办公事务管理制度.doc

圣泰通讯设备有限公司 办公事务管理制度 办公区制度 办公区范围 办公区指公司职场内，包括大厅、售后部、库房、综合部、总经理室和卫生间。 办公区通用条例 员工自觉维护公司形象，礼貌待人，轻声慢步，服装整洁，举止得体 办公区不得高声喧哗，不得乱讲脏话、互相争吵，不得打架斗殴，屡教不改情节严重者予以辞退； 办公区内禁止吸烟，不得饮酒； 办公区电脑每日工作时间登陆微信和公务QQ，不得登陆个人QQ，不得在工作时间内玩游戏、看电影、浏览与工作无关的网页； 自觉维护办公环境，保持大厅地板清洁和柜台里外陈列整齐美观，维持待发货物堆放有序，办公桌椅摆放合理； 自觉维护各人办公桌整洁，未经允许不得乱动他人物品； 下班前打扫清洁，大厅、综合部、总经理室和卫生间地板清洁干净，柜台玻璃擦拭干净，倒掉烟灰缸和垃圾桶； 办公区无人时应当锁好门窗，关好电脑、复印机、点钞机、空调等，确认蓝盾安防系统正常启动方可离开。 办公用品管理 办公用品的分类及领用 办公用品分类 耐用办公用品 范畴：计算器、订书机、文件栏、文件夹、剪刀等； 领用方法：耐用办公用品在员工入职时按标准发放，原则上不再增补，若破损、残旧需要更换的必须以旧换新。人为损坏或者遗失不再补领。 低值易耗办公用品 范畴：低值易耗办公用品分为两个部分——部门所需用品和个人所需用品 部门所需用品包括：各类打印用纸、墨盒、碳粉、记号笔、塑封袋、封口胶等 个人所需用品包括：签字笔（芯）、圆珠笔（芯）、铅笔、笔记本、双面胶、透明胶、胶水、钉书针、回形针、图钉、橡皮擦、便利贴等 领用方法：个人所需易耗办公用品用量标准原则上为每人一件，具体可依据每月平均用量以及岗位特点进行合理调整。 公共办公用品（设施） 范畴：电脑、监控摄像头、复印机、打印机、传真机、电话机、扫描仪、照相机、塑膜机、办公桌、椅子、茶几等； 公共办公用品（设施）以部门为领用单位，由部门分管副总签发实施采购和领用。 领用方法：原则上，不予全部发放所申报的办公用品，提倡随用、随发； 领用方法 由各部门指定人员统一领用办公用品，并签收《办公用品领用登记表》；若部门领用超出需求计划，须经内勤主管批准后方可发放。 部分办公用品（如油性笔、水彩笔、签字笔、白板笔、圆珠笔芯、圆珠笔、涂改液、尺子、订书机、电话机、各种电脑墨盒）实行以旧换新原则。 易耗品可依据历史记录(如以过去半年耗用平均数),经验法则(估计消耗时间)设定领用管理基准(如圆珠笔/笔芯每月每人发放一支),并可随部门或人员的工作状况调整发放时间和数量； 公共办公用品（设施）移交时如有故障或损坏,应以旧换新,如遗失应由个人或部门赔偿,自购； 办公用品计划与采购 各部门根据本部门办公用品使用情况，每月25日前，填写好次月的《办公用品采购申请表》；经部门主管审签后报综合部行政汇总。 行政查对办公用品领用计划与办公用品台账和库存，提报办公用品采购计划，由会计预算，内勤主管审签后实施采购。 采购单位价值500元以上办公用品时，须报请总经理批准。特殊办公用品可以经行政同意授权各部门自行采购。 对未列入采购申请表的临时性办公用品，原则上不作采购，因临时急需的需内勤主管审批再做采购，否则推移至下月进行。 办公用品台账管理 行政处负责办公用品管理人员必须以良好的态度、秉公办事，不得顾私情、图私欲，须做到严格把关，认真登记和审查； 一切办公用品领用都需领用者签收《办公用品领用登记表》，未能及时登记的再时候须督促领用者补办登记手续； 办公用品由采购部统一向批发商采购,除正常办公用品外，如部门有特殊需求,经行政同意授权后，方可自行采购.单件超过500元的物品采购由公司专人负责购买； 每月26日后（至月底）为办公用品盘点期，原则上不再安排物品领用。特殊情况下的领用需要内勤主管审批。盘点期间，综合部办公用品负责人落实物品领用登记情况，填写《月办公用品领用汇总表》，核算部门领用数量和月末库存。 会计依据每月25日各部门提交的《办公用品采购申请表》和《月办公用品领用汇总表》，在月底前核算出下月公司办公用品采购计划单。 新进人员入职，由该部门向综合部提请办公用品的申领；人员离职,应将剩余用品一并交综合部。 办公用品的维修及报废 公司对办公用品的报废实行审批管理。各部门如有办公用品损坏，不能使用的，应当依据以下程序进行处理。 对简单的可以自行维修处理但有保修期的办公用品，且在保修期内的，不得擅自自行处理，由采购员联系供货单位进行维修、维护。 对办公桌椅等物品出现问题，必须由木工或内行人员进行维修处理，对电脑、打印机等出现问题先自行协调公司相关专业人员进行检查维修，公司内部无法解决，需要由外部单位进行维修的，必须形成请示报告，公司审批后由行政协调落实。 对确实不能维修的资产类办公用品实行报废处理：使用年限较长经过维修但无法维修好的，或无条件维