办公室管理制度(初稿)课件.doc

办公室管理制度 编 制： 审 核： 审 批： 生效日期： 发 放 号： 受控状态： 1 目的 为规范公司各项行政管理，做到有据可依、有章可循，特制定本制度。 2 适用范围 本规定适用于公司办公场所所及员工。 3 办公环境管理规定 3.1 名词解释 3.1.1办公环境：是指由办公场所和公共场所共同构成的区域。 3.1.2办公场所：是指员工日常工作的环境。如：由标准办公位组成的开放式办公区。 3.1.3公共场所：是指办公区域内的会议室、多功能厅、洽谈室、门厅、台阶、电梯、走廊、过道和卫生间等。 3.2 公共场所 4.2.1禁止在办公区域内吸烟，特别指出卫生间内不允许吸烟。 4.2.2禁止以涂抹、刻画、张贴等任何方式破坏公司办公环境。 4.2.3员工需将废纸、废物入篓，剩水、剩茶倒入指定地点。 4.2.4禁止在办公环境内扎堆、聊天、大声喧哗。 4.2.5严禁随地吐痰，便后需冲水。 4.2.6车辆按指定区域停放在停车场，不得随意停放。 3.3 办公场所 3.3.1员工需维护个人办公区域卫生，办公桌椅、办公设备表面不得附着尘土并且摆放合理整齐，衣柜上方不得摆放物品。 3.3.2办公区内不得堆放大宗资料、纸箱等物品，该类物品应放置库房保存。 3.3.3下班离开办公室前，员工需关闭办公位所用设备的电源并将台面的物品归位，锁好个人物品。 3.3.4禁止在办公区域内用餐。特殊情况下，通报行政部后，员工用餐可在指定的公共区域。 3.3.5前台要时刻保持安静。员工不可以在前台、会议室及在客人面前吃东西。 4 员工着装规定 4.1 员工在周一至周四的工作时间内必须着正装。 4.1.1男士需着西装，佩戴领带。夏季男士可着衬衫、西裤，西佩戴领带。 4.1.2女士需着庄重、大方、得体的职业套装。夏季不得着无领无袖及过透、过露的服装。 4.1.3任何情况下不得赤脚穿鞋。 4.2 若无接待任务，每周五可着便装，但不得穿短裤、超短裙（超过膝上10CM）及无领无袖的过露服装。 4.3 员工上班应注意将头发梳理整齐。男职员发不过耳，并一般不准留胡子；女职员上班提倡化淡妆，金银或其他饰物的佩戴应得当。 4.4 部门经理以上的员工，办公室一定要备有西服，以便有外出活动或重要业务洽谈时穿用。 4.5 员工进出办公环境时必须佩带胸卡。 5 接待管理规定 5.1 重要来访者指上级领导、销售客户单位领导、及行业领导；一般来访者指：货物推销员、与本公司无重大关系的其他人员。 5.2 重要来访者部门有预约的应提前通知前台，必要的在前台等候；一般来访者先由前台登记，然后电话联系接待部门。 5.3 视来访者的人数由部门决定在办公室、会客室、还是会议室接待，在会议室接待的应提前30分钟通知行政部后勤做好会场准备。 5.4 进入生产现场参观的，必须有接待部门派员陪同。谢绝来宾在参观时未经允许就拍摄照片或录像，谢绝来宾在现场查阅相关技术和管理资料。 5.5 对擅自进入公司参观的人员及主要责任者，按公司规定视情节轻重加以处罚。 5.6 员工亲友私事来访，除特殊情况经部门主管核准外，不得在上班时间内会客。 6 会议管理规定 6.1 公司日常会议有：公司股东会、董事会、总经理办公会、公司干部管理工作会、全体职工大会。 6.2 会议主持部门可采用短信、电话或“会议通知单”的形式，一般提前一天传递到相关部门和人员，公司年度制定的会议不再另行通知。 6.3 参加会议的人员应至少提前5分钟到会场。会议期间应关闭手机或保持在振动状态，会场禁止走动和相互闲谈。 6.4 会议应有“签到表”必要时形成“会议记录”或“会议纪要”，会后下发至相关部门。 6.5 部门会议需使用公司会议室时应提前通知行政部，避免各种会议使用冲突。会议需要水果的，由使用部门填写“会议使用申请单”经总经理审批后交行政部后勤主管办理。 7 车辆管理规定 7.1 公司车辆除总经理为专车外，其余小车统一由行政部后勤安全管理员调度，业务员配车按《销售管理规范》执行。 7.2 公司车辆加油使用IC卡，主卡由行政部采购员保管并负责充值，副卡平时由驾驶员保管。 7.3 各专、兼职驾驶员，平常应做好维护保养工作，定期调换机油，保持车况良好、整洁。车辆修理（除补胎外）原则上在公司指定修理厂修理。 7.4 驾驶员应严格遵守交通规则，不得酒后开车，凡违反交通规则的各种处罚，由驾驶员自行承担。 7.5 车辆外借须先征得行政部主任同意。对驾驶员擅自出车或借车给他人使用所造成的事故损失，设备损坏等一切费用自负，并处以1000~5000元的罚金。 7.6 月度产生的交通费用和修理费用，行政部根据车辆运行记录应以严格审查并制作费用报表。 7.7 部门申请用车应提前一天通知行政部，便于车辆调度。凡涉及外叫车