第十一章公关专题活动.ppt

* * * * * * * * * * * * * * * * * * 開場白最好強而有力，內容要與主題與聽眾相關才能引起聽眾的興趣。 內容須簡單明瞭，才有助於溝通與工作，盡量建立解決問題或變遷的氣氛。 * 開始提到主題，陳述該會議的目的與重要性。 向與會者發問，鼓勵他們的參與，並記錄所得到的評論與意見，然後謝謝與會者的貢獻、想法與合作等。 在會議進行中，可利用PowerPoint的【會議記錄簿】來記錄與會者的意見。 * 為該會議訂出明確的目標，說明所需要解決的問題，並試法取得與會者對該議題、問題與過程的共識。 會議主持者要給予所有的與會者必要的指引、激勵與支持，不妨試著舉一些個人經驗，以及可信的證據來支持一些論點，讓與會者覺得他們對這該議題可有所貢獻。 * 在定義問題之後，開始討論解決方案，鼓勵與會者放開心胸，進行創意思考，提出可能的解決方案。. 尊重各種不同的意見，意見的多樣化反而對找出問題的解決方案十分有益。 記錄並考慮所有的意見，在這整個過程中，須保持正面的態度，並讓所有的與會者都能積極的參與這過程。最後列出選項的優先順序，並利用小組活動來決定解決方案。 * 現在你有解決方案了，就要訂定行動計畫，同樣的，利用小組討論達成目標的步驟。 列出行動步驟，你可利用【會議記錄簿】來記錄與會者所提出的行動項目，確認所需的資源，並指定任務等，最後也需要指定責任或義務歸屬，並訂出時間表與所需的花費等 還有，你也需要考慮是否需要以下幾項資源：訓練、特殊專業技能﹖額外的資訊﹖特別的材質﹖額外的資源﹖ 在行動前，先擬定好適當的計畫才能達成目標。 * 在會議的最後，做個簡短的總結，並謝謝與會者的參與。不要忘了再回顧一下行動計畫，及所分派的任務等。謝謝小組成員們對解決問題與達成目標所提供的貢獻與心力。 若你使用【會議記錄簿】來記錄行動項目，PowerPoint會在簡報的最後加入一張投影片，列出這些行動項目，你可使用這張投影片來回顧之前所討論的行動項目。 會議主持者是這項行動的領導者，因此結尾最好強而有力，且激勵人心，鼓勵小組朝目標努力的邁進。. 增強主持會議的技巧可讓你的會議有效率又成功。 一.會前准備 確定會議名稱。 制定會議議程和日程。 會場的布置。 確定與會者。 制發會議通知。 1.確定會議名稱 會議名稱的組成﹕ 會議主办名稱。 會議的主題。 會議的類型。 2.制定會議議程和日程 擬定會議議程 會議議程的制作格式包括 標題 題註 正文 會議日程的安排 (日程安排的內容必須考慮時間﹑內容﹑地點三要素) 選擇遠近適當的會址。 選擇環境優美的會場 選擇設施齊全的會場。 選擇規格適當的會場 3.會場的布置 會場布置的形式 相對式﹑全围式﹑半围式﹑分散式 主席台布置的技巧 主席台的座位布置﹑讲台话筒﹑休息室﹑會標﹑會徽﹑畫像﹑旗幟﹑標語﹑花卉﹑燈光﹑色調 排列會場座次的技巧 主席台座次的排列 會場人員座次的排列 橫排法﹑竖排法﹑左右排列法 主 席 台 礼 堂 形 主 席 台 教 室 形 主 席 台 弦 月 形 全围式 多边形 全围式 橢圓形 全围式 長方形 全围式 圓形 半围式 橋形 半围式 T字形 半围式 馬蹄形 主桌 主桌 分散式 方桌形 分散式 V字形 分散式 圓桌形 前 排 前 排 橫式 通栏形 橫式 分栏形 4.確定與會者 選擇﹑確定與會者 參加會議的單位 參加對象的職務或級別 參加對象的身份 參加對象的代表性 參加會議的總人數 與會者的編組 按與會者所在的單位編組 按與會者所在的行業或系統編組 按與會者所在的地區編組 按議題編組 5.制發會議通知 會議通知的擬寫 包括﹕標題﹑通知對象﹑正文﹑落款日期 恰時發出會議通知 擬寫完畢後﹐應及時出出﹐讓與會者作好充分的準備。 二.會間工作 會間服務。 會議記錄。 編寫會議簡報。 1.會間服務 接站 報到與簽到 報到包括﹕查驗証件﹑登記信息﹑接收材料﹑發放文件﹑安排住宿 簽到包括﹕簿式簽到﹑卡片簽到﹑電子簽到﹑單式簽到 會場服務 服務內容包括﹕奉送茶水﹑傳接電話﹑協助上司控制會議進程 2.會議記錄 會議記錄的格式 會議記錄的格式 包括﹕會議概況﹑會議內容﹑其他情況 會議記錄的方法 包括﹕詳細記錄﹑摘要記錄﹑簡易記錄 會議記錄五要求 完整﹑真實﹑簡潔﹑快速﹑規范 3.編寫會議簡報 會議簡報的編寫方法 有二種﹕报道式﹑转发式 編寫會議簡報的技巧 準﹑新﹑快﹑簡 三.會後工作 完善會后服務。 整理會議文件。 擬發會議紀要。 總結會議經難。 1.完善會后服務 安排與