内部监控课堂创新.ppt

基本財務會計控制 基本財務會計控制 其他管理和經營控制 採購環節可分爲五個部分，分別是開始申請採購、批准、收貨、記錄和付款。如下圖： 3. 採購及付款 此環節有以下不相容職務應相互分離： 採購業務的請購 採購審批 採購商談 確定供應商 供應商文件的保管 採購合同的訂立 1. 授權 所有採購業務及事後付款都應有相應的批准。公司應制定清晰的授權許可權，所有職員應嚴格遵守其規定。 ? 2. 選擇供應商 公司應當建立供應商資訊管理系統。 建立由採購、技術等部門參與的比質比價體系。 由專人保管供應商資料，未經適當允許不得向與採購無關人士公開，有關資料的修改須有書面批准文件； 採購必須由已批准的供應商名單中選擇。 3. 採購合同： 審批人根據規定的職責、許可權和程式對採購申請進行審批； ? 4. 收貨 建立健全驗收制度並制定具體的驗收規定，根據制度和規定驗收所購貨物並出具驗收單或驗收報告，實行驗收與入庫責任追究制； 貨物經驗收合格後進入倉庫，倉管開出入庫單，入庫單應連續編號； 月底，將未收到發票但已入庫的存貨估價入帳。 5. 付款 付款的控制包括適當批准及職責分工以確保交易的可靠性，適時的記錄、降低重復付款和付錯款的風險。 ? 支付申請。有關部門或個人用款時，應當提前向審批人提交貨幣資金支付申請，注明款項的用途、金額、支付方式等內容，並附有效經濟合同或相關證明。 2. 財務應當對採購業務的各項原始憑證進行審核，及時核對採購發票、驗收單或驗收報告、入庫單、合同等相關憑證，確定採購的各項單據和憑證是否齊備，內容是否真實，手續是否齊全，計算是否正確，檢查其真實性、合法性及合規性； ? 支付審批。審批人根據其職責、許可權和相應程式對支付申請進行審批。對不符合規定的貨幣資金支付申請，審批人應當拒絕批准。 支付復核。復核貨幣資金支付申請的批准範圍、許可權、程式是否正確，手續及相關單證是否齊備，金額計算是否準確，支付方式、支付物件是否妥當等，復核無誤後，交由出納人員辦理支付手續； 辦理支付。出納人員應當根據復核無誤的支付申請，按規定辦理貨幣資金支付手續，並及時登記現金和銀行存款日記賬。 支票付款。所有支票必須由至少兩名有適當許可權的管理人理簽署，而各子公司應制定簽署支票人員的許可權，並定期檢討有關許可權的額度的合理性，在有需要時作適當修改。 ? 付款應儘量利用供應商所給的信用期限及折扣期； 其他控制點： 應按重要性和期限安排付款的先後順序 在採購合同的支付條款是款到發貨時，付款後一定要有驗證收到貨的步驟 付款後，發票與付款憑證都要蓋上已付款戳記以防重復付款。 支付憑證不應給付款申請人，除非經管理層批准 無法送達的支付憑證不得送到付款批准人手中 6. 帳務處理 在處理採購和付款的帳務時應確保﹕ 所有採購和付款的交易的金額能適時記錄入帳及反映在財務報告上； 如有借方餘額，找出原因並及時跟進； 每月給供應商發對賬單，如有差異，編制應付賬款餘額調節表並更進。 4. 存貨 存貨控制系統 適當的職責分工 存貨辨認 存貨盤點 存貨管理 存貨安全措施 壞貨準備 ? 1. 存貨控制系統 存貨控制系統的目的在於實現: ? 證實存貨的存在及擁有所有權 適當的存貨計價 存貨的收、發及存放地點準確記錄並得到控制 存貨記錄及時準確 在存貨記錄的基礎上定期編制存貨報告，分析存貨損失原因 ? 2. 適當的職責分工 應有適當的職責分工，使任何人無法獨自控制整個過程以至錯誤無人發現。 包括： 存貨的接收、保管、登記倉庫帳、登記財務帳 存貨調整的責任必須與存貨保管責任分離 3. 存貨辨認 存貨記錄應有助於清楚辨明存貨的專案。材料應分種類或以料號、存放地標明。 ? 存貨，包括發出商品和寄放於他人處的存貨，應： 通過獨立的記錄控制 包括在定期的盤點中 ? 存貨記錄應做到： 每項存貨都有數量記錄，包括存放於外地的存貨； 存貨的增減以單據爲憑，如入庫單、出庫單及轉倉單； 所有存貨的入庫、出庫、轉倉都有授權，並及時記錄；及 倉庫的存貨記錄應每月底都與財務記錄相核對，及時解決任何差異。如有存放外地銷售點或第三方處的存貨，則與對方核對各自存貨記錄。 ? 4. 存貨盤點 要求每月進行盤點，對於存放外地銷售點或第三方處的存貨，可採取發函詢證，要求對方責任人簽字確認或根據重要性原則迴圈抽點； 制定存貨盤點指引，詳細規定盤點的程式，每次盤點均嚴格執行； 存貨盤點必需由非存貨保管人復核； 盤點結果與帳面記錄核對，找出差異原因以判斷處理方法；及 編制盤點報告，並將差異調整建議一併報管理層，經批准後調整賬面餘額； 5. 存貨管理 存貨計劃應反映存貨的運營水平；及時的向財務和營運報告生産, 銷售，庫存及損失情況；根據生産、銷售、裝運、存貨量報告