公文处理规范与技巧.ppt

公文处理规范与技巧探讨 提 纲 ◆ 公文的基本特征 ◆ 公文之美美在内容 ◆ 公文之美美在版式 ◆ 规范性引用文件 壹 公文的基本特征 公文的基本特征 公文具有特定效力 公文的时效性 内容的法定性 作者和读者的特定性 公文具有规范体式 法定的文种 固定的格式 明确的行文方向及方式 惯用用语及写作层次 公文具有规范体式 明确的行文方向和行文方式 公文的文种就决定了公文的不同行文方向，相应也就决定了不同的行文方式、使用何种公文用语、用何种写作口气等。一般来说，公文分为上行文、下行文、平行文三种，具体选用哪种，要根据行文对象和行文内容来确定。 公文具有规范体式 公文的惯用用语及写作层次 公文的惯用用语包括常用开端用语（如“根据……”）、结束语（如“专此函达”），以及行文中涉及承启（如“综上所述”）、称谓（如“贵局”）、引叙（如“收悉”）、征询（如“妥否”）、期请（如“恳请”）、表态（如“遵照执行”）等表述时的常用语。 公文的写作层次主要是指公文在篇章结构上的一系列技术要求，如标题摘由、篇前撮要、段头显旨、分项标号、分层列段等。 贰 公文之美美在内容 ——常见行政公文写作 公文之美美在内容 如何选用文种 只能单独使用 根据权限选用 根据行文关系选用 考虑发文目的与要求 如何辨析近似文种 常见行政公文写作 公文标题的规范化 请示 批复 函 报告 通知 纪要 如何选用文种 选用文种的原则 1.正式行文应选用法定文种，且只能单独使用，不能加以合并（如 “请示报告”）。 注：非法定文种的应用文（如计划、总结等）在行文时，必须从法定公文文种中寻求一个文种来作为载体，载运着它来行文，这种载体通常被称作文件头。文件头大多由通知、报告、请示、函等来担任。（示例如右） 如何选用文种 选用文种的原则 2.文种的确立和使用，要依据制文单位的权限选用，不可超越职权 （如公告只有党和国家管理机关才有资格使用）。 3.文种的确立和使用，要依据行文关系选用。收文单位是上级，采用 请示、报告、意见等；向下级单位行文，采用通知、批复、意见、决定、决议、通报及纪要等；向平级或无隶属单位行文，主要使用函。 4.文种的确立和使用，要考虑发文的目的与要求。例如，向上级要钱、要物、要人、要政策等，用请示与意见；向上级汇报工作，用报告. 如何选用文种 近似文种辨析 决定与决议 这两个文种近似在“决”上，即均属决策性文件，都是下行文 。 主要不同：决议的内容必须经会议集体讨论并表决通过；决定则不一定，有的是会议集体讨论通过，有的是由某一机关直接做出。 通知与通报 这两个文种近似在“通”上，即均属告知性文件，都是下行文。 主要不同：通知是知照性文种，其内容侧重于提要求、明确界限；通报则是陈述性公文，其内容侧重于说明、介绍情况。 注：表彰类文件最好用“决定”或“通报”，而不用“通知”。 常见行政公文写作 公文标题的规范化 1.标题要力求准确、规范、简练 例1：可改为“××××公司关于环境保护设施竣工验收直委的请示” 例2：可改为“**关于公共化水系统改造项目设计审查的请示” 例1 例2 常见行政公文写作 公文标题的规范化 例3：可改为“**关于×××公司公用系统资产分摊电费结算价格 调整的批复” 例4：可改为“**关于×××厂办公业务综合楼工程设计合同变更的 批复” 例3 例4 常见行政公文写作 公文标题的规范化 例5：可改为“**关于转发开展安全发展微电影征集汇演活动的通知” 例6：可改为“**关于转发《×××××××××公司经营预算管理 规定（2013年4月修订）》的通知” 例5 例6 常见行政公文写作 公文标题的规范化 2.事由项的写作通式 （1）动词短语+事项 示例：关于开展国有土地清查工作的通知 常见行政公文写作 公文标题的规范化 （2）相关单位+动词短语+事项 示例：关于××××厂参加2013年广东省环境保护宣传月活动 的批复 常见行政公文写作 公文标题的规范化 （3）相关单位+事项 示例：关于××××厂××××项目立项的批复 常见行政公文写作 公文标题的规范化 （4）动词短语+相关单位+事项 示例：关于置换××××厂农商行借款的批复 常见行政公文写作 请示 1.定义 适用于向上级请求指示、批准。 2.类型 请求批准的请示；请求帮助的请示；请求解答的请示。 3.请示的特点 （1）行文范围广泛 （2）要求上级予以回复 （3）内容必须是本单位职权范围内无力或确实难以处理的问题与事项 常见行政公文写作 4.请示的写法 （1）标题：制发单位+关于+内容+请示。 （2）文号：用各单位文号。 （3）签发人：向上级请示的文件必须标明签发