公文写作的技巧与艺术兼谈提升公文写作能力的几个关键要素(上).ppt

2、“台阶2”:收集有关资料，进行调查研究 发文的目的和主题明确之后，就可以围绕这个主题搜集材料和进行一定的调查研究当然，这也要根据具体的情况，并不是拟写每一份公文都要进行这一步工作。例如，拟写一份简短的通知、公告，一般来说不需要专门做搜集材料和调查研究工作，在明确发文主旨之后，稍加考虑就可以提笔写作了。但对于问题较为复杂，还要进行具体的分析和归纳；如拟订篇幅较长的文件，拟订工作计划、进行工作总结、起草规章、条例、拟写工作指示等，往往都需要搜集有关材料和进行进一步调查研究工作。 怎样为拟写公文搜集材料和进行调查研究呢？一是收集和阅读有关的文字材料；二是到实际当中搜集活材料。例如，要草拟本部门的年度工作计划，首先需要查阅去年的工作计划及工作总结，以及参考有关先进企业的同类工作计划等，还要研究本部门今年所面临的形势，今年的中心任务上级要求等。 总之，收集材料及调查研究，是一个酝酿的过程，是为了掌握全面的、大量的素材了解问题的各个方面，然后经过分析思考产生一个认识的飞跃。 * 3“台阶3”:拟出提纲，安排结构 在收集材料的基础上，草拟出一个写作提纲。拟写提纲 是一个很重要的构思过程，文件的基本观点，可以召集 相关人员进行集体讨论研究和修改，使提纲日益完善。 * 4、“台阶4”：落笔起草、拟写正文 a、 要观点鲜明，用材得当。 b、 要语句简练，交代清楚。 * 5、“台阶5”：反复检查，认真修改 a、关于主题的修改。看主题是否明确，主题论述是否集中，主题挖掘 是否深刻。 b、关于观点的修改。修改公文要考虑到观点是否正确，表达有无问题。 c、关于材料的修改。材料是文件的基础，有了正确的观点，还要通过 适当的材料表现出来。 d、关于结构的修改。修改文件的结构，包括文件总体结构的修正，使 全文更加严谨。 e、关于语言的精练。主要是修改不通顺的语句，不规范的字及标点符号。 有学者归纳“准确、鲜明、生动、简练、平实、庄重”12个字道出公 文语言的特点，也许可以成为好公文的一种标尺。 * 二、公文处理的五个技巧 1、处理联合行文的技巧 a、行政机关联合行文，主办机关排列在前，原则上文头、文号都用主办机关的，落款时几家单位都要落款并盖印（上行文可只盖主办机关的印）。 b、行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列。 c、联合行文一般用主办单位的文头和文号，一般不用几家单位作文头、字号为联发字号的格式。 d、会签，由主办单位首先签署意见，协办单位依次会签，一般不用复印件会签。 * 2、处理部门和内设机构行文的技巧 政府各部门（包括议事协调机构），除以函的形式商洽工作、答复询问外， 一般不得向下级政府正式行文，如确需行文，有两种处理方式： 一是经领导同意，由“两办”发文 ； 二是部门自行行文，可以用《通知》等文种，但必须在正文前冠上“经xxx 政府同意”这句话； 三是有关议事工作机构（各种领导组、工作委员会）要向部门行文，一般 不能以办公室名义印发，如：要印发食品安全方面的文件，应以“食安委” 的文头印发；要印发灾区卫生防疫方面的文件，应以爱国卫生运动委员会的 文头印发，不要以爱卫办的文头印发； 四是部门内设机构不得向本部门机关以外的其他机关行文，要与相应部门 商洽工作，必须以函的形式，要安排内设某机构的专项工作，须以主管部门 文件行文。 * 3、处理数字和数值范围规范表述的技巧 a、百分数与分数应用阿拉伯数字表述： 如20%不应写为汉字表述的“百分之二十”， 3/4不应写为“四分之三”。 b、数值范围表述：数值范围就是百分之几 到百分之几的数值比较，百分比不可能大于1， 只能小于或等于1。如表述“3%--8%”，不能 写成“3—8%”，不能省略3后的百分号；用 分数和整数表述数字范围时，也同理不能 省略第一个数字后的单位，5万-10万人 不能写成5-10万人。 c、表述时间时段，一般不要表述为去年、 今年、明年等，应表述出具体的年份， 如2007年、2008年。 * 4、处理规范用字用词的技巧 在公文写作中，有许多字、词被混用，造成不统一、不规范的问题， 要加强甄别和规范。如截止（到现在告一段落）和截至（事情还在继续 发展）的使用；在表述“其它”、“通讯”时，应为“其他”、“通” 1949年10月以来的时段，不能用“建国以来”，应为“新中国成立以来”； 制定与制订的准确使用，制订突出拟订、草拟、创制，对象多为方案、 计划等，注重的是过程，制定突出确定下来、正式实施，多指路线、方针 政策、法令、规章等，注重的是结果； 做出与作出，前为口语，强调具体的事，后者多为书面语；急待和亟待， 前者指时间上的紧迫性，后者表