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应用文写作的语言要求
蔡梦月
摘要:应用文是人们日常工作、学习和生活中处理公私事务时所使用的一种实用文体,应用文的语言具有规范、准确、得体等特点。 应用文的写作中,应根据文种的不同而使用恰当的语言表达。
关键词: 应用文 写作 语言
应用文撰写的目的在于运用,所使用的语言是一种规范化的陈述性的实用语言。因此,为了表意明确、无歧义,应用文体要使用规范化的书面语言、严格遵循语法规则行文、如实的表达事物的本来面目。总的说来,应用文语言的使用具有严谨、庄重、恰当、准确、朴实、得体 、简明、生动等要求,在行文过程中,根据具体文种来确定与之相符合的语言风格。
一、应用文语言的特点
(一)规范性
应用文使用人们长期以来形成的、约定俗成的较为规范的书面语言。为了表意准确,一般不使用口语、方言、俗语、俚语等。
应用文的语言规范,主要体现在专用词语的使用方面,这些词语具有特定的含义、明确的表意,使用时不能随意替换,比如:应用文写作开头所使用的“兹因、根据、依照、鉴于“等;正文的过渡用语如“通知如下、公告如下”等;文章结尾的“为盼、为荷、特此证明、现予公布、请速函复”等。这些定型化和规范化的公文语言,一旦调换便很难简洁明了的传达文意。
(二)准确性
应用文写作中要使词语的含义确定、单一,所用词语的概念及其内涵在理解上趋于一致,一个字、一个词、一个句子,含义只能指向同一个意思,同一种理解。,不能出现歧义或多义,否则语义会 “差之毫厘,失之千里”。
为了使应用文的语言确切、无歧义,一方面,要准确把握每一个词的确定含义。比如“定金”和“订金”,在合同文书里,“定金”和“订金”在法律权责上具有完全不同的解释。“定金”是规范的法律概念,在合同双方的买卖交易中,买家履行合同后可抵作价款或者收回,若违约则无权要求返还,若卖方毁约,则需双倍返还定金;而“订金”相当于预付款的性质,若卖方只须原数退还订金“人大”,可以理解为“人民大学”,也可理解为“人民代表大会”,若不加以准确全面的描述,会使读者引起歧义。
(三)得体性
语言得体,是指应用文在语言的语用上要根据行文目的、场合环境、发文者的身份、受文对象等和谐一致。应用文种类繁多,所以语言表达也要“因文而异”,用词、用句在语言的表述上不仅要含义准确,而且全乎文体要求。如行政公文用语显得庄重朴实;礼仪文用语谦恭有礼;演讲文书用语生动活泼等。
二、不同种类应用文写作的语言要求
应用文写作时的语言如何做到确切得体,需注意以下两点:第一要符合文种的需要,第二要符合撰写者的身份, 注意行文关系。
(一)应用文的语言使用要“因文而异”
应用文的语文使用要根据文种的不同而不同,文种即文书的种类,包括行政公文、礼仪文书、书信文书、演讲文书、日常事务文书以及科技、财经、法律法规文书等,根据文种采用不同的语言表达。
例如:行政公文的语言应当严谨、庄重、恰当,必须遵循严格的格式规范和严谨的语言要求,简洁明了,以一代十;另外,行政公文拟写时切忌使用虚拟和夸大的文学语言,用语要客观真实,就事论事;同时,为了体现公文的官方通用性,不要使用方言俗语、网络用语以及一些生僻的古语词等,应使用现在通行的书面语言。
法律规章和管理文书的写作,讲求全面、严谨、确切、利落,;计划性文书必须实在、周密、可行;礼仪文书需要做到“达、雅、礼”的要求,谦恭周到、亲切自然;书信文书要简洁得体,能确切的表情达意、交流感情;科技文书要客观准确、真实严谨,使用专业术语和格式规范,体现其科学性和学术性;演讲文书可以适当应用修辞手法,增强文章的气势,具有激情和鼓动性,使情感饱满真挚。
(二)应用文的措辞要符合撰文者的身份和行文关系
行政公文中,撰文者的身份是代笔人,代表的不是个人,而是所在单位的行政机关,所以行文不能以第一人称行文,不要出现“我认为、我决定”等主观化的用辞。行政公文一旦盖章加印,即具有法律效力,所以,行文措辞要严谨、审核修正要严格。
应用文的行文方向分为上行文、下行文、平行文。上行文是下级机关向上级机关报送的请求、报告等,下行文是上级机关向下级机关发送的公文,如决定、通报等,平行文指同级机关或不相隶属的机关之间的行文,如函。上行文的语言应平和委婉,尊重而不阿谀讨好;下行文的语言,应谦和但又不失度;与平行机关往来函件的语言,则应以诚以礼相待,平等协商;惩戒坏人坏事的通报,要义正辞严;表彰好人好事的决定,应热情褒扬;对上级的情况报告,不必有过多的宣传议论,对下级布置工作的通知要切实可行;报喜祝贺要热烈欢快,庄重场合要严肃认真。同时,根据不同的应用文书和具体的语境,有选择地使用模糊词语、委婉用语,有时会使应用文书的语言更得体。
叶圣陶先生曾指出:“应用文不一定要好文章,但是必须写得一清
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