有效商务沟通之电邮写作.ppt

沟 – 信息 – 通 (现状) (工具) (结果) Communication – communis – share/common 尊敬的王女士： 主题：对于合并问题的答复 　　　全程参加了我司上周的讨论以后，我很高兴的通知您，到4月15日我们就成为豪恩公司的合资子公司了。 　　　我们为此付出了巨大的努力，这个结果对于我们无疑是一个非常好的消息，合并的优势主要体现在两个方面：第一，我们将更易被公众所接受，我们的生产资金将更充裕，第二，我们将能更迅速、有效、周到地为我们的顾客服务。为了使您了解更加详细的情况，我们将于3月15日中午，在威尼斯酒店召开全公司范围的午宴，您可以借此了解您所关心的问题。 豪恩公司的负责人将回答您提出的问题，将表达他们的诚意。请于3月8日前与我的行政助理张小姐联系，通知她你们对于午餐的要求，比如想是吃鸡、鸭还是鱼。这次宴会是很有意义的，时间比较仓促，我希望您能尽快作决定。期待与您的会面。 此致敬礼 张楠 尊敬的王女士： 主题：我们将与豪恩公司合并 　　到4月15日我们将成为豪恩公司的合资子公司。我们为此付出了巨大的 努力，这次合并对于我们来讲是一个好消息。合并的两点优势显而易见： 将有更多的公众接受我们，我们的生产资金将更充裕。 我们将能更迅速、有效、周到地为我们的顾客服务。 您可通过午宴来了解更多详情 　　我们将举办全公司范围的午宴，借此磋商我们共同关心的问题。豪恩 公司的负责人将回答有关问题，您将感受到他们的诚意。 时间：3月15日中午 　　地点：威尼斯酒店 　　午宴供选择的食品：鸡、鸭、鱼 下一步 　　请您于3月8日前与我的行政助理张小姐联系，通知她您选择的午餐， 期待与您的会面。 此致敬礼 张楠 1）电邮的通常格式 From: 写信人电子邮件地址To: 收信人电子邮件地址 Cc:抄送收信人电子邮件地址主题摘要（Subject）—URGENT—急件标示方法称呼 Dear XXX（Salutation) 开头（Beginning)正文（Body)(Reasons for writing )(Request for action) 结尾（Ending)Sincerely,礼貌结束语（Complimentary Close) 写信人全名（Writer’s Full Name)Director, Marketing Dept.写信人职务及所属部门（Writer’s Title and Department）Burton amp 格式要点 2）内容（结构模型） [情境] 1-3句话，写数字或者对方熟知的事实 [冲突] 问题点，危害双方的什么利益？ [解决方案] 挽回双方的什么利益？ [要求] 希望对方做什么动作/反馈？ 签名 签名（例一） 人事行政部/张楠 公司：深圳市豪恩电声科技有限公司 地址：深圳市宝安区龙华镇同富裕工业园17栋 邮编：518109 电话：86-755传真：86-755邮箱：hr8@ 网址： 日期：2005-06-20 09:37:14 签名（例二） 黄 英 Huang Ying 竞越顾问公司（深圳） 公开课程部 地址：深圳市南山区桃园路171号发展银行大厦 11C 室 电话：（86 755）2606 3457 / 2656 4459 -公开课程部 传真：（86 755）2656 5143 邮箱：huangying@ 网址： 竞越学习，快乐无比！ 发送附件要考虑对方能否阅读该文件。给人细心、体贴的感觉，而且让人意识到这个文件的重要性。 小心使用附件功能：附件越大，下载时间就越长，占用收件人电脑空间就越多。有些附件可能毫无必要，也许收件人已经有了。传真或者邮寄那些冗长的附件。 练习： 案例介绍： 由于市场原因，TG客户从2011年11月起有大批货柜滞港，在目的港产生高昂滞港费和码头费。2月26日，客户来电话说，近期收到的4个柜MSC的提单，船公司拒绝像往常一样对滞港费打20-30%折扣，4个柜需要支付约15,500美元费用。客户请求我们协助。此时，客户对方码头还有MSC公司约43个柜已经超过船公司给予的28天免堆期，并产生更多滞港费。 * Communication for Results沟通与协调 有效商务沟通之电子邮件写作 Communication for Results General Tips Use a “subject line” that summarizes briefly and clearly the content of the messa