探究文书档案管理办公自动化应用.doc

探析文书档案管理的办公自动化应用 　　摘 要：文书档案在社会上的应用经历了漫长的时光，它在档案管理方面的作用是不可估量的，文书档案反映了社会的变迁，它可以记载个人或者企事业单位所面临的各种困难，以及解决困难的手段和后续的结果，无论各行各业进行的工作都离不开文书档案，但文书档案是一份对专业性要求很强的工作，因为繁琐所以难度也大。在社会文明高度发展的今天对于文书档案的管理有更多的需要和要求，因此文书档案的管理必须与时俱进，才能符合社会的发展。所以目前，提高文书档案管理的水平是工作中的重点，而文书档案管理的自动化应用为这一任务的开展奠定了基础 关键词：文书档案管理；办公自动化；实际应用 只有提高了文书档案的管理才能提高日常工作的效率，充分利用时间。随着当今社会的发展，文书档案的管理得到了一定程度的进步，然而办公自动化的应用却加快了这一进程，更好的使社会各方面都能得到提升。因此推广以及应用自动化文书档案管理是必然的趋势 1 应用办公自动化文书档案管理的好处 1.1 提高了工作效率 传统的档案管理工作费时费力，专业性很强，人员在操作过程中不小心就会出现错误。传统的文书管理工作有三难：遗失立卷难，费脑费心，操作难度大，工作程序枯燥繁琐，工序多而繁杂，干起来枯燥乏味，掌握起来也难：二是管理工作难，需要人操作的工作量大：三是提供利用效率低下，查准率并不高。如果因为文档人员立卷水平不高，出现组卷不合理、所拟标题不能准确提示卷内文件的内容，查找起来就很困难 而在计算机信息技术高度发达的今天，应用信息技术来简化工作，节约时间和减缓压力是很普遍的事情，通过这种计算机信息技术我们可以获得媒体多种多样的信息源，加强了对各行各业的联系，使工作变得更加轻松合理 1.2 获取信息更为方便 计算机的出现促使档案管理走向一个新的方向。无论从信息的录入来看还是从查找信息来看都更加方便而且节约时间，更重要的是减少了很多繁琐不必要的操作。我们可以利用计算机直接建立一个档案管理系统，对档案系统进行规范和日常维护，更多的人可以通过资源共享来浏览系统化的档案，也有助于人们了解什么才是档案管理工作。从总的来看，档案管理工作比以前要更加的简约，效率更高 1.3 提高了安全性和稳定性 传统的档案管理和现今的管理方式进行比较，可以明显看出传统方式的繁杂之处，首先录入档案的工作就很繁重，长期保存档案的成本也很高，一旦保存时间长了，寻找就会很麻烦，而且有可能出现遗失或者虫蛀等损坏现象。而且传统的档案和文件如果要长途运输的话，一半会采用运邮的方式，这种方式相当危险，很可能会造成信息的泄露或者遗失，对于企事业单位的安全性产生威胁。反观现代的管理方式更加便捷和安全，有一定的隐蔽性，就算距离再远，也能快速准确的传输 1.4 减少了办公难度 就我们所知，有些特殊工作的难度主要在于信息量巨大，比较复杂，分类也麻烦，因此人工操作的时候工作难度高，工作压力也大，比如气象的文书管理工作正是如此。而文书档案的自动化完全解决了这些难题，正是因为计算机拥有存储空间，可以录入信息并且保存，在有需要的时候只需要查询即可，因此气象文书档案在管理方面自然也变的容易，工作人员的压力随之减轻，办公的效率要比以前更高，更快捷 2 应用办公自动化文书档案管理的缺点 2.1 对工作人员的要求较高 虽然应用计算机管理文书档案会更加便捷，但是与之相反的是想要熟练的操作电子信息技术却存在着一定的难度，这绝不仅仅是数字管理，作为一名文书档案管理员应用计算机管理档案的时候必须掌握相应的计算机技术，拥有专业的计算机水平。办公自动化文书管理要求工作人员要熟悉掌握理论知识，管理方法，管理技术和管理流程，它不同于手工操作，只是一些简单纸质档案，较为简单。但是，目前来看，计算机水平较高的人才少之又少，所以这种高科技的文书档案管理技术，不能快速的有效发挥 2.2 对文件的必威体育官网网址程度差 文书档案的办公自动化有优势但也有劣势。众所周知，文书档案是记载处理问题和采用措施的载体，因此在日常的工作当中，管理人员就需要经常的修改或者在有需要的时候浏览、传送，并且修改之后不留痕迹，然而在这些操作过程中如果不够细致，可能会造成原文件出错或者丢失，这使得工作不能顺利进行。更加严重的问题是随着计算机技术的发展和完善，还是会有伪文件夹杂在档案内，这些伪文件没法认出，文件的必威体育官网网址性自然令人担忧。但在这一方面传统的档案管理方式要稍微好一些。传统的档案需要手写录入，每个工作人员的字体也不一样，一旦文件修改就必然会留下痕迹。一般纸质的档案上面会有管理层的签字或者公司的印章之类的，那么假的文件就容易被识别出来。但电子文件是不能盖章的，所以从这一点看电子档案管理是存在相当大的弊端的 3 弥补文书档案