邮件沟通技巧wordoutlook使用技巧.ppt

5. 即时翻译文档中的英文单词 Word 2007已经内置了强大的翻译功能。 操作步骤如下： 1.在Word 2007的“功能区”中，切换到“审阅”选项卡。 2.在“校对”组中，单击的【翻译屏幕提示】按钮，然后在下拉菜单中执行【中文（中国）】命令，以此来启用屏幕取词翻译的功能。 3.将鼠标指针停留在任意一个英文单词上，相应的翻译结果就会以屏幕提示的方式显示出来。 6.一次性完成文档中的所有样式设置 用户如果已经在文档中为各级标题指定了样式，但又觉得这些标题样式的风格在整体上不是很协调. 可以选择内置的样式集，每个样式集都包含了一整套可应用于全篇文档的样式设置。 操作如下： 1.在默认显示于最前端的“开始”选项卡中，找到“样式”组，然后单击【更改样式】按钮。 2.在弹出的下拉菜单中，将鼠标指针移至“样式集”子菜单项，所有样式集选项会以菜单的方式显示 3.用鼠标指针滑过每个样式集，可以直接在文档中预览效果，当确定要使用某个样式集时，只需单击它即可。 7.如何告知他人这是最终版本的文档 使用全新的“标记为最终状态”功能 操作如下： 1.打开或新建一个文档，对其进行编辑或修改，直至确定将其作为最终版本。 2.单击【Office按钮】，并从菜单中执行【准备】——【标记为最终状态】命令。 3.执行该命令之后，会弹出一个提示对话框，让你确认这次标记行为。只要你确定过后，文档的状态属性将被设置为“最终状态”，并禁止任何人的编辑、修改或保存操作，而且会在状态栏中显示“标记为最终状态”图标。 8.巧妙去除Word2007页眉中碍眼的横线 操作如下： 双击文档中的任意页面的页眉，使页眉处于编辑状态;在“开始”选项卡，单击“样式”组的对话框启动器； 在“样式”窗口，指向“页眉”，并单击其后出现的三角箭头，再单击“修改”； 在“修改样式”对话框，单击“格式”按钮，再单击“边框”；在 “边框”选项卡的“设置”标题下，单击“无”； 两次单击“确定”按钮，依次关闭对话框 9.Word2007快速绘制分割线 在编辑文档时，出于美观和醒目的需要，有时需要为文档添加一些分割线，如果利用特殊符号来输入，则可以达到事半功倍的效果。 输入三个-，然后回车，就可以得到一条直线 三个*得到一条虚线。 三个~得到波浪线； 三个=得到双直线； 三个#得到中间加粗的三直线 10.Word 2007 快速将多个文档合而为一 1.新建一个文档，并使其页面设置等与要合并的多个文档一致。也可以打开其中一个要合并的文档，然后另存为一个新的文档，并将其中内容全部删除。 2.单击功能区中的“插入”选项卡，然后单击“对象”按钮右侧箭头，并单击弹出菜单中的“文件中的文字”命令 3.在“插入文件”对话框中选中要合并的多个文档（所需要文档集中存放在同一文件夹内） Word中的常用快捷键 Outlook 使用技巧 通讯录管理 日历管理 数据安全 Outlook 邮件收发软件 工作协同工具 时间管理利器 1.联系人分组 通讯录管理 “联系人”界面 新建文件夹 输入名称 拖入相关联系人 2.新建通讯组列表 “新建”界面 通讯组列表 输入名称 确定成员 目的：群发邮件 日历管理 1.共享日历 相应时间段新建提醒 双击，邀请与会者 “日历”界面 发送，共享日历 数据安全 1.加密 账户设置 数据文件， 设置 个人文件夹，更改密码 （注：旧密码默认为空） “工具”界面 Thank you ! * Copyright ? Shenzhen Grentech Co., Ltd. Copyright ? Shenzhen Grentech Co., Ltd. 国人通信 GRENTECH 邮件沟通技巧及 PPT，Word，Outlook 使用技巧 目录 邮件沟通技巧 1 PPT 使用技巧 2 Word使用技巧 3 Outlook使用技巧 4 邮件沟通技巧 沟通要素 邮件 概述与技巧 沟通要素 （一）5“W”+ 1“H” Who? Why? When? What? 六个“C” clearly chiefly courtly constructly correctly completely 邮件概述与技巧 ●正式工作报告； ●难以简单用口头表达说明清楚的事项； ●知识推荐和信息传递； ●没有见面交流条件的其他交流内容 “to”：收件人，即主要阅读这封邮件的人 “cc”（carboncopy）：抄送，需要了解信息的相关人等 “bcc”(blind carbon copy)：密送暗送 1、寻求跨部门支持的邮件：一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级；同时抄送本部门的直接上级；这样往往可以获得支持部门的更好的支持； 2、项目通报类的邮件：主送给项目小组成员，抄送给项