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知识管理与文书立卷 基本概念 公务文书：国家机构、社会组织在公务活动中 为行使职权所制作的、具有规范体式和法定执 行效用的信息记录。 特征：原始性、真实性、凭证性。 文书立卷：遵循文件形成的自然的联系和特点，剔除无保存价值的文件，将有保存价值的文件 进行立卷，使之成为具有内在联系的文件体， 以方便文件的保管结合以后的查考利用。 文书立卷的主要目标 文书立卷的方法 文书立卷的方法实际上就是分类组合的方法。 六特征组卷法 四分四注意立卷法 分类组合法 文件类型立卷法 专门文件立卷法 立小卷法 常用的文书立卷方法 选择方法要注意： 组卷方法的结合使用 分析卷内文件之间联系的紧密程度，合理组卷。 适当照顾文件的不同保存价值。 组卷应与分类、编目等环节相配合，以提高立卷 的整体功效。 书立卷的程序和规范 程序（如图所示） 规范 文书立卷、归档的管理 文书立卷 立卷 归档 归档及使用管理 电子文件的整理与归档 电子文件：为了处理事务在计算机系统中形成、处理、传输和存贮的电子信息。 内含三个要点： 1.用计算机生成、读取和处理； 2.一数字代码形式记录信息； 3.符合文件的要求：制作目的是处理公务；用公文固定的 体式，特定的生效标志等。 电子文件的特点 信息载体的非直接可读性 对机器及软硬件环境的依赖性 信息内容和载体的可分离性 信心的可变性 电子文件的收集积累与鉴定整理 收集对象： 1.归档计划中的电子文件； 2.未列入计划的有用的电子文件； 3.电子文件的 软硬件系统设备。 收集方法：及时备份；文件登记；收集本身信息； 自动生成信息系统 鉴定整理： 1.鉴定：文件价值；原始性、准确性、完整性、可用性 及确认价值和保管期限。 2.整理：电子文件分类排序组织、数据库的组织。 电子文件的归档 归档方式 载体传递-网络传递 物理归档-逻辑归档 归档要求 归档电子文件制成归档数据集，用耐久性载体。 贴上标签：文件管理要素齐全 电子文件的背景信息和元数据信息一同归档 电子文件与机读目录、软件和元数据说明一同归档。 长期保存文件：网络中逻辑归档的，完成其脱机物理 下载的物理归档过程。 填写归档电子文件登记表，记录相关信息。 * 公文立卷与管理 知识经济——知识管理 知识管理（Knowledge Management，KM）就是为组织实现显性知识和隐性知识共享提供新的途径，知识管理是利用集体的智慧提高组织的应变和创新能力。 知识管理包括几个方面工作： 建立知识库；促进人员的知识 交流；建立尊重知识的内部环境；把知识作为资产来管理。 公共管理中不能没有知识管理。 行政管理中的知识管理就是文书管理 满足人们的利用需求 有助于文件保管保护 为档案工作奠定基础 文 书 立 卷 平时归卷 年终定卷 文件的排列与编目 装订 案卷排列与编目 收集 核查 归卷 核查 定卷 文件编目 文件排列 清理、补贴 装订成册 案卷的排列 案卷编目 剔除 剔除 按重要程度 按时间 页（件）号 卷内文件目录 卷内备考表 按组织机构 按保管期限 案卷封面 不合格 不合格 案卷目录备考表 文书立卷的范围与计划 案例：某地方政府立卷 范 围及分类图 平时归卷和年终定卷 调整定卷 排序 编目 卷内备考表 卷内说明 归档：把编立好的案卷向机关档案室移交并由其集中保管。 归档要求 归档手续：移交目录 （一式三份，附案卷目录备考表） 签字手续或开据