文书档案实务操作.docx

文书档案实务操作一、档案工作基本内容：档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等八个环节。1、档案的收集：是文件从分散到集中的过程。各个单位在各项活动中办理完毕的文件，往往是分散的，为了方便今后的利用，需要对文件进行一定的挑选和集中，从而形成了档案的收集工作。它是整个档案工作的起点。2、档案的整理：是指档案从零乱到系统的过程，是档案工作中最重要而且基础的工作。收集起来的档案还是相对零乱的，对今后有效利用是需要相对系统化的，因而，必须对数量众多、成分复杂的档案材料分门别类，解决档案零乱状态与保管、利用档案要求系统的化的矛盾，从而形成了档案的整理工作。3、档案的鉴定：是为了解决档案量大质杂、保管、利用档案要求优质化的矛盾。随着时间的推移，库存档案的数量会越来越多，其保存的价值也会发生变化，为了使最有价值的档案更充分地发挥作用，需要对档案区分不同的保存价值，从而形成了档案的鉴定工作。4、档案的保管：由于自然界的各种原因，档案总是处于渐进的自毁状态过程，甚至可能遭到突变性的破坏，因为有利用的需要，则档案要求长久地保证档案的完整与安全，为了解决档案的易损性与保管的长远和利用档案的矛盾，从而形成了档案的保管工作。5、档案的统计：为了全面及时了解档案盒档案工作发展的情况及其规律，需要对档案及档案管理的状况进行数量的统计、整理和分析，从而形成了档案统计工作。6、档案的检索：为了解决档案数量庞大、形式多样、内容复杂和利用者特定需求之间的矛盾，档案部门按照档案的自然形成规律和存放规律，编制的一些查找工具，提供快速查找档案材料的手段，从而形成了档案的检索工作。7、档案的利用：为了充分发挥档案信息资源的作用，满足利用者的需求，形成档案的利用工作。8、档案的编研：档案是原始的记录，大多为孤本，价值珍贵，一般只允许在馆内查阅。为了更加广泛而主动地为更多的利用者提供最有价值的档案，通过对档案史料进行研究，汇编、公布并出版，在更大范围内发挥档案的作用，从而形成了档案的编研工作。档案工作的各个环节不是孤立的，每个环节有自己特定的工作对象和专门的任务，各个环节之间既有区别又是相互联系的。比如：档案的价值鉴定是与档案的收集、整理工作结合进行的；对文件的分类又是结合档案价值的初步鉴定。档案得而检索工具必须是在整理工作结束后才能进行的。档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索等环节都是为利用、编研创造条件的。二、档案的收集1、档案收集档案收集工作为档案工作开展提供了实际的物质对象，档案工作的对象是档案，而档案是通过收集工作逐步积累起来的，没有收集工作，就没有档案，档案工作也就失去了工作对象，失去了存在的条件和基础。所以，档案收集工作是档案工作的起点，是档案工作的第一个环节。做好收集工作：把好四个关、应用好三种方法四个关：收文关、发文关、会议材料关、内部文件材料关三种方法：平时收集、主动收集、重点收集①对零散文件的收集是对收集工作的补充措施，是对单位内部散存文件的随时收集；②对“账外”文件的收集，未经文书部门收发登记入账的文件或资料。如会议材料：本单位年度工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。综合材料：会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会议）等；各类花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）；年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）；各种介绍信存根（党团组织关系、干部调动、行政事务等）、协议、合同。③专门文件的收集，专门文件是指在各项专业活动中形成的文件和特殊载体得而文件材料。一般重视对文书档案、科技档案的收集，忽略了业务文件的收集，重视对纸质文件的收集，忽略了音、影像资料等其他载体文件的收集，进而直接影响到档案收藏结构。③及时了解，掌握本单位工作动向，及时收集重要活动文件。对本单位召开的大型会议，档案管理部门要主动联系承办部门，请他们协助做好会议资料的收集，特别是领导讲话材料，以及会议有关的各种材料；对外出开会的同志要及时提醒并督促他们将带回的资料及时交到档案管理部门保存。甚至单位可以规定：只有将带回的文件向档案部门移交后，才可到财务部门办理报销手续；离职人员只有将手中保管的文件材料办理完移交手续后方可办理离职手续。等等。归档是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理的起点。2、归档制度1）确定本单位的归档范围各立档单位应根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（2006年12月18日国家档案局8号令）及时制定或修订本单位各类文件材料的归档范围、归档内容和保管期限第十四条?本规定适用于各级党政