《EXCEL数据处理》-第二部分管理数据.pptx

张杰 第二部分 管理数据 第 4 章 数据的排序与筛选 3 本章目录 1. EXCEL数据库表格及其功能说明 2. 数据的排序 3. 数据排序操作的应用技巧 4. 数据的筛选 小结 4 1 数据库表格及其功能 数据库就是与特定主题和目标相联系的信息集合。 在Excel中，可以用非常简便的方法，快速创建与其它数据库管理系统建立的类似关系性数据库表格，并可对这种数据库表格进行数据排序、筛选、数据透视、汇总分析等数据处理和数据分析操作。 5 1.1 Excel数据库表格样式及其特点 Excel中的数据库实际上就是工作表中的一个二维表。 6 1.2 Excel数据库表格遵循的准则 建立和使用Excel数据库表格时，必须遵循的基本准则： （1） 一个数据库最好单独占据一个工作表，避免将多个数据库放到一个工作表上。 （2）数据记录紧接在字段名下面，不要使用空白行将字段名和第一条记录数据分开。 （3）避免在数据库中间放置空白行或空白列，任意两行的内容不能完全相同。 （4）避免将关键数据放到数据库左右两侧，防止数据筛选时这些数据被隐藏。 （5）字段名的字体、对齐方式、格式、边框等样式，应当与其他数据的格式相区别。 （6）条件区域不要放在数据库的数据区域下方。因为用记录单添加数据时，Excel会在原数据库的下边添加数据记录，如果数据库的下边非空，就不能利用记录单添加数据。 7 1.3 Excel的数据库功能及其局限性 应用Excel数据库表格，可以进行简单的数据组织和管理工作，比如排序、筛选、分类、汇总、查询、数据透视等操作。在数据量不大，数据种类不多时，用Excel进行数据的组织和管理功能会给数据处理工作带来许多方便，它能简化工作步骤，提高工作效率。 另外，Excel具有相当强大的数据计算功能，提供了许多有用的函数和数据分析工具，如财务函数、统计函数、图表分析等，这些功能恰好是某些专业数据库较弱的地方。 然而，Excel并不能取代真正意义上的数据库系统，也不能用于建立较为复杂的管理信息系统。在数据量很大，数据的种类较多，数据的关系比较复杂时，用户用它来建立数据库管理信息系统时，很难处理好数据之间的各种关系。 8 2. 数据的排序 2.1 排序的规则 排序有升序或降序两种方式。升序就是从小到大的顺序排列，降序反之。 排序时，必须首先确定排序的依据。以升序排序为例， Excel 使用如下排序规则： （1）数字按从最小的负数到最大的正数排序； （2）字母按照英文字母A～Z和a～z的先后顺序排序。 （3）在对文本进行排序时，Excel 从左到右一个字符一个字符地进行排序比较。 （4）特殊符号以及包含数字的文本，升序按如下排列： 0~9（空格） ! # $ % ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + = A~Z a~z （5）在逻辑值中，FALSE （相当于0）排在 TRUE （相当于1）之前； （6）所有错误值的优先级等效； （7）空格总是排在最后； （8）汉字的排序可以按笔画，也可按汉语拼音的字典顺序。 9 2.2 简单排序：对单一条件排序 按单一条件（单个关键字）排序就是根据数据表中某一列的内容进行排序，包括“升序”和“降序”两种方式。 其功能实现的最好方法就是采用工具按钮法，操作时，只要将光标置于待排序的列中；然后单击常用工具栏上“升序”按钮或“降序”按钮即可。 【数据】--【排序和筛选】--【排序】--【主要关键字】--【排序依据】--【数值】等 说明：按某一列数据作为关键字排序时，只需单击该列中任一单元格，而不用全选该列数据。这样排序之后，主要关键字所在的列数据是按照顺序排列的，每条记录的内容全部都按照关键字的顺序而调整；而当操作者全选该列数据时，本列顺序虽然可以按照要求进行了排列，但其余各列的内容会保持不动，这将造成“张冠李戴”的问题出现。 【数据】--【排序和筛选】--【排序】--【主要关键字】--【排序依据】--【数值】（员工工资表1） 10 11 2.3 复杂排序：多个条件进行排序（员工工资表2） 【数据】--【排序和筛选】--【排序】--【主要关键字】--【排序依据】--【数值】--【次序】 【添加条件】--【次要关键字】 12 2.4 自定义次序排序（员工工资表3） 在管理实践中，有时数据处理需要进行的排序工作可能要求非常特殊，既不是按照数值的大小排序，也不是按照汉字的字母顺序或笔画顺序排序，而是按一种特殊次序进行排列。 这种例子并不少见，如常见的月份排序、星期排序、季度排序、日期排序，以及某些约定俗成的排序方式（如国务院下属各部委的约定排名，总是国防部、外交部在最前）。 自定义次序排序是通过设置“自定义序列”进行的。 13 14 【数据】--【排序】--