知识库体系建设方案.ppt

“ ” “ ” 关于规范标准化体系的建设方案 目前存在的问题 问题点 问题示例 1、各种资料无规范性格式和编号体系 会办单、签呈编号随意 2、审批、发送权限范围不清晰 领导邮箱“垃圾邮件”较多，群组功能滥用 3、归档管理部门和方式不明确 无统一归口，没有档案库，业务文件管理分散 4、资料调取手段不科学 人工电脑主题词检索和纸板文件检索，效率很低 5、存在信息安全风险（泄密） 员工桌面文件夹管理、共享区文件管理 6、有效性息和无效信息的评估和识别 大部分资料无版本号，信息容易失真 7、公文流传程序需要正规化 签批手续需要明确 8、信息系统普及程度较低 线下操作较多，系统依赖程度不高 标准化体系范围可能提供的解决方案 主要包括数据报表、分析报告等 主要包括公司及各部门发文、会议纪要、请示汇报、会办单等 主要包括培训资料、心得体会、笔记等 ISO9000项目提供的管理方案： ISO文件控制程序 ISO记录控制程序 系统解决方案： OA系统/专项知识库软件 解决方案 1、公文编写分类规范 2、文件流转规范（授权体系、流转范围、密级、时效性） 3、知识库档案管理规范 1、公文审批效率考核 2、文件安全管理规范(奖罚） 3、文件流转效率考核 文件（记录）控制SOP(依据ISO9001)，下面包括： 审批SOP 发送SOP 归档SOP 调档SOP 据了解，OA系统可以将此解决方案中绝大多数内容嵌入系统化操作中，简化操作、管理的复杂性，降低控制风险。后期将根据领导决策做详细评估。此解决方案考虑到后期OA的对接，会配合OA改造做相应规范。 管理体系之SOP流程 ISO9000咨询过程会按照这一原则对SOP部分进行规范 管理体系之标准制度 5、文件的编写分类 管理制度、管理办法及业务操作流程文件的编写分类： (详见《标准作业指导书( S.O.P.) 管理规范》) 包含但不限于以下内容 1、传递公文采用PDF文件管理 2、业务签章制度 3、行政设置专职发文员，审核文件审批流，设置发文编号，各部门设置部门发文员 4、总裁办归口存档 管理体系之标准制度 下发性公文编写分类（示例） 发字[2011]***号 ~集团名义下发的重要事项、业务指导、通知等文件 行字[2011]***号 ~集团发的奖罚性文件（运管和人事双签） 任字[2011]***号 ~集团发的任命性文件（详见模板1：任字文件） 纪字[2011]***号 ~集团发的会议纪要（详见模板2：记字文件） 前端[2011]***号 ~前端体系发的文件 后端[2011]***号 ~后端体系发的文件 财字[2011]***号 ~财务体系发的文件 管字[2011]***号 ~运营管理发的文件 行政[2011]***号 ~行政中心发的文件 所有文件实现按级别发送，同时区分时效性和秘密等级 管理体系之标准制度 流通性文件的编号分类（会办单、签呈及以部门名义发出的报告、报表） 会办单编号规则： 签呈编号规则： 各部门报告、报表编号规则： 其他 传递性文件、数据文件实现公司集中管理，分部门编号，集中保存。 非传递性文件作为部门知识库，集中规范编号和管理原则，部门管理，定期存档。 OA上线前所有文件在集中管理造册同时，需建立标准化目录，以便检索。 “ ” “ ”