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大数据时代实物与声像档案数字化管理
大数据时代实物与声像档案的数字化管理 摘要:信息化技术的飞速发展,带动了信息的高速传播,信息量也呈现出了几何递增的趋势,大数据时代随之到来。在大数据背景下,档案管理呈现出数字化管理的特点,传统的档案管理模式暴露出许多缺陷和问题。对于管理人员而言,如何适应大数据时代的要求,做好实物与声像档案的数字化管理,是需要重点研究的课题。本文结合大数据时代的特点,对实物与声像档案的数字化管理策略进行了分析和探讨
关键词:大数据时代 实物声像档案 数字化管理
档案主要是针对相关部门生产经营活动的一种历史记录,是具有保存价值的文档资料,可以对部门发展的真实情况进行反映,是内部管理的重要组成部分。在当前大数据时代,传统的档案管理模式暴露出许多问题,需要及时引入现代信息技术,实现实物与声像档案的数字化管理,提升档案的管理水平
一、大数据背景下的档案管理特点
(一)大数据时代的特点
大数据也称巨量数据,指数据量极其巨大,无法通过现有的主流数据处理软件,在合理的时间内进行采集、管理、处理的资讯。大数据是继移动计算、物联网、云计算等信息技术之后的又一个新兴事物,是在信息技术快速发展的基础上产生和发展起来的。当数据容量在10TB-1PB之间时,就可以称之为“大数据”。大数据的特点,一是信息容量庞大,能够达到1ZP(约为1.0×1012GB)的数量级,与传统1TB(约为1.0×103GB)的数量级相比要远远超出;二是处理效率极高,信息流能够进行实时计算存储,依托于网络可以实现高速传输;三是信息结构多样,除传统的文本信息,还包括了音频、视频、图像等多样化的内容,在为人们提供更加高效的数据服务的同时,也在一定程度上增大了信息处理的难度
(二)数字化档案管理的应运而生
大数据时代,在信息化技术飞速发展的影响下,档案信息逐渐向着数字化的方向发展,数字化档案管理也因此得以产生。与传统档案管理相比,数字化档案管理是一种在高速宽带网络上运行的、可以实现跨数据库检索的、具有含量数字化信息资源的库群,能够针对具有保存价值的文本、图片、影像等多媒体信息进行收集,通过数字化加工存储,形成相应的档案文献。数字化档案管理系统的本质,可以看作是对数字信息进行存储的数据库,可以利用数字技术进行信息资源的组织管理和存储,用户能够通过连接网络的终端设备,随时随地获取信息服务。伴随着计算机技术、互联网技术以及数据库技术等的飞速发展,信息存储方式也在不断变革,相比较传统的纸质载体和胶片载体,在存储同等数量信息的前提下,电子存储设备的价格更加低廉,而且在安全性、可靠性、便捷性等方面有着更好的优势,也因此推动了数字化档案管理的发展。对于企业及相关部门而言,在实物、声像档案中实现数字化管理,应该算是企业档案管理发展的一种必然趋势
二、传统实物、声像档案管理存在的问题
实物档案是指以物质实体为载体,能够反映相关单位和部门职能活动以及历史事件的,具有保存价值的物品,其具有档案本身所具备的原始性、直观性以及确定性的特征,包括各类证书、奖杯、锦旗、名人字画、牌匾等;声像档案则是以感光材料或者磁性材料为载体,通过声音、图像的方式对各种活动进记录,形成的具有保存价值的历史记录,包括照片、磁带、录像带等。实物档案和声像档案都是全宗档案的重要组成部分。在传统的实物、声像档案管理中,大数据时代的影响使得档案数量持续增长,而由于档案载体的多样性,在管理中存在着一些问题
(一)工作环节重复
在实物和声像档案管理中,由于载体众多,为了方便管理需要首先进行分类,针对不同的档案载体采取不同的管理方式。在这种情况下,不仅工作量巨大,而且存在着大量的重复劳动,对于人力资源的需求巨大,而且不同载体在材质上的差异性对于管理工作提出了更高的要求,加大了对复合型人才的需求
(二)资金投入巨大
与常规的文书档案不同,实物档案和声像档案的载体更加特殊,对于存储环境有着更加严格的要求。为了提高管理效率,对档案进行保护,需要购买专门的存储设备,尤其是对于一些媒体部门,其对于声像档案管理工作要求极其严苛,存储设备的专业性也更强。在这种情况下,购买存储设备会导致成本的增加,给企业的生产经营造成一定的负面影响
(三)影响体系构建
对于企业而言,构建完善的档案管理体系,是提高档案管理效率的关键所在。而对于实物、声像档案而言,管理体系的构建需要能够同时满足档案的收集、鉴别、整理、存储、转递以及查阅等多方面的业务需求,集合相应的模块化设计以及网络技术,才能够实现高效快捷的数字化档案管理。如果依然沿用传统的档案管理模式,很难形成满足上述需求的系统化模式,可能导致归档不完整、管理混乱等问题,进而影响档案管理的优秀性
(四)档案保护措施不够
许多单位在实物和声像档案入库后,没有
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