秘书礼仪及写作.ppt

What is a secretary ? What did you do before twenty years? What do you do today? WHY ? 关于企业秘书的定位 秘书是经理的一位特殊助手，服务于企业的业绩目标，可熟练地运用各种行政工作技巧，协助上级处理职责范围内的各项事务，在提高企业的运作效率、树立企业正面形象、改善团队人际关系、提升客户服务质量等场合下表现出自己的职业素质。 THE ROLE 他们是如何评价…… 秘书： 我是上级的一位特别重要的助手，一位在所有重要的管理事项中被依赖的角色 上司： 我的秘书是业务代表、客户服务、信息处理、质量控制代表，协调员等处理大量必要工作的角色。 对秘书综合素质及技能的要求 良好的文字处理能力，字体优美，书写工整 良好的口头表达能力，得体地应对电话 能以最佳的方式管理文件（归档、保存、查找） 能严守秘密，谨慎地处理必威体育官网网址文件 综合素质及专业技能（二） 独立工作能力强 能准确理解上级意图能沉着处理紧急事件 及时将企业的内外部信息传递给经理 经理外出时能主持办公室工作 知道何时征求上级意见并给上级建议 能参与企业具体项目的开展 综合素质及专业技能（三） 良好的职业道德和强烈的进取心 知错能即使纠正 精力充沛 良好的时间安排的能力 善于与人沟通 随机应变能力强，有团队精神 与同事及上级融洽相处，并起协调作用 综合素质和专业技能（四） 求知欲强 有一定的数学头脑 掌握多种语言并能适应多国文化环境 掌握先进计算机软件应用 良好的记忆力，尤其对人名、地名、电话号码反应迅速 小故事的启示 当年巴黎埃菲尔铁塔在起地基时，一位记者前去采访，他想知道工人们对自己工做作看法。 第一位工人说，“当一天和尚撞一天钟，下班后，有一杯酒和喝就行了，至于铁塔，我没什么兴趣”。 记者又继续寻找，碰到另一位忙碌的工人，也问他相同的问题，工人擦擦汗说，”我一家五口就靠这份收入过活，所以我必须努力工作，而且我知道勤奋工作就一定会得到赏识，希望不久可以加薪。 记者走到另一边，看见一位快乐地工作并若有所思的人，又问他同样的问题。工人自豪地回答到：我正在造世界上最高的铁塔，完工后，全世界的人都将来参观，能够参与这项工程，我感觉非常荣幸。 关于对秘书角色认识的误区 只要形象好，做事快，就可以做秘书 只要认真、勤勉，就可以作个好秘书 秘书要做的，就是其他人不愿意做的事 秘书是青春的职业，早晚要转行 秘书完全是服从的、被动的角色 秘书训练既是知识和学历教育 企业秘书的特殊性 既主动又被动 既专业又事务 既内敛又表象 既宏观又为微观 你合适做秘书吗？ 案例研讨：安妮的工作评估 树立正确的职业意识 心理契约 不一定写在合同上，不一定写在职位说明书或工作描述中，不一定明确规定为工作任务或一定要遵守的 公文管理 企业公文的范围 企业在经营活动中形成的各类公文、具有参考价值的收发信函、会议文件、电子文件、财务报表、媒介报道、企业刊物、录象带、录音带、荣誉赠品、实物等文献。 （一）企业文件的基本分类 经营基本文件 基本章程、股东会议文件、董事会议文件、经营业务文件 经营组织文件 组织机构文件、职能分工文件、业务管理、监察文件、报告文件、会议文件 业务运营文件 销售业务运营文件、制造业务运营文件、采购业务运营文件、人事行政运营文件、上下级、 外部往来文件 第一步骤— 整理与配套 目的：保持文件之间的历史联系，区分文件的保存价值，便于立卷、保存和使用。 如：一个问题、一个会议、专项工作、一次活动、一个案件所形成的所有材料放在一起，对不完善的要补充完善，无法完善的要注明。 帐内文件的集中、帐外文件的集中 会议文件的集中、往来文件的集中 第二步骤— 立卷与储存 按问题的特征立卷：文件反映的问题、事件、人物、事物等具有共同点。（适用于专业部门、法务、监察部门） 按作者特征立卷：来自制同一发文件的机关或个人。（适用于总裁办、行政部） 按时间特征立卷：同时间形成的文件或发文汇集。（适用于统计、财务部、行政部） 按名称特征立卷：同一文种的文件。（适用于行政部） 按通讯者特征立卷：两个以上的作者或单位就有关问题协商所发生的文件，其中有一方是外单位的（适用于专业部门） 按地区特征立卷：文件内容涉及同一地区。（适用于有下属、分支机构的业务部门） 第三步骤—流转与跟进（一） 来文性质清楚 发文去向、目的清楚 对上级处理事项的责任清楚 对本部门文件的走向和程序清楚 对自己在文件流转中的责任清楚 公文的制发和处理程