事务管理1.ppt

国家秘书资格考证培训 事务管理 讲授：文学院 秦莲红 电话：0773-2814801 电子邮件：qlhng@163.com 事 务 管 理 一、办公环境管理 二、办公室日常事务管理 三、办公用品和设备管理 四、信息管理 一、办公环境管理 办公环境，或称办公室环境。 广义是指一定组织机构的所有成员所处的大环境。 狭义是指一定组织机构的秘书部门工作所处的环境。 办公环境包括硬环境、软环境两大要素。 硬环境包括办公室（含会客室、接待室）内的空气、光线、颜色、办公设备及室内布置等外在条件。要求： 1、在会客室或办公室摆放一些鲜花或绿色植物； 2、做好室内通风和温湿度的调节； 3、防止光线太弱或过强； 4、保持室内整洁和安全. 软环境包括秘书等工作人员的个人素养，团队的工作气氛，人与人之间的协作精神等内在因素。 学习目标： 1、布置办公室方法； 2、了解办公环境安全隐患； 3、掌握排除隐患方法； 4、正确选择办公的模式； 5、合理进行办公室的布置。 情景叙述 宏远公司总经理助理高叶办公室，电脑和打印机摆放有序。高叶着便装坐在办公桌前办公。办公桌上摆放着电话、名片盒、通讯录和零乱的文件、文件夹，身后的椅子上也摆放着一堆文件。 （一）合理布置办公室 1、布置办公室的基本要求P107 2、布置办公室的三大原则P108 3、办公室布置的具体要求P109 （二）营造健康、安全的办公环境 一个良好的工作环境，有利于组织的对外形象塑造，有利于提高秘书的工作效率。 在维护和建设良好的工作环境中，要遵循“安全第一，预防为主”的方针。 1．安全检查内容P112 1）识别隐患并在职权范围内排除； 2）发现工作场所有异常情况或险情，应向行政主管报告； 3）发现设备故障，应填写“设备故障登记表”；发现隐患，应填写“隐患记录表”。 2．办公环境中常见隐患 1）离开办公室前不锁门； 2）光线不足或光线耀眼； ３）拖曳的电话线或电线； ４）灭火器前堆放物品。 5）挡住通道的纸箱、家具或其它物件。 ３、健康、安全办公环境的基本要求P114 注意： 1）安全检查包括办公环境和办公设备两部分。 2）区分“隐患记录及处理表”和“设备故障表”的使用。 单项选择题 办公室中适合的温度应该在（ ）。 Ａ．16－20℃ Ｂ．18－22℃ Ｃ．20－25℃ Ｄ．22－28℃ 答案：Ｃ 多项选择题 健康、安全的办公环境的基本要求包括（ ）。 A．建筑坚固安全 B．室内光线充足 C．饮水符合健康 D．座位空间适当 答案：ABCD 多项选择题 秘书在进行安全检查时，如果发现隐患，以下描述正确的是（ ） A．自己负责给予解决 B．在职责范围内排除危险或减少危险 C．只要发现隐患，立即报告相关人员，跟进，直至解决 D．自己能解决，视为自己的职责 答案：BC 多项选择题 办公环境和办公设备出现不安全的隐患时，秘书应填写（ ） A．《隐患记录及处理表》 B．《事故情况调查记录表》 C．《工伤情况报告表》 D．《故障记录及处理报告》 答案：AD 多项选择题 办公室的光线应达到的要求是（ ）。 A．局部照明清晰 B．灯光不闪烁 C．光线直射计算机屏幕 D．向阳的窗户安装窗帘 答案：ABD 多项选择题 办公室中的安全隐患有（ ） A．办公室摆放档案柜 B．地面上有电话线拖曳 C．站在旋转椅上取东西 D．消防栓放置在文件柜后 答案：BCD （三）正确选择办公的模式 1、办公模式的种类 （1）在家工作：适合于研发部门科技人员以及与客户接触较少的人员。 （2）远程工作：作为提供灵活工作时间和激励员工的方式。安排弹性时间要注意避免节假日前夕或周末下午出现无人现象。可采用手工签到、机器计时、刷卡、记录日志等形式记录员式工作时间。 （3）虚拟办公室 （4）临时办公室 （5）弹性时间 （6）兼职工作：兼职的期限、任务、费用，要以合同形式确立。 （7）合同工作 （8）交叉（交替）工作 （9）项目团队 2、导致办公模式变化的原因 （1）办公场地费用过高； （2）城市交通拥挤； （3）通信技术改变； （4）企业自身发展需灵活聘用人员； （5）企业竞争加剧需压缩人工成本； （6）企业组织结构改变； （7）人们最大发挥潜能的需要。 单项选择题 目前许多企业常用来激励员工的模式是（　　）。 Ａ．弹性工作时间 Ｂ．集中工作 Ｃ．远程工作 Ｄ．兼职工作 答案：Ａ 按新的办公模式要求，不需要与其他员工或客户有太多的接触，可安排在家完成工作内容的人员是（　　）。 Ａ．行政事务人员 Ｂ．研发部门的科技人员 Ｃ．销售人员 Ｄ．财务人员 答案：Ｂ 单项选择题 迫于办公场所拥挤的压力，为了减少花在交通上的时间和减少交通环境问题，一些单位采用的工作模式是（　　）。 Ａ．弹性时间 Ｂ．在家工