营销往来类商务文书的写作.ppt

营销往来类商务文书 营销往来类商务文书是根据国家的经济政策、法令、法规，以书面语言或图表、公式、数字等符号为表达工具，对营销往来活动进行记录、总结、交流，及时沟通商务信息和处理营销活动中的各种事务，适应国内、国际贸易的需要形成的各种应用文书。 它可起到互通信息、推销或促销产品、确定贸易关系、处理经济纠纷等作用。 营销往来类商务文书的种类较多，但常用的有以下几种：建立商务关系函；询价函与答复函；催款函与代理信函；招标文书与投标文书；订购单与保险文书；投诉处理信函；促销信函等。 除招标文书、投标文书外，营销往来商务文书以信函居多，其结构类似于一般书信，有称呼，有正文，有署名。正文的写作要中规中矩：第一行应低于称呼；各段第一行要留空；中文信函，可缩进两个字；英文信函，则可缩进五个字。结束语须用“谨启”“敬上”等敬语。 撰写该类文书一般的原则是： 1. 对方本位原则。这是为了让对方了解、接受自己的主张，而站在对方的立场，慎重考虑对方权益的一种书写方式。以对方的利益为先。 2.AIDA原则。要达成交往，首先必须引起对方的“注意”(Attention)，而后挑起对方的“兴趣”(Interest)，如此方能激起对方的“意愿”(Desire)，接下来采取令其满足的“行动”(Action)。 3.遵守7C’S原则。 “完整”(Completeness)、 “明晰”(Clearness)、“正确”(Correctness)、 “简洁”(Conciseness)、“具体”(Concertness)、 “礼节”(Courtesy)、“个性”(Character) 一、建立商务关系函 （一）什么是建立商务关系函 为促进企业的生产与销售而广泛地同客户建立业务关系所使用的函，称建立商务关系函。 （二）建立商务关系函有以下特点： 主旨单一性。建立商务关系函是为了完成公务，而不是用来办私事。所以，不能言不及义，也不必过分客套，而要围绕公务，突出主旨。 表述灵活性。无论是试探性建立商务关系函，还是同意建立业务关系函，都具备灵活性。试探性建立关系函，只能以试探性口吻征询对方意见，既要表明自己迫切的愿望，也要考虑对方的意愿。同意建立业务关系函中的“同意”一般是有保留的同意，是指在对方满足自己要求的前提下了的“同意”。总之，建立商务关系函既要予对方一定的自由空间，也要为自己留下回旋余地，否则，不利于双方交往。 格式规范性。建立商务关系函虽与私人信函在内容上有很大不同，但它毕竟属于函。因此，格式上要具备函的特点，如首行顶格写对方的称呼，右下角为落款和日期，适当运用一些礼节性词语等，总之函所具备的规范格式，它都一应俱全。 （三）建立商务关系函的种类 建立商务关系函一般分为以下三种： 1. 试探性建立关系函。就是通过直接、间接的多种途径了解对方后，征得领导和有关部门的同意，写给对方的一种联系函。 2. 同意建立业务关系函。这是在接到对方试探性建立关系函后，向对方表明是否同意建立业务关系的复函。同意建立业务关系，固然要复函表明态度，即使本方不能完全满足对方的要求，也要及时复信告知对方。或婉言谢绝，或陈述原因，以求得对方的理解与谅解。在任何时候，都应留有余地，切忌置之不理。 · 3. 欢迎新客户函。这种商务函一般是由企业经理或营销部门负责人写给对方以联络感情的函。写这种函的目的，往往是通过情感联系获得新的客户，是以个人之间的感情关系来稳定企业和客户之间的关系，并尽可能地使对方满意。 （四）建立商务关系函的写作模式 建立商务关系函一般由开头、正文和结尾三部分组成。 ◇开头 　　　在首行顶格写上受函者的姓名，姓名后面加冒号。 ◇正文 建立商务关系函的正文，内容较多，情况也较复杂，因此建立商务关系函分为三种，由于写作目的的不同，侧重点不同，正文的具体内容也不尽相同，下面逐一加以介绍。 1. 试探性建立关系函，正文包括三部分： (1)告知对方，我方是如何获悉其经营范围与地址的，同时向对方提出希望，希望与对方建立业务联系，并在某些具体方面进行合作。商业书信重在效率，但是，开头如果过于唐突的说出交易要求，未免冒昧，令对方不知所从，甚至反感，因此，开头宜略述事由。例如：