EXCEL的单元格数据有效性序列设置.docVIP

EXCEL的单元格数据有效性序列设置 1 达到的效果：当点击已设置数据有效性序列的单元格，会出一个下拉列表，供使用者选择。 调出数据有效性设置的步骤。 1、 首先选中你要设置数据有效性的目标是一列 OR 一行 OR 某个单元格 OR 某一个单元格区域。 2、 菜单栏--- 数据--- 有效性，打开“设置”界面，在 “允许” 中选择 “序列”，那么接下来，本文的重点，就是在 “来源”框 中如何设置了。 一、常量型的来源设置 简单点讲，就是设好之后，列表不会随意变更，适用于不会经常变来变去的列表。比如：销售部，客服部，财务部，人事部等，公司不会随意变更这几个部门。 这种设置的好处，列表信息不占工作表资源，信息存储在应用程序里面。 设置方法：将列表名单输入“来源”下的框中。 特别注意：不同的名单中间以“,”号隔开，这个符号是在英文输入法状态下输入的，不要搞混了。（我的做法是，先用五笔把文字打出来，然后再切换到英文状态，输入“,”号） 设置完成后，点击“确定”，然后返回EXCEL表中，查看效果 二、变量型来源的设置，也称为引用型的来源设置。 这种设置就是所你可以自己指定一个单元格区域，来做为列表的来源，它可以是本工作表的，也可以是本工作簿其它工作表的。当然，这个区域内，你想以什么文字做为列表都可以，允许内容随时更改的。当然了，更改后数据有效性的序列也随之更新了。 1、普通引用型的“来源”设置 （1，在本表中直接指定。 比如设定A1：A4为来源，方法如下：直接在“来源”框中点一下鼠标激活，然后鼠标再点住A1单元格不放，直接向下拖动到A4单元格。默认状态下是绝对引用，如果是手工在“来源”框中输入，请记得按F4 键，或Shift+ 4 键，以便输入 “$” 符号 本方法适用于在当前Sheet表里做。如果你的源数据列表来源于本工作簿其它Sheet表，那么在指定“来源”时将不能指定，需要名称公式。 （2，在本工作簿其它表中指定。 比如，数据列表在Sheet 1工作表的 A1:A4单元格，现在希望为Sheet 2 工作表的B5单元格设置数据有效性序列，序列的来源于Sheet 1工作表的 A1:A4 区域。 方法如下： 第1个步骤。 将工作窗口切换至Sheet 2 工作表，打开 菜单栏—“插入”—“名称”，选择“定义”，打开定义名称设置窗口。 在引用位置中，将当前的填写内容删掉，然后点 Sheet 1工作表标签，用鼠标选中A1：A4区域。默认状态下，你的最后结果应该是 =Sheet1!$A$1:$A$4 注意检查一下噢，呵呵…… 然后在“在当前工作簿中的名称”下面的框框中，输入你为这个公式定义的名称，比如取个名字叫“部门列表”，然后依次点右侧的按钮“添加”、“确定”。 如下图所示 ??????? 第2个步骤。 为Sheet 2 工作表的 B5 单元格设置 数据有效性序列。 菜单打开的先后顺序还记得吗？ 菜单栏---“数据”-----“有效性”，在 设置 界面，将 “允许”设置为“序列”。 那么接下来“来源”怎么写呢？ 请输入引号里面的“等于部门列表” 第3步，查验一下效果，呵呵，成了，那么，如果你Sheet 1工作表中的“人事部”改为“行政部”呢？ 结果怎么样？ 呵呵，是不是很好玩。 那如果你在A1和A4单元格再插入一行，输入“总经办”，现在再返回Sheet 2工作表，查看B 5单元格，告诉我你发现了什么？ 是不是类似于下图。呵呵….. 上述方法，适用于一时半会儿不能确定列表内容的情况。如果有增加，允许在第1个单元格和最后1个单格之间插入新的单元格数据。 注意：我们的示例中最后一个单元格是A4，如果现在要在A5单元格填入新数据，那么数据有效性序列将不能显示这一条。因为我们的名称公式，只定义了A1：A4。 如果你不能确定未来的最后一个单元格是多少，那么，你将需要下面这种较复杂的方法。