，在会议召开前，由会务人员用水瓶直接在桌前，将水杯端起往杯中倒水。会务人员倒过水后，要逐杯加以检查。检查时，可触摸一下杯子的外壁，如果是热的，表明已倒过水，如果是凉的，说明漏倒水了，要及时补倒。 续水，第一次续水须在会议开始后10分钟之内，查看参会人员喝水情况，以便决定续水时间及频率，原则上15分钟续水一次（具体需根据会议期间天气情况及参会人员喝水情况决定）。倒续水时瓶口要对准杯口，不要把瓶口提得过高，以免溅出杯外。如不小心把水洒在桌上或茶几上，要及时用小毛巾或纸巾擦去。 在往茶杯倒水、续水时，如果不便或没有把握一并将杯子和杯盖拿在左手上，可把杯盖翻放在桌上或茶几上，只是端起茶杯来倒水。会务人员在倒、续完水后要把杯盖盖上。注意：切不可把杯盖扣放在桌面或茶几上，如发现宾客将杯盖扣放在桌面或茶几上，会务人员要立即斟换，用托盘托上，将杯盖盖好。 倒水、续水都应注意按礼宾顺序和顺时针方向为宾客服务。 2.会务保障规范 2.3室温调整 根据天气情况和会议室参会人数，及时调整空调温度，保持适宜室温。 2.4会务物品使用 为参会人员提供会务物品使用协助，比如VGA线、激光笔、计算器、插线板、纸笔、电子白板等物品，并做好台帐登记工作。 2.5文件传递 在前台接收并登记需传递进入会议室的文件，于会间送入会议室内。 文件签出后，及时通知递交人取回。 在文件传递时，须将文件放入蓝色A4封套内进行传递。 2.6茶歇服务 集团重大会议期间，由会务人员准备茶点和咖啡。茶点主要为饼干点心类和大果盘，提前放在休息区域，注意摆放对称和美观。咖啡用于提神，在长时间的会议中，由会务人员提前用咖啡机将咖啡磨好后盛入纸杯，放在休息区域或送入会议室内。 3.会后收尾规范 * 随着集团连锁事业稳步快速发展，各类会议愈发频繁的应用于日常工作之中，为做好各类会议的会务组织工作，为了提高所有集团会务人员的会议服务质量，现根据集团接待类型及会议种类规范会议服务流程。 1.会场布置规范 1.1会场内布置： 根据参会人员座次按照席位进行摆放 席卡 由会议/接待发起部门提出鲜花需求： 1、固定椭圆桌型配备：平铺式鲜花； 2、贵宾接待室配备：单面竖插鲜花； 3、演讲台配备：瀑布式鲜花； 4、主席台配备：平铺式鲜花。 会议鲜花 一般性会议：根据会议室的桌型将桌椅布置到位。 1、座椅需高度、方向统一，摆放整齐。 会议桌椅 如图 布置要求 项目 矿泉水瓶在座位正前方，玻璃杯倒扣放在矿泉水右边的纸杯垫上，统一水平线，玻璃杯干净透明无污渍。 矿泉水瓶在座位正前方，玻璃杯倒扣放在矿泉水右边的纸杯垫上，统一水平线，玻璃杯干净透明无污渍。 摆放标准 高级矿泉水 （依云） 中等级别矿泉水（怡宝） 矿泉水配置标准 高级接待 会议级别 内部高管会议及普通对外接待 根据会议级别及需求提供矿泉水 矿泉水 玻璃杯 会前布置到位，布置于座位椅右上方统一摆放，杯底垫上纸质杯垫（Logo面向座位）杯柄向右，司徽向上，杯子无缺口，无污迹。 茶杯 如图 布置要求 项目 在会前将果盘摆放在会议桌上： 1、整果果盘：会议桌上两头各一盘 2、例份果盘：配果叉摆于封塑夹左上方，封塑夹右上方摆好小毛巾。 果盘 1、长椭圆桌（10-15人位）：会议主席位面前及对面各放一个； 2、长椭圆桌（超过20人）：每间隔3人放置一个。 3、根据会议或接待需求放置，抽纸应打开，并将打开的第一张抽纸折叠成三角形 烟灰缸 抽纸 如图 布置要求 项目 会务人员需提前半小时将空调、投影、音响等相关设备开启。如遇重大型接待，需提前通知信息人员前来检查相应设备设施。 设备 1、矿泉水、瓷杯、玻璃杯并排放于封塑夹正前方。（具体根据会议需求进行摆放） 多媒体室（405.406） 1、封塑夹放于沙发右扶手上方。2、席卡放于茶几正前方。 3、矿泉水（玻璃杯上方）瓷杯（内侧）和玻璃杯并排放于席卡后方。 4、水果例份配于果叉放于瓷杯上方，毛巾放于矿泉水上方。 贵宾室（403.407.408） 如图 布置要求 项目 一般性会议：由会议组织部门安排专人签到 重要性会议：由会务组织部门安排专人搭置签到台进行统一签到 签到台上铺设绿色桌布，四周环绕绿色桌裙；桌面左侧放置“会议签到”席卡，右侧放置圆型鲜花 签到台 1、根据接待部门的需求将欢迎水牌或展架在指定时间前摆放到位。 （会议接待结束后，立即撤下水牌或展架） 欢迎