6 报表.ppt

第6章 报表的设计与实现 学习目标 了解报表的视图和组成 掌握创建报表的方法 掌握报表的外观设计 掌握报表的打印设置 在前面的章节中，已经系统地介绍了Access数据库中的表、查询和窗体三个对象。简单来说，表用来存储数据，查询用来检索数据，窗体用来查看数据。而这一章将要介绍的报表，作为Access数据库的又一个对象，它主要用来打印数据。报表不仅可以显示表和查询中的数据，还可以对数据进行分组、汇总和排序。本章主要介绍报表的视图、组成，创建报表的不同方法，在报表中如何进行分组、汇总、计算，以及如何进行页面设置和打印报表。 6.1 报表的视图与组成 6.1.1 报表的视图 6.1.2 报表的组成 6.2 创 建 报 表 （1）“报表” （2）“标签” （3）“空报表” （4）“报表向导” （5）“报表设计” 6.2.1 自动创建报表 利用“创建”选项卡下“报表”组中的“报表”按钮可以自动创建报表，用户只需要选定一个要作为数据源的表或查询即可。 【例6-1】利用“报表”工具，在“教务管理”数据库中为数据表“课程表”建立报表。 自动创建报表是按照表格的形式显示数据记录的，称为表格式报表。在报表的布局视图中，用户可以改变控件的颜色、字体、背景等，可以删除控件、添加字段。还可以在“分组对话框”中对记录进行排序、分组统计。 6.2.2 创建标签 标签的实用性很强，如在图书扉页上的图书编号、设备上的设备编号都是标签。将数据源的某些字段数据提取出来，制作成小小的标签，打印出来可以进行粘贴。 【例6-2】利用“标签”工具，在“教务管理”数据库中建立显示教师信息的标签报表。 6.2.3 创建空白报表 通过空白报表创建报表时，需要将所需字段添加到报表中。之后还可以在布局视图中添加控件，修改报表设计。 【例6-3】利用“空报表”工具，在“教务管理”数据库中创建一个报表，要求显示学生的学号、姓名、性别、专业。 6.2.4 使用向导创建报表 报表向导将提出一系列问题，然后根据用户的回答生成报表。报表创建之后，可以按原样使用该报表，也可以修改报表。 【例6-4】利用“报表向导”工具，在“教务管理”数据库中为数据表创建“学生成绩信息”报表。 6.2.5 使用设计视图创建报表 使用设计视图可以按照用户的要求创建报表，有更大的主动性和灵活性。使用设计视图创建报表，首先要选择数据源，然后添加字段和控件。 【例6-5】使用设计视图，在“教务管理”数据库中创建一个主/子报表。 同主/子窗体一样，主/子报表就是在报表中包含另一个报表。主报表和子报表的数据可以来自不相关的数据源，可以是相同的数据源，也可以是相关的数据源。一个主报表最多包含两级子报表。 确保“使用控件向导”被选中。 在“报表设计工具”的“设计”选项卡上，单击“控件”组中的“子窗体/子报表”按钮; 在报表主体节中单击或拖动鼠标，就会添加一个子报表控件，同时弹出“子报表向导”对话框 6.3 设 计 报 表 分组和汇总 添加计算控件 调整控件布局 套用报表格式 利用属性表修饰报表 6.3.1 分组和汇总 对于很多报表来说，可能需要将它们划分为组。组是记录的集合，并且包含与记录一起显示的介绍性内容和汇总信息（如页眉）。组由组页眉、嵌套组（如果有）、明细记录和组页脚构成。通过分组，可以直观地区分各组记录，并显示每个组的介绍性内容和汇总数据。 通常，组页眉用来显示该组的标识数据，组页脚用来显示该组的汇总数据。 【例6-6】修改“学生信息”报表，使之以“专业”分组，并计算每个专业的男生人数和女生人数。 1 2 2.继续添加组，按性别分组计数。； 6.3.2 添加计算控件 在报表中添加计算字段一般分为两种： （1）对每条记录的若干字段值进行求和或求平均值时，一般是添加在主体节内； （2）对某些字段的一组记录或者所有记录进行求和或求平均值时，则将计算控件放在组页眉/组页脚节或者报表页眉/报表页脚节中。 【例6-7】在“学生成绩信息”报表中，统计每个学生的总成绩：平时成绩×0.2＋考试成绩×0.8，并统计每门课程的平均总成绩。 一个文本框，将其内容为：=Avg([总成绩]) 6.3.3 调整控件布局 在报表的设计视图或布局视图中，可以调整控件布局。相比布局视图，设计视图提供了较多的工具，可以为控件添加边框和样式，也可以调整控件的对齐方式、位置和大小，这些工具在“报表设计工具”的“排列”选项卡中。 6.3.4 自动套用格式 6.3.5 使用属性表 对于报表，可以设置默认视图、是否允许布局视图、图片及图片类型、是否缩至一页等属性。对于报表页眉/页脚，可以设置背景色、是否可以扩大/缩小、是否强制分页等属性。还可以设置页面页眉/页脚、组页眉/页脚、控件的属性。