DCC文件管理控制培训PPT-JH.ppt

3. 文件的发放和回收 盖有红色“受控”印章的受控文件，未经批准不得私自借阅、复印； 技术类文件由知识产权部统一发放和管理，其他体系运行的相关文件由总经办统一发放与管理； 手册、程序文件由总经理确定发放范围，技术类文件由副总经理确定，其它支持性文件由编制部门确定 发文部门填制《文件分发与回收记录》，由部门接收人签收并负责文件去向； 各部门受到文件资料后编制并及时更新《部门受控文件记录一览表》，检查部门文件的有效性，确保各相关场所使用有效版本的文件； 当各部门有人员离岗时需办理交接手续，保证文件顺利交接、流通顺畅； 若部门或个人需要受控文件，需提出书面申请，经权限范围批准后再由发文部门发放并登记。 4. 文件的更改 当文件需要修改时，提出人需先填写《文件更改申请/通知单》，说明更改原因，由原文件审批人进行审批； 文件更改后，需提交原审核、批准人进行审核批准，并按原文件的《文件分发与回收记录》进行发放。同时需收回作废文件，并告知文件使用人更改处； 5. 文件的管理 各部门体系文件（新编或修订）审核批准后，原版文件交总经办存档，由总经办统一编制公司内部《质量环境体系文件一览表》； 各部门体系管理专员负责本部门文件资料的建档、保管和收发工作，要防止文件受潮、损坏或丢失，确保文件整洁、完好和易于检索查阅。 六. 记录控制程序 1. 记录的管理 品管部负责统一登记公司体系《质量环境体系记录一览表》，各部门分别登记《部门受控文件记录一览表》。 部门若有记录表格需要增加、减少或修改时，经负责人批准后，需同时提交新的记录表格到品管部备案并修订《质量环境体系记录一览表》。 品管部对各部门记录进行不定期抽查，并填写《记录检查表》 2. 记录的填写 为保证记录的真实、准确和可追溯性，记录一般不允许随意涂改。 如系笔误或经证实原始记录有误，需要修改记录时应按照程序规定执行，即在错误的内容上平行划两条线（保证原始记录可识别），并在其附近空白处填上正确的内容并签名，同时注明更改日期。 3. 记录的检索、保存 对入库单、现场记录表等发生频次较多的原始记录，部门可按月份整理汇总。其余发生频次较少的记录，各部门可安排每年进行一次总的整理。对完善的记录按时间先后顺序装订成册，并在其封面注明记录全称、部门别、记录编号及发生时间段等。 4. 记录的保存期限和处理 记录保存期限的规定 内审和管理评审记录保存期限为三年以上，其它记录：原始记录为一年以上、报告为二年以上、台账为三年以上，其它文件另有规定者按照规定执行。 超过保存期限的记录，由记录保管人员填写《文件/销毁申请表》，经本部门负责人审核，管理者代表批准后方可进行处理 七. 内部审核控制程序 1. 目的： 验证质量环境管理体系是否符合标准要求，是否得到有效地保持、实施和改进 2. 审核前准备： 由总经理制定审核组长。审核组长在审核前召开审核小组会议，编制本次《内审实施计划》，并编制审核检查表，交管理者代表批准。 《内审实施计划》批准后，至少提前一周发至审核员和审核部门，受审部门如有异议，应在内审前三天内通知审核组长调整。 落实《管理评审报告》中与本部门相关的工作； 制定本部门纠正与预防措施并组织实施。 3. 首次会议 参加会议人员：总经理、管理者代表、内审组长及成员、各部门负责人。 会议内容：由内审组长阐明审核的目的、范围、依据、方式、组员和内审日程安排，以及其它相关的事宜 4. 现场审核 内审员根据《内审实施计划》安排，通过看、问、查的方式，客观公正的检查质量环境体系运行的符合性、有效性、适宜性，将体系运行效果及不符合项详细记录在审核检查表中，针对不符合情况具体开具《不符合项报告》 5. 末次会议 内审组长提交内审报告，宣读发现的不符合项，并就审核实施情况进行总结评价，就体系存在的问题进行解说，提出相关改进的意见和建议。 八. 管理评审控制程序 1. 目的： 保证体系运行的适宜性、充分性和有效性，并为体系持续改进寻求机会。 2. 形式 管理评审以召开会议的形式进行，由总经理主持实施，管理者代表筹划，各部门主要负责人参与汇报完成。 总经理对各部门提出的问题提出解决方案，并明确责任部门、责任人、完成时间等。 会后由品管部根据会议精神发出《管理评审跟进措施表》 3. 各部门主要职责： 准备与本部门相关的管理评审资料，汇报本部门工作； 落实《管理评审报告》中与本部门相关的工作； 制定本部门纠正与预防措施并组织实施。 九. 人力资源控制程序 1. 目的： 通过对从事影响质量环境工作的人员实施有效管理并提供适宜培训，确保其能胜任本职工作 2. 部门职责： 人力资源部负责编制、完善《员工手册》，并监督实施； 人力资源部负