办公室--主任--任健翔.docVIP

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岗位说明书 岗位名称 办公室主任 所在部门 办公室 直接上级 总经理 直接下级 秘书、司机、接待处管理员、信息管理员 岗位定员 1 所辖人员 4 一、职责与工作任务:负责组织实施公司行政日常事务管理和领导交办事务 职 责 一 职责表述: 组织实施公司文书、档案管理工作 占全部工作时间的百分比:50 % 工作任务 组织制定公司文书、档案管理制度和实施细则,经批准后,负责组织实施、检查、改进 起草、会签公司行政管理制度、文件 负责组织公司档案室的管理工作 职 责 二 职责表述: 公司法律事务的联络工作 占全部工作时间的百分比:5% 工作任务 负责聘请公司法律顾问事宜 负责联系律师处理公司法律方面的事务,协调律师和公司各部门、项目部涉计法律方面的事务安排 负责协调律师处理本公司法律事务的外部安排 职 职责表述:负责组织公司会议筹备工作 占全部工作时间的百分比:5% 责 工 负责组织制定公司会议方案、会议通知、会议材料 三 作 负责安排会务工作(会议场所、住宿、就餐、饮用水等事宜) 任 负责会议纪要的撰写、发送、任务的督办事宜 务 职 责 四 职责表述:负责公司信息管理工作 占全部工作时间的百分比:5% 工作任务 负责组织公司信息规划工作和年度、月度信息管理计划的制定实施工作 负责组织公司有关软件的选型、辅助实施、维护工作 负责组织公司信息办公设备的配置、维护、公司网页维护工作 职责五 职责表述:负责印章管理制度的实施 占全部工作时间的百分比:5% 工作任务 负责制定公司印章管理方面的制度并贯彻实施 负责组织公司及内部各部门印章的刻制、备案留存、领用手续的执行 负责检查本部、项目部印章管理制度的执行情况并提出改进意见 负责印章出现意外情况的处理 职 责 六 职责表述: 负责公司后勤管理工作 占全部工作时间的百分比:50 % 工作任务 负责公司接待处的管理、接待安排工作 负责公司车辆、司机管理工作 负责公司总部办公用品的标准制定、采购、分发等管理工作 职 责 七 职责表述:完成领导交办其它事务 占全部工作时间的百分比:5% 工作任务 负责组织完成领导交办的临时事务 负责组织完成公司和相关政府管理部门的联络工作 二、权力: 权限1 具有对下属工作安排的决定权、监控权 权限2 具有部门预算内的费用使用权 权限3 具有对公司制度和规范执行情况的检查权 权限4 具有对公司各部门办公秩序的监督检查权 权限5 具有对各部门及时做好文件、资料的立卷、归档工作的督促权 权限6 具有对公司场所的使用的审批权 权限7 三、工作协作关系: 内部协调关系 公司高层管理人员、中层管理人员、各项目部管理人员 外部协调关系 政府机构、工商局、交通部门、物业管理部门 四、任职资格: 教育水平 大专及以上 专业 管理及相关专业 专业 培训 培训内容 培训方式与时间 公司主要制度培训 计算机知识、法律知识、 生产管理知识、质量管理知识、工商管理知识、人力资源管理知识、公共关系培训 相关经验 5年以上相关工作经验,3年以上管理岗位工作经验 专业知识、技能 具备管理知识、文字表达、工作组织协调能力和沟通能力 管理知识、技能 具备企业管理知识、文秘工作知识、领导能力、分析与判断能力、人际能力、沟通能力、计划与执行能力、综合协调能力 五、其它: 使用工具/设备 一般办公环境 工作时间特性 正常工作时间、偶尔加班、偶尔出差 所需记录、文档 备注: 广西创新港湾工程有限公司管理咨询项目 1

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