常用办公软件应用技巧.ppt

俞 梅 2009年4月 Micro Office软件为用户提供了文字排版、数据管理、商务演示等集成的商务办公解决方案，但是多数用户只利用了不到10%的基本功能。 Word是我们每天都要使用的工具，主要是以文字处理为主。 Excel是以数据处理为主，包括有强大的公式、函数、高级筛选、分类汇总、图表、数据分析等功能。 Access是桌面型数据库，在处理大量数据的时候有明显的优势。可以用于管理大量的数据，还可以建立您自己的企业数据库和应用软件系统。 Power point主要应用于商务演示。建立一个引人注目、不同凡响的演示 VISIO主要是流程图的制作 复制： ^ C 粘贴： ^ V 保存： ^ S 有哪些信誉好的足球投注网站： ^ F 全选： ^ A 选中：Shift+方向键（左或右） 剪切： ^ X 撤销上一步操作：^Z 重复上一步操作：^Y 大小写转换：shift+字母 开关大小写开关 自动生成目录 文档的修订 表格、文本的相互转换 1、对文本进行排版处理 2、对标题进行级别的定义 3、调整段落、字体，直到满意 4、光标放在准备插入目录的位置，执行目录的插入。 5、目录级别的显示可以根据需求自行设置。 WORD 2003 WORD 2007 插入－索引和目录 引用－目录 操作步骤 示例演式 WORD 2003 WORD 2007 视图－修订 审阅－修订 示例演式 WORD 2003 表格转换为文本 文本转换为表格 WORD 2007 表格－转换－表格转换为文本 表格工具－布局－表格转换为文本 注意 选择文字分格符 表格－转换－文本转换为表格 插入－表格－文本转换为表格 确定表格的列数、文字分隔符 示例演式 数据分列 数据有效性 快速填充单元格 打印电子表格 常用函数 单元格的数据分列：是指将一个单元格中的内容分隔成为多个单元格的列 分列的功能位置：数据－分列 操作步骤： 1、确定需要分隔的单元格 2、确定分列的分隔符 3、确保分列后内容不会覆盖其它数据项 示例演示 数据有效性：是为了防止在单元格中输入无效的数据。 操作步骤： 1、确定要求输入的数据项的数据类型，例如：时间、整数或特定的字符 2、对单元格的数据有效性进行设置，必要时可进行输出错误的警示 示例演示 1、向下填充 2、输入方式填充 方法一：选中单元格，将鼠标放至单元格的右下角使光标变为加号，可向下拖动进行填充 方法二：所填充的列旁边一列的有数据，可选中向下填充的首个单元格，将鼠标放至单元格的右下角变为加号时，双击即可完成填充 如果希望向个别单元格输入相同的内容，并且所希望填充的单元格不一定是向下的， 可采用先选中准备填充的单元格，再输入希望填充的内容，按Ctrl＋回车即完成填充，或直接Ctrl＋V粘贴准备好的内容。 示例演示 示例演示 1、为电子表格标上页码 2、让打印的每一页电子表格都有标题行和列 添加页脚，在页脚处插入页码。起始页码可在页面设置中的页面自行设置。 示例演示 打开“页面设置”，选中“工作表”页面，设置打印的标题行。 示例演示 IF IF （ logical_test, value_if_true, value_if_false ） 可使用任意的比较运算符 TRUE 时返回的值 FALSE 时返回的值 最基本的条件判断函数 IF可进行嵌套使用 VLOOKUP VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup) V 参数表示垂直方向，在表格数组的首列查找指定的值，并由此返回表格数组当前行中其他列的值 关键字 查找的范围 引用对象在查找范围的第几列（数字） “0”精确查找 “1”模糊查找 找查找到则返回引用的内容，如果查找不到则返回“#N/A” SUMIF 对满足某特定条件的值求和 SUMIF ( range, criteria, [sum_range] ) 条件计算的