电子邮件礼仪培训课程 (2).ppt

东莞三基音响科技有限公司 * * 问好方式： 好！ 很好！ 非常好！ 耶！ 由邮件门事件引发的思考 一 二 三 称呼语与问候 正文 四 五 附件 结尾签名 邮件标题 六 回复技巧 七 正确使用发送、抄送与密送 内 容 提 纲 一、邮件标题 不要空标题 1 标题要简洁 2 标题要真实反映邮件的重要性 3 一封信一个主题，不可大杂烩 4 回复邮件时要更改标题 5 不要随便用紧急标示 6 标题千万不要出现错别字 7 二、称呼语与问候 （1）、英文开头写 “HI”，中文开头写 “上午好” 或“您好”，问候语是称呼换行空两格写。 （2）、结尾常见的写个Best Regards，中文的写 个“祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊 长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式 的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和 “此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两 格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。 （3）、俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些， 总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对 方也能平静地看待。 1、 Email开头最好要有问候语 。 （1）、邮件的开头要称呼收件人。 在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。 （2）、如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x 经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先 生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。 （3）、不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高 于自己的人也不宜称呼英文名。 （4）、关于格式，称呼是第一行顶格写。 2、恰当地称呼收件者，拿捏尺度。 1、Email正文要简明扼要，行文通畅； 2、要用论述的语气； 3、Email正文多用（一、（一）、1、（1）、 A、 a）之类的列表； 4、一次邮件交待完整信息； 5、尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用 拼写检查这是对别人的尊重，也是自己态 度的体现； 6、合理提示重要信息； 7、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述； 8、不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符。 三、 正 文 四、 附 件 1、如果邮件带有附件，请在正文里面提示收件 人查看附件； 2、附件文件应按有意义的名字命名，最好能够 概括附件的内容，方便收件人下载后管理； 3、正文中应对附件内容做简要说明，特别是带 有多个附件时； 4、附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包 压缩成一个文件； 5、特殊格式文件，应注明打开方式，以免影响 使用； 6、如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成 几个小文件分别发送。 五、 结尾签名 1、签名档信息不宜过多 电邮消息末尾加上签名档。签名档可包括姓名、职 务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜 行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信 息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会 与你联系。 对内、对外、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在Outlook中设置多个签名档，灵活调用。 2、不要只用一个签名档 签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或 英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字 体小一些。 3、签名字体规格 六、 回复的技巧 1、 及时回复Email 　 收到他人的重要电子邮件后，应即刻回复对方，因为这是对他人的尊重； 理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件； 　　对每一份邮件都进行立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时； 　　如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说：“收到，我正在处理，一旦有结果就会及时回复，等等”； 记住：及时作出回应，哪怕只是确认一下收到。 　 如果你正在出差或休假，应设定自动回复功能。 2. 进行针对性回复 　当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要太简单，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。 3. 回复不得少于10个字 　对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。 4、