邮件规范与技巧 (2).ppt

邮件附件 附件是邮件的一个重要组成部分，注意以下几点： 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件 附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，一面影响使用 如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件，分别发送 结尾署名 每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。 签名信息不宜过多（註明部門，聯繫方式等） 签名档文字应选择与正文文字相匹配，简体、繁体或英文，以免出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。 借用他人電腦使用郵箱發送郵件時，必須更改到自己的名字，以讓對方了解你的信息。 THANKS 目录页 主题2，内容页 CarbonCopy * 封面页 * * 效 率 EFFICIENCY 养成用邮箱的好习惯！ 早上上班的第一件事情： 打开电脑→打开企业邮箱→查看邮件 邮箱是工作的平台 使用好邮件，遵守一些邮件沟通规范和技巧，能大大提高你的工作效率 邮件可提高沟通效率 好好使用邮件，从今日做起 邮件使用重點 邮件使用原則 注意事项 邮件的发送对象 郵件格式 目 录 E-MAIL使用着重点 我們的工作區域是在同一辦公樓,使用email的時機應著重在:? ?会议记录? 呈报上司事情的处理状况及专案update?? ? 转发外来干涉公文/客戶要求/公司规定 ??对外联络 E-MAIL使用原則 沟通不仅仅是书面文字, 还包括口头交流, 语音语调和身体语言, 因此, 不要只是发送电子邮件, 应互相交谈,并且尽可能坐下来讨论. E-Mail作为沟通的工具之一, 不具丝毫生命活力, 也不带任何感情色彩. 它的主要用途是对外联络那些无法进行面对面沟通或者电话沟通的远程客户和厂商. 对内沟通应该多采用面对面或者是电话,这样不但可以快速有效地解决问题, 而且可以加深和促进双方的感情交流。 E-MAIL使用注意事項 凡与工作有关的E-Mail请CC两级 威保组织结构为: @董事長/总经理级(含副总/特助)-协理级-经(副)理级（臺籍幹部）?- 主任/課长级 - 股长级 - 办事员级 E-Mail“CC两级，?例如: @?经(副)理发出的Mail请“CC”至董事長/总经理? @ 主任/課長級发出的E-Mail请“CC至协理? 邮件发送对象的选择 搞清楚TO，CC TO，收件人，也就是要主要阅读这邮件的人； CC，即抄送相關人員 与“工作”有关的E-Mail“CC”给上司，是一项“职业道德”与尊敬。 与“工作”有关的E-Mail“CC”给上司，也是与上司最好的沟通方法，拉近距离。 与“工作”有关的E-MailCC给上司，更可以“籍由主管之经验给予自己提醒或就所谈论的内容观念不正确者，及时提出纠正。 为什么要CC给第二级主管 FW，身为一个领导，用得最多的就是转发。每天很多事情，分轻重缓急，很多简单的事情直接可以转发给你的下属去处理。转发后加个批示 XXX，pls. follow. （请处理） 简单明了。 有些事情你无法决定，或者说超出你的权限，也需要转发给领导，请求领导批示。还有一些不是需要批示，只是给领导一个信息。最忌讳的是什么都不写就原文转发，或是仅仅写个FYI（for your information，仅供参考），领导不是你的下属，FYI的语势却是平等的或者是从上到下的。 邮件发送对象的选择 “全部答复”可能产生一大堆不必要的邮件 如果我给12个人发送了邮件，请问他们是否能在某时间出席会议，应该只有我收到12封回复，而不是大家收到12*12=144封！ 回信时注意保持线索 想回复对方的回复，就不要创建一封新邮件。因为它打断了原始邮件和回复邮件之间的关联，一旦失去关联，双方就难以跟踪邮件的次序，尤其是经过多次收发的邮件 邮件发送对象的选择 及时回复Email 邮件发送对象的选择 (1)收到他人的重要电子邮件后，应即刻回复对方，因为这是对他人的尊重； (2) 理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件；　 (3) 对每一份邮件都进行立即处理是很占用时间的，对 于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时； (4) 如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说：“收到，我正在处理，一旦有结果就会及时回复； (5)回复不得少于10个字，对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。 记住：及时作出回应，哪怕只是确认一下收到。 如果你正在出差或