办公室人员基本工作方法.ppt

工作确认 ①工作方向的正确性 ②是否按日程完成 ③客户是否满意 ④成本 ⑤OJT学习情况 工作目标. 工作日程. 工作效果. 上司指令. 进行工作确认 确认内容 确认依据 2.PDCA-效果评估 返 回 日程未完成的对策 2.PDCA-效果评估 ① 努力程度不足 → 育成方向引导、督促 ② 个人能力差距 → OJT育成 ③ 工作量大、时间紧 → 组内协力 ④ 工作难度大 → 指导 ⑤ 资源不足 → 紧急对应、联络 ⑥ 他部门 → 联络、协商是否按日程完成 调查延误的原因 → 对策 返 回 工作方向不正确的对策 ①理解部门方针 ②现状把握 ③确认差异 ④调整工作目标 理想 基准 目标 现状 差异 ＝ 问题 现地现物 把握现状、确认差异 2.PDCA-效果评估 返 回 确认日程遵守情况 难度大、最优先的工作 重点检查 经验少、有困难的下属 两倍的检查 一般性工作 定期检查 2.PDCA-效果评估 返 回 工作开展的确认方法 要求组员汇报： ①做了什么 ②怎样做的 ③以前与现在的对比 ④差异 ⑤改善计划 指导内容： ①必须完成工作的期限 ②达到要求的行动方案 ③工作中的优点、不足 ④鼓励下属继续努力工作 2.PDCA-效果评估 返 回 怎样激励下属 怎样激励 追查原因 个人因素 小组因素 个人因素 小组因素 ③安排适当措施或工作调整 ②沟通交流，消除心理障碍 ①指出工作上的问题及后果 ③拒绝遵从指令 ②不愿主动解决问题 ①员工努力目标不明确 ③小组成员间信赖不足 ②出现问题时，只埋怨别人 ①同事间不能相互支持 ④适当的工作调整 ③调解纠纷，消除敌意 ②帮助组员建立人际关系 ①改善工作程序，促进合作 留意员工表现 采取行动 2.PDCA-效果评估 返 回 一、开展工作时应具备的八种意识 1.八种意识 ①公司的期待； ②有效开展、完成工作的前提； ③个人能力提升的必备条件。 为什么要具备这些意识？ 1.八种意识 八种意识之1——目标意识 1.八种意识 ★ 理解工作目的 ★ 了解工作内容 ★ 掌握工作流程 ★ 明确职责分担 ¤ 为什么要做该项工作？ ¤该项工作包括哪些具体任务？ ¤ 完成该项工作需经过哪些环节 或步骤，先后顺序如何？ ¤该项工作的分工情况如何？ 目标意识是顺利开展工作的前提 八种意识之2——交货期意识 交货期意识是工作效率的保证 1.八种意识 ★ 制定具体工作日程 ★ 确保工作按期完成 ★ 延期的预见和对应 ¤ 提早制定合理具体的工作推进日程 ¤随时确认工作开展进度 （与日程进行核对） ¤ 出现特殊情况（如接受临时性工作） 要立即与上司沟通，调整原定工作日程 1.八种意识 八种意识之3——成本意识 成本意识是防止工作中出现浪费的根本 金钱、设备、耗材等 有形成本的控制 易 人力、动作、时间等 无形成本的控制 难 无形成本的管理水平 是衡量公司管理水平的 重要标志之一，同时也 制约着公司的生存与发展 八种意识之4——改善意识 1.八种意识 新课题 水平 时间轴 确认 改善 改善 确认 新课题 新课题 改善 确认 持续上升 改善是持续的、永无止境的！ ★在日常工作中培养问题 意识，多问“为什么？” ★ 发现问题后， 勤于思考，找出对策。 课题设定 改善意识是不断提升工作水平的途径 八种意识之5——协调意识 1.八种意识 协调意识是顺利开展团队合作的基础 内部协调 （组内） 外部协调 （与其他部门） 协调 目标 工 作 协调 A组 工 作 A组 B组 C组 良好的协调 共同的目标 团队合作 更好地工作 不断提升的 工作效果 八种意识之6——客户意识 1.八种意识 客户意识是提升工作质量的推动力 牢记： 后道工序是客户 目标: 不给下一工序 造成麻烦 保证： 本岗位工作的质量 提升： 整体工作水平 ★所有 我们提供服务的对象， 都是我们的客户！ 八种意识之7——品质意识 1.八种意识 品质意识是工作效果和成果的保证 我们手中的 工作 我们制造的 产品 工作完成的 质量 工作产生的 效果 决定 工作品质的提升 需要我们坚持不懈 的努力！ 八种意识之8——人才培养意识 1.八种意识 人才培养意识是新生力量产生的原动力 有效的 指导 做给 对方看 让其 说说看 让其 做做看 让其 写写看 说给 对方听 写给 对方看 将自己拥有的知识和经验 传授给别人的过程 自身知识水平提升的过程 2.PDCA 二、高效工作方法 ——PDCA 方针管理 组内日程 预算 育成计划 PDCA 工作委派 工作协调、支援 (组内、他