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本篇文章值得我们内勤学习。特别是我多年来就强调我们市场部内勤既是业务员的秘书、同时又是市场部经理的秘书,还是总经理的秘书,虽我们从岗位设置或称呼上不叫秘书,或我们做的工作不全是秘书的工作内容,但我们内勤有大部份工作与秘书工作内容相通。真值得借鉴,在学的同时查找我们工作中的不足,与标杆企业比比后就明白了我们的差距。
李念福
2011-8-21
任正非谈怎么样做秘书
今天与在座的秘书座谈,听取大家对秘书工作和公司秘书体系建设的意见,刚才听大家提了不少问题,我谈一谈我的看法。
第一,秘书一定要有基本功,必须具备做一个文员的条件。若一个秘书连文员都做不好,根本就不是一个好秘书。因此,秘书领域范围内的事情,如打字、复印、操作计算机以及其他一系列工作,都要非常熟悉、熟练,而且我认为这是今后秘书待遇调整需要考核的一个最基本的要点。秘书必须能承担文员所能做的一切工作,但是不同的岗位、不同的级别和不同层次,对秘书的要求都不相同,这就需要各级部门自己制定秘书体系的具体要求。每个秘书都要努力达到这个目标和要求。
第二,秘书是经理的助手,是管理者的助手。这个助手的含义怎么么理解,这里面就有一个善解人意的问题。刚才你们说收集信息情报、提供技术资料等等想法并不坏,但主要还应该体现在善解人意上。每一个部门、每一个科、甚至每一个课题,在往前推动的过程中哪些事情要发生,有哪些问题要注意,或者哪些方面能够减低他们的工作量,保证他们把全部精力用在主攻方向上,那么我们就应该把这些工作接下来,由我们来承担。如果觉得担子太重了,可以再加一个秘书处;再重了,再加一个秘书。如此往复下去,不就有了秘书科、秘书处了嘛。总的来说,作为秘书就是要下定决心,不顾一切地去分担管理者的压力。这个分担管理都的压力,不是说替他决策,出主意,而是要减轻他的大量事务性的重复性的劳动,保证他们在主攻方向上投入很大力量,这是我认为助手的作用。
助手也有高底之分,也有级别这分,大家不要总是争取管理的作用,而忽略了服务的功能。秘书工作中可能有90%都是处理简单事务,可能有10%是助手性工作,因此秘书的服务功能是非常强烈的。这种强烈就表现在所有别人不做的事,都应该由你来做。当然你可以通过分流的方式,比如打字员又快又好,你可以交给打字员去做,你做一些组织性工作。为什么聘秘书呢?就是让经理们、研究开发人员、市场营销人员专心从事那些别人做不了,只有他们自己能做的事情,这样的话,秘书就真正地起到了大大解放管理干部、研究人员的职能工作。我们不是为了解放面解放,而是为了服务。为什么要服务,就是要提高总体效益。文化大革命中,童第周要洗试管,我认为洗试管没有必要让一个在科学家来做,他不做这件事,会我做一些别的事,为国家多做一些贡献。我们就是为了降低整个企业的总体成本,才建立秘书服务队伍的。如果我们不想降低成本,那么我们让研究开发人员、高级管理人员自己拖地板、装订文件,无疑减慢了他们的工作速度,降低了工作效率。这就是我们所说的服务的概念,归根到底就是解放生产力。
我曾经在市场部讲过,办事处的行政秘书就是管家婆,把这个家乱七八糟的的事情管理起来,主任就可以省心了,减轻了管理者的压力。这些往往都是例行管理的事情。对于例外管理,还是应该让经理们去操作,而不是你们越俎代疱。至于什么是例行管理,什么是例外管理,去看基本法,都写得很明确。
现在我们的秘书队伍是不是能完全担负起这样的责任呢?我觉得可能还有很大差距。因为我认为秘书队伍应在考核管理上重新定位,适当调换。若办事处正在聘文员,是不是可以适当考核办事处行政秘书能不能担负起行政秘书的责任,如果按标准担负不起来,那么她就做文员,再招一个秘书来管她。新员工管老员工,老员工可能不服气,不服气是短暂的,时间长了,也得服气。合理调整组织结构,合理调整组织层次。如果说我资格很老,怎么办?那就努力学习,只有努力学习这一条道路。将来市场部考核上岗这种行为会越来越普及,包括秘书系统内部也要实行。一个非常好的秘书,一考试连打字都不合格,就不可能是一个好秘书,肯定得扣分。
第三,秘书地位问题。你们问秘书地位究竟有多高,这个问题限难说清楚。我举一个例子给你们听,美国军队里有一种士官,不叫军官,是士兵的士,叫士官。他们有时候连准将都可以管,但他们甚至连准尉都不是。这是美国军旅制度确定的,士官没有军官资格,可他们在总参谋部做一些非常具体的工作。所以,秘书的权力、职责大小是与她本人所处的部门、岗位密不可分的,秘书的地位、岗位也是有一定区别的。说到底秘书定位就是一个服务性的定位,但不能简单理解为端茶倒水、打字
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