医院对外签订经济合同审核与管理.docVIP

医院对外签订经济合同的审核与管理 　　摘 要：随着社会经济的发展，医院的规模越来越大，对外签订的经济合同也与日俱增，经济合同审核及管理的弊端也日益显现出来。以云南省中医医院（Y医院）为例，详细阐述医院合同审核及管理的现状，从中发现存在的问题，最后提出一些可行性的建议，以期对医院日后的合同审核及管理工作有所帮助 关键词：经济合同；审核；规范管理 中图分类号：C93 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2016）18-0196-03 医院的经济合同主要是指医院以书面形式同其他单位或个人签订的各类合同，是医院进行对外经济交往、技术交流和科研协作的重要载体，包括医药、物资、设备、基建工程、劳务、租赁等合同 一、Y医院目前经济合同审核及管理的现状 笔者主要从Y医院现行的相关管理制度及审批流程来展开阐述Y医院目前经济合同审核及管理的现状 （一）医院相关制度 1.在合同审核方面，纪监审室于2012年拟定了“Y医院经济合同管理制度（试行）”，制度里规定了审核经济合同内容时的注意事项、合同履行、变更、解除，纠纷的处理，但没有约定各个部门的职责及权限 2.在合同签署、归档管理方面，院办于2012年拟定了“Y医院规范办事程序”，制度里规定了医院所有协议、合同原件必须交院长办公室统一归档；凡属医院公务范围的各类合同协议必须由医院法定代表人或医院法定代表人书面委托副院长签字并盖章，否则一律视为无效合同。事实上，Y医院的合同散落在各经办部门，从没有进行统一归档处理。同时，有些科研类的合同科室主任未经院长的授权自己就与对方单位签署，其实这类合同是无效合同 3.在物资采购方面，设备科于2013年拟定“Y医院进一步规范医疗设备采购及使用管理规定（暂行）”制度里规定了无预算、无计划原则上不予采购；逐级审批，10万元以上的设备需论证，合同签订金额大于10万元的预留质保金。Y医院在物资采购方面，除了有该项制度外，再无其他采购制度，比如自行采购的制度就比较欠缺，这样给合同审核带来一定的难度，因为没有制度可依 （二）Y医院的采购合同审批流程（以设备采购为例） Y医院的采购合同审批流程如下页图1所示，科室提出申请后，经过一系列的论证及审批，通过后经办组织招标采购，招标结束后中标方把合同送到经办部门，经办部门就把合同送到审计部门审核，审计部门审核通过后把合同反馈给经办部门，经办部门又把合同送到财务部门审核，财务部门审核通过后把合同反馈给经办部门，经办部门又把合同送给分管院长审核，分管院长审核通过后把合同反馈给经办部门，经办部门又把合同送给院长审核，院长审核通过后在合同上签字，最后，经办部门把合同拿到院办去盖章 二、存在的问题 笔者在日常的合同审核中发现Y医院的合同审核及管理存在如下问题： 第一，规章制度较笼统，没有明确各部门的职责及权限，可操作性较差，比如合同管理制度，制度里没有明确经办部门、财务部门、审计部门的职责及权限，有制度跟没制度一样，实际工作中业务人员很难把控资金的职责及权限，所以推诿扯皮的事件时有发生 第二，送审环节不严密，审核信息未共享。Y医院所有的合同都是经办人员拿着合同到各个部门签字，其实各个相关部门都不知道最终经办人员送给院长签字的合同是不是曾审核过的合同，这样的审批流程潜在很大的风险。同时，审计部门的审核信息财务不知道，财务部门的审核信息审计部门也不知道，这样就形成了信息孤岛，不利于多方的信息共享，风险控制 第三，合同未归口管理。Y医院的合同分散在各个经办部门，事实上各经办部门也未对本部门所签订的合同进行统计管理，各经办部门也搞不清楚自己一年中到底签了多少分合同，更有甚者还会存在合同遗失的情况，由此可见Y医院的合同管理很混乱 第四，合同审批环节多、耗时长，管理方式落后。Y医院的合同从开始审批到最终院长签字盖章最快需一个周，平均需两个周，而Y医院的合同都是手工签署，分管院长及院长经常不在医院，他们不在合同就签署不了，所以这种落后的管理方式也造成了Y医院合同审批耗时长 第五，合同种类繁多，对专业性较强的合同审核人员无法进行全面深入的审核。Y医院目前的合同涉及到物资、设备、耗材、基建、科研、劳务、租赁、信息等方面的内容，而审计部门加领导就3人，而且都是学会计、审计专业出身，人少且专业单一，遇到专业性较强的合同审核人员无法进行全面深入的审核。比如基建类的合同，仅仅能把握商务条款，其他的专业条款审计人员确实也不懂，所以审核起来就比较困难 三、管理合同的规范措施 鉴于以上存在的这些问题，笔者提出一些可行性的建议，希望对医院日后的合同审核及管理工作有所帮助。因合同管理信息化目前很多医院都没开展，因此笔者将重点介绍合同的信息化管理 第一，建立健全经济合同管理制